Urheiluseuran talous ammattimaiselle tasolle

Netvisorin käyttöönotto mullisti NST:n talouden hoidon. Aikaisempaan verrattuna seuralla on nyt paljon sekleämpi kuva, mihin rahaa menee ja mistä sitä tulee. Netvisor on tuonut myös paljon toivottua läpinäkyvyyttä seuran talouteen.

– Tässä on tapahtunut sellainen umpiosta valoon -ilmiö. Aiemmin kirjanpidossa tehtiin vain pakolliset lakisääteiset kirjaukset. Nyt Netvisor tekee kirjanpidon automaattisesti ja tilitoimisto hoitaa jälkityöt. Se säästää hirveän paljon aikaa ja rahaa sekä tuo toimintaan avoimuutta ja suunnitelmallisuutta, kuvailee uutta tilannetta NST:n hallituksen uusi puheenjohtaja Titta Valtonen.

Lappeenrantalainen salibandyseura NST on niittänyt menestystä perustamisestaan, eli 1990-luvun puolivälistä lähtien. Eri ikäluokista on tullut SM-mitaleita lähes vuosittain ja naisten liigajoukkue on taistellut liigan kärkikahinoissa koko 2000-luvun. Vajaan 500 pelaajan ja 20 joukkueen seuran taloutta on viime ajat pyöritetty vapaaehtoisten toimesta kenkälaatikkokirjanpitona.

Se säästää hirveän paljon aikaa ja rahaa

Käytössä on ollut kaksi järjestelmää, joista toisesta on lähetetty pelaajamaksut ja toisesta jäsenmaksut. Kirjanpito on hoidettu tietokoneelle asennettavalla kirjanpito-ohjelmalla, johon on ollut käyttöoikeus vain yhdellä ihmisellä. Kirjanpito on laahannut jäljessä, eikä tarjolla ole ollut tarpeeksi tarkkaa tietoa tuloista ja menoista.

Ajantasalle taloudesta

Syksyllä 2016 aloittanut uusi hallitus päätti ensi töikseen laittaa seuran taloushallinnon kuntoon. Hallitus halusi saada totuudenmukaista ja ajantasaista tietoa seuran taloudesta, jotta he voisivat reagoida erilaisiin taloustilanteisiin paremmin. He päättivät hankkia seuralle Netvisor taloushallinto-ohjelman.

Aikaisemmin hallituksella ei ollut riittävän tarkkaa tietoa esimerkiksi seuran ostoveloista. He saivat ainoan totuudenmukaisen raportin tuloista ja menoista vasta tilikauden päätyttyä, jolloin luvuista ei ollut mitään hyötyä esimerkiksi seuraavan vuoden budjettia suunniteltaessa.

Siirtyminen sähköiseen kirjanpitoon

Netvisorin käyttöönotto oli helppoa. Uuden kauden alussa kaikki laskut siirrettiin ohjelmistoon skannauspalvelun avulla. Laskuista otettiin kuvat puhelimella ja ne lähetettiin skannauspalveluun sähköpostilla, jossa ne muutettiin sähköiseen muotoon ja siirrettiin ohjelmistoon. Samalla myös kaikki toimittajatiedot kirjautuivat laskuilta Netvisoriin.

Suurin työ oli saada sisäinen laskenta ajantasalle. Aikaisemmin ei ollut ihan tarkkaa tietoa, mistä rahaa tuli ja mihin sitä meni. Osa laskuista oli maksettu pankkitililtä, osa käteisellä ja jokainen joukkue oli pitänyt omaa kirjanpitoaan erillään seuran kirjanpidosta.

Aikaisemmin ostolaskujen tarkastaminen ja maksaminen oli yhden ihmisen varassa ja virheitäkin tapahtui. Netvisorissa käyttäjiä on useita, joten myös laskujen tarkistamisesta ja maksamisesta on huolehtimassa useampia silmäpareja. Järjestelmä myös muistuttaa erääntyvistä laskuista, jolloin on hyvin epätodennäköistä, että yksikään lasku jää maksamatta.

Yhdistystoiminnassa yksi tärkein asia on läpinäkyvyys ja avoimuus.

Samoin, kun myyntilaskut tehdään nyt Netvisorissa, pysyy siellä tarkka tieto myyntisaatavien määrästä ja muistutuksetkin voi tarvittaessa lähettää suoraan järjestelmästä. Seura saa myös suoranaista säästöä, kun jokainen jäsenmaksulaskukin lähtee viitteellisenä. Pankki perii viitteettömästä maksusta enemmän kuin viitteellisestä.

Kirjanpidon sekä osto- ja myyntireskontran käytön lisäksi NST tallentaa nyt myös yhteistyökumppanisopimukset Netvisoriin. Kaikki sopimukset löytyvät siten yhdestä ja samasta paikasta, josta kunkin hallituksen jäsenen on helppo tarkistaa sopimusten sisältö ja missä vaiheessa sopimuksen teko on. Myös sopimusten allekirjoittaminen hoituu helposti Netvisoriin integroidun Visma Sign -sähköisen allekirjoituksen avulla.

– Yhdistystoiminnassa yksi tärkein asia on läpinäkyvyys ja avoimuus. On tärkeää, että kaikki tietävät missä mennään, NST:n hallituksen puheenjohtaja Titta Valtonen sanoo.

Pakollisesta pahasta seuran kehittämisen välineeksi

NST:ssä tehdään nyt kirjanpitoa, jotta seuraa voidaan johtaa paremmin. Se, mikä oli aiemmin pakollista, on nyt elintärkeää seuratoiminnan kehittämisen näkökulmasta. Netvisorista hallituksen jäsenet voivat seurata päivittäin, mihin suuntaan seuran talous on kehittymässä. Loppujen lopuksi taloustieto ohjaa kaikkea seuran toimintaa.

Nyt seuran rahavirtoja pystytään hallitsemaan paljon tarkemmin. Tiedetään erääntyvien laskujen summa jo etukäteen ja esimerkiksi pelaajamaksut voidaan jaksottaa, jotta seuran tulovirta pysyy tasaisempana. Myös suurempiin hankintoihin pystytään varautumaan paremmin.

– Seuran tulevaisuutta on paljon helpompi suunnitella, kun enää ei tule yllätyksiä. Kauden alussa tiedämme jo, mikä on lähtötilanne ja sen perusteella pystymme arvioimaan esimerkiksi kumppanisopimusten määrän tarpeen, Titta Valtonen sanoo.