Tarkka taloushallinto auttaa urheiluseuraa panostamaan laatuun

Hämeenlinnan Jalkapalloseura on yksi Suomen suurimmista urheiluseuroista. Sillä on yli 1 100 pelaajaa ja kolmisenkymmentä joukkuetta. Nuorimmat pelaajat eivät ole vielä saavuttaneet edes kouluikää ja vanhimmat ovat jo vaari-iässä.

Seura on kuin pieni yritys. Sillä on seitsemän työntekijää; toiminnanjohtaja, sihteeri, valmennuspäällikkö, junioripäällikkö, kaksi valmentajaa ja kahvioemäntä. Seuran vuosibudjetti on noin 800 000 euroa. Suurin osa seuran tuloista koostuu harrastajien maksamista maksuista. Noin 20 prosenttia rahoituksesta tulee sponsoreilta.

Taloutensa hoitamiseen HJS on ottanut avukseen tilitoimiston ja automatisoidun taloushallinto-ohjelman.

– Automatisoitu taloushallinto on selkeyttänyt ja helpottanut taloushallinnon hoitoa monilta osin. Ajantasaiset raportit ovat aina toiminnanjohtajan saatavilla eikä raportteja tarvitse tehdä manuaalisesti. Toistuvaislaskutukset puolestaan helpottavat seurasihteerin työtä, HJS:n toiminnanjohtaja Ville Dahlman kertoo.

Taloushallinto-ohjelmasta paljon apua

Seuran taloushallintoa hoitavat yhteistyössä seurasihteeri ja tilitoimisto. Vuonna 2015 seurassa otettiin käyttöön sähköinen taloushallinto-ohjelma. Ohjelmassa käsitellään seuran ostolaskut ja hoidetaan laskutus jäsen- ja pelaajamaksuja lukuun ottamatta.

Budjetoinnin HJS tekee excelissä, mutta valmis budjetti viedään Netvisoriin talouden seurantaa varten. Sen kautta toiminnanjohtaja pystyy seuraamaan sekä taloustilannetta että kassavirran kehittymistä ajantasaisesti.

Toistuvaislaskutuksen ohjelma hoitaa lähes automaattisesti, eli laskuja ei tarvitse kuukausittain tehdä järjestelmään uudelleen, vaan järjestelmä generoi laskut ennakkoon kirjattujen sääntöjen pohjalta. Samaa toiminnallisuutta Hämeenlinnan jalkapalloseurassa on hyödynnetty myös usean vuoden pituisten yhteistyösopimusten laskutuksessa.

Kausimaksut pystytty pitämään ennallaan

Hämeenlinnan Jalkapalloseura on pystynyt vaikeinakin talousvuosina säilyttämään kausimaksut ennallaan tarkan talousseurannan ansiosta.

– Yleisesti ottaen kausimaksut ovat pysyneet viime vuosina samalla tasolla, mutta jokaisessa urheiluseurassa tulee tarkastella kriittisesti, onko tarjottu palvelu suhteessa hintaan, Dahlman arvioi.

Toiminnanjohtaja Ville Dahlman suositteleekin, että myös urheiluseuran taloushallinto kannattaa hoitaa yhdessä ammattilaisten kanssa ja hyödyntää nykyaikaisia raportointijärjestelmiä, jotta rahaliikenne saadaan mahdollisimman hyvin optimoitua. Tarkan ja ajantasaisen taloushallinnon ansiosta Hämeenlinnan Jalkapalloseura on pystynyt jatkuvasti panostamaan toiminnan laatuun.

– Tähän ovat vaikuttaneet merkittävästi niin käytössä olevat järjestelmät kuin tilitoimisto Rantalaisen osaavan henkilökunnan tuki. Unohtaa ei saa myöskään rahastonhoitajana toimineen Laura Haaviston panosta niin työntekijöiden perehdyttämisessä kuin käytännön työn tekemisessä tunteja laskematta, Dahlman kiittelee.

Lataa itsellesi ilmainen ja sitoumukseton opas Urheiluseuran taloushallinnon järjestämisestä ja valvonnasta.