Tilitoimistoyrittäjä Heidi Teittinen: Näin sain ajankäyttöni hallintaan

Aikana ennen sähköistä kirjanpitoa, töiden muistamiseen ei tarvittu kalenteria tai puhelinta, pöydille ja lattioille kasaantuvat mapit muistuttivat konkreettisesti tehtävistä töistä. Tilitoimiston siirryttyä sähköiseen maailmaan, vaati hetken tottua siihen, että töitä oli, vaikka niihin ei meinannutkaan kompastua. Alussa tekeminen tuntui kaoottiselta ja siksi lähdinkin etsimään ratkaisua tilanteeseen. Pelkkään muistiin nojautuminen ei tuntunut turvalliselta omasta eikä asiakkaan näkökulmasta.

Pienenä en haaveillut lääkärin, opettajan tai muista vastaavista ammateista. Tiesin jo varhain, että minusta tulee kirjanpitäjä, ihan kuin äitini ja isoäitini olivat olleet.

En muista miksi olin alun perin näin päättänyt. Osittain siihen vaikutti varmasti se, että näin kerta toisensa jälkeen, kuinka asiakkaat tulivat huoliensa kanssa äidin tilitoimistoon ja lähtivät toiveikkaampina takasin yrityksiinsä, kun heitä oli kuultu, ymmärretty ja kerrottu miten päästä eteenpäin.

Jatkuva huoli tekemättömistä tehtävistä

Oma urani kirjanpitäjänä alkoi palkkatyössä, mutta pian minulle tuli mahdollisuus jatkaa äitini yrityksessä yrittäjänä. Puhkuin intoa sukupolvenvaihdoksen jälkeen, kunnes alkuhuuma hälveni ja tilalle tuli jatkuva hukkumisen tunne.

En oikein tiennyt mitä olin tekemässä, miten kaikki tekeminen olisi pitänyt organisoida. En ollut koskaan ymmärtänyt kiinnittää asiaan huomiota. Olin vain tehnyt työt, jotka oli minulle uskottu, mutta minulla ei ollut mitään käsitystä, millainen vastuu tilitoimiston pyörittämisessä on.

Ennen kaikkea se on tuonut minulle mielenrauhaa

Minulla oli jatkuva huoli tehtävistä asioista, muistinko kaiken ja vielä ajallaani. En osannut hengähtää, en osannut lopettaa työntekoa, aina piti tehdä ”vielä vähän”. Oman työn teossa ei ollut mitään struktuuria.

Tehtyäni vuosia töitä ilman selkeää suunnitelmaa päätin, että minun täytyy luoda selkeä järjestelmä työntekoon. Aloin tutkia asioita ja selvittää, millaisia vaihtoehtoja on olemassa. Useiden luettujen kirjojen ja käytyjen kurssien kautta löysin itselleni sopivat tavat.

Työt visuaalisesti näkyviin

Olin juuri muuttanut uuteen toimistoon, mikä mahdollisti työtilan järjestämisen visuaalisemmaksi. Ensimmäinen konkreettinen muutos oli seinäkalenterin luominen. Kalenteri auttoi jäsentämään kuukauden työt selkeäksi kokonaisuudeksi.

Jokaiselle päivälle merkitsin kiinteät tehtävät kuten palkat, laskutus ja kirjanpidon rutiinit. Näin varmistin, että tehtävät tuli hoidettua ajoissa eikä mikään unohtunut. Visuaalisuus auttoi myös näkemään, milloin työt olivat valmiina. Se toi varmuutta omaan työskentelyyn ja mahdollisuuden joskus lähteä töistä ajoissa.

Seinäkalenterin rinnalle otin muutama vuosi sitten Bullet Journalin eli tuttavallisemmin Bujon. Se auttoi yhdistämään to do -listat, muistiinpanot ja suunnitelmat yhdeksi järjestelmäksi.

Bujon periaatteena on, että kaikki tehtävät ja muistiinpanot kirjataan ylös, mikä vapauttaa mielen jatkuvasti muistamisesta ja vähentää unohdusten riskiä. Sen avulla pystyn seuraamaan, mitkä tehtävät ovat kesken ja mitkä on jo hoidettu. Se mahdollistaa myös tehtävien siirtämisen eteenpäin, jos niitä ei ole ehditty hoitaa alkuperäisessä aikataulussa.

Työajan kalenterointi toi systemaattisuuden työpäiviin

Ajanhallintaani liittyvä tärkein saamani neuvo oli jättää tilaa yllätyksille. Seinäkalenterin ja Bujon myötä olin saanut työt selkeästi organisoitua, mutta ajan varaaminen kalenteriin arjessa vastaan tulevia, pieniä tehtäviä varten toi joustavuutta ja auttoi hallitsemaan yllättäviä tilanteita.

Minun ei enää tarvinnut keskeyttää tärkeitä työtehtäviä kesken päivää tulevien taskien vuoksi, vaan pystyin keskittymään työhöni paremmin.

Ajanhallintaani liittyvä tärkein saamani neuvo oli jättää tilaa yllätyksille

Lopulta työajan kalenterointi toi oli minulle mullistavan oivalluksen. Kun kirjasin kalenteriin kaikki asiakkaat ja heille tehtävät työt, sain eteeni tiedon tuntimäärästä, jonka yksinomaan rutiininomaiset tehtävät vievät.

Luonnostelin itselleni lukujärjestyksen, jossa näkyivät kaikki rutiinit; laskutus, kirjanpito, palkanlaskenta jne. Lisäksi varasin joka aamulle aikaa sähköpostien läpikäyntiin ja muutaman kerran viikossa asiakkaiden kanssa palaverointiin.

Näiden toimien myötä työpäivieni suunnittelu muuttui systemaattiseksi. Nykyään aloitan jokaisen aamun tarkistamalla sähköpostin ja kirjaamalla toimenpiteitä vaativat asiat muistiin.
Sitten alan käydä kalenterini mukaisia tehtäviä läpi; laskujen käsittely, tiliöinnit, kuun vaihteen tehtävät ja muut rutiinit, kaikki omalla ajallaan.

Suunnitelmallisuus toi mielenrauhaa

Tämä ennakointi on auttanut minua pysymään aikatauluissa ja välttämään kiireellisiä tilanteita. Kokonaisuutena ajanhallinnan suunnitelma on tuonut selkeyttä ja rytmiä työpäiviin. Sen ansiosta pystyn hallitsemaan työtaakkaan paremmin ja vähentämään stressiä. Ennen kaikkea se on tuonut minulle mielenrauhaa.

Vaikka arjessa tulee aina yllätyksiä, suunnitelman avulla on helpompaa palata rutiineihin ja jatkaa siitä mihin jäi. Hyvä ajanhallintajärjestelmä toimii perustana hektisessä työssä ja antaa tilaa keskittyä olennaisiin tehtäviin.

Vaikka käytänkin nyt ohjelmistojen tarjoamaa automaatiota apunani en ole hylännyt seinäkalenteria ja Bujoa. Minulle tärkeää on saada kirjoittaa asioita paperille. Siten muistan ne paremmin.

En tiedä, miten olisin selvinnyt ilman kunnollista suunnitelmaa. On ihanaa, kun ei tarvitse huolehtia, mitä kaikkea olisi pitänyt muistaa. Ei tarvitse jatkuvasti pelätä puhelimen soidessa, että ”mitä minä nyt unohdin”.

Kukin tekee tietysti tyylillään, mutta muistia tukevia ja aikataulutusta helpottavia välineitä kannattaa hyödyntää. Minulla on seinällä kalenteri, josta näen kerta vilkaisulla kaiken olevan hoidettu ja bujo auttaa siitä, että asiat saan talteen, mielestä pois. Samalla olen myös oppinut asettamaan itselleni rajoja ja pitämään ne.