Netvisor ja MyClub säästävät PEPO:laisille sekä aikaa että rahaa

Lappeenrantalainen jalkapalloseura PEPO hyödyntää seuran taloushallinnossa Netvisoria ja myClubia. Seuran rahastonhoitaja ei osaa enää ajatellakaan talouden hoitoa ilman ohjelmistoja. Seuran rahaliikenne koostuu pienistä maksuista, joten ohjelmistot ovat vähentäneet käsityön määrää merkittävästi. Ne tuovat myös läpinäkyvyyttä joukkueiden talouteen.

PEPO on keskikokoinen jalkapalloseura noin 700:llä jäsenellä ja 800 000 euron vuosibudjetilla. Seuran tuloista noin neljännes tulee jäsenmaksuista. Toinen neljännes koostuu yhteistyösopimuksista ja loput kertyy useista lähteistä, kuten ottelutapahtumista, oman hallin käyttömaksuista ja erilaisista avustuksista.

PEPO:lla on kuusi päätoimista työntekijää, joista neljä vastaa junioiritoiminnasta, yksi edustusjoukkueen valmennuksesta ja yksi yhteistyökumppanuuksista. Rahastonhoitaja Pekka Valkeapää itse tekee työtä vapaaehtoisena.

– Taloushallinnon pyörittäminen työllistää minua eniten, mutta jonkin verran neuvottelen pelaajasopimuksia ja talkoilen hallilla. Välillä joutuu tekemään lumitöitä ja levittelemään soraa, Valkeapää kuvailee toimenkuvaansa PEPO:ssa.

Netvisor – myClub -integraatio helpottaa monen arkea seurassa

PEPO:n talousorganisaatio lienee hyvin samanlainen kuin useimmissa suomalaisissa urheiluseuroissa. Tilitoimisto hoitaa kirjanpidon, palkanlaskennan, veroasiat ja tilinpäätökset, rahastonhoitaja pyörittää seuran laskutusta ja joukkueenjohtajat/-rahastonhoitajat huolehtivat jäsenmakuista ja viestinnästä MyClubissa.

Valkeapään mukaan urheiluseurojen toiminnanohjauspalvelu myClubin käyttöönotto on tuonut seuralle paljon hyötyjä. Sekä viestintä että jäsenmaksujen hallinta on helpottunut. Jokaisen joukkueenjohtajan ja rahastonhoitajan aikaa säästyy huomattavasti, kun järjestelmä hoitaa monet asiat automaattisesti heidän puolestaan. Myös maksujen seuranta on helppoa järjestelmässä.

– On hienoa, kun jäsenmaksulaskut lähtee myClubista, niin joukkueenjohtajat voivat seurata siellä maksutilannetta reaaliajassa. MyClubista tiedot maksuista tulevat integraation kautta suoraan Netvisoriin kirjanpitoon. Lisäksi siellä on automaattisesti kustannuspaikat ja kirjanpidon tilit kohdillaan, mikä helpottaa kirjanpitäjän työtä, Valkeapää kertoo.

Urheiluseuran talouden pyörittäminen on vähän kuin yrityksen talouden pyörittäminen. Suurin ero lienee siinä, että tilitapahtumat ovat pääosin hyvin pieniä. MyClub ja Netvisor helpottavat pienten jäsenmaksujen ja matkalaskujen kanssa painivien rahastonhoitajien arkea.

MyCubista tiedot siirtyvät Netvisoriin könttänä, eli se summaa pienet summat suuremmiksi. Tämä tuo seuralle säästöä transaktiomaksuista, kun pieniä maksuja voidaan yhdistellä ja maksaa esimerkiksi juniorivalmentajille ja tuomareille palkka useasta pelistä yhdellä kerralla.

– Meillä on joukkueille omat pankkitilit ja Netvisorissa omat kustannuspaikat. Näin eivät mene joukkueiden rahat sekasin, eikä tule jälkiselvittelyitä. Reilu peli on luottamusasia, Valkeapää sanoo.

Ei onnistuisi enää käsipelillä

Netvisor on ollut PEPO:lla käytössä jo vuodesta 2015. MyClubin he ottivat käyttöön viime vuonna. Ennen Netvisoria laskutus, kirjanpito ja palkanlaskenta hoidettiin käsipelillä. Pekka Valkeapää ei muistele kaiholla aikoja, jolloin illat menivät kirjanpitoa tehdessä.

– Kisamatkoilla matkat menivät kirjanpitoa hakatessa. Meitä oli silloin kaksi ihmistä tekemässä tätä, vaikka toiminta oli paljon pienimuotoisempaa.

Ohjelmistot ovat vähentäneet erityisesti paperisälän käsittelyä. PEPO:lle tulee paljon ostolaskuja, jotka nyt tulevat sähköisesti suoraan Netvisoriin.

Kyllä se alkaa viimeistään loppukaudesta kiinnostaa, miten kausi menee ja mihin rahat riittää

– Jos ne tulisivat edelleen paperilaskuina kotiin, olisi niitä aikamoinen työ käsitellä. Kun resurssit on pienet, auttaa kaikki automaatio todella paljon, Valkeapää kiittelee.

Hän laskee, että aikaisemmin paperilaskujen käsittelyyn meni 10-15 minuuttia per lasku. Kilpailukaudella laskuja tulee paljon, mutta silti niiden käsittelyyn Netvisorissa kuluu vain muutama tunti viikossa. Samoin verkkolaskujen lähettäminen on näppärää, kun pääosin laskutettavien tiedot löytyvät valmiina ohjelmistosta.

– Ei tätä hommaa enää nykyään pystyisi perinteisin menetelmin hoitamaan. MyClub ja Netvisor sekä Netvisorin kaikki valmiit yhteydet verottajaan, tulorekisteriin jne. ovat todella hyviä ja nopeuttavat tekemistä.

Helpottaa myös lukujen seurannassa

Pekka Valkeapää suosittelee sekä Netvisoria että myClubia kaikille urheiluseuroille. Automaatio helpottaa vapaaehtoisten arkea sekä tuo selkeyttä ja läpinäkyvyyttä seuran talousasioiden hoitoon.

Urheiluseuroilla harvoin on rahaa tuhlattavaksi asti, joten budjetin seuranta on kaiken a ja o. Valkeapään mukaan erityisesti loppukaudesta on tärkeää, mitä aikaisemmin edellisen kuun tulos on valmiina.

– Kyllä se alkaa viimeistään loppukaudesta kiinnostaa, miten kausi menee ja mihin rahat riittää. Pitkälti luvut ovat nykyään tiedossa jo kuukauden 3. päivä, kun myClubin aineisto siirtyy Netvisoriin. Se auttaa lukujen seurannassa, ettei mennä ihan metsään, Valkeapää sanoo.

Netvisor tukee urheiluseurojen toimintaa ja tarjoaa taloushallinto-ohjelmiston seurahinnalla – Lue lisää