Tilitoimiston kehittäminen lähtee asiakkaista
Keskiverto suomalainen tilitoimisto tekee noin puolelle asiakkaistaan kirjanpitoa lähes talkootyönä. Kerran kuukaudessa hoidettava kuittishow, laskujen maksu ja kuukauden päättäminen vievät pahimmillaan kokonaisen työpäivän, eikä kerran kuussa tehtävästä toimenpiteestä kehtaa pyytää kovin kovaa hintaa.
Jokaisella tilitoimistolla on myös joukko hyviä asiakkaita ja yleensä vielä pienempi joukko erinomaisia asiakkaita. Näiden toiminta on aktiivista ja tuottoisaa niin heille itselleen kuin tilitoimistollekin. Näitä yrityksiä jokainen tilitoimisto toivoisi asiakkaikseen enemmän. Kuitenkin niiden pienten, lähes tuottamattomien asiakkaiden annetaan usein määrittää koko oman tilitoimistoyrittäjyyden malli.
Tähän umpikujaan löytyy ratkaisu Netvisor-kumppanuudesta. Netvisor tilitoimistokumppanina pääset mukaan tilitoimistoille räätälöityihin kehittämisohjelmiin, joissa keskitetään asiakkaat yhteen sähköiseen järjestelmään ja mietitään tilitoimiston toimintamalli uusiksi.
Mieluummin erinomainen yhdessä kuin kohtalainen viidessä
Netvisor-kumppanien liiketoiminnan kehittäminen aloitetaan keskittämisprojektilla, jossa on tavoitteena virittää tilitoimiston omaa palvelutuotanto mahdollisimman tehokkaaksi ja yksi osa tätä kehitystyötä on siirtää kaikki tilitoimiston asiakkaat samaan sähköiseen taloushallinto-ohjelmistoon, Netvisoriin. Netvisor on laaja ohjelmisto, jolla tilitoimisto pystyy hallinnoimaan lähes kaikkien asiakkaidensa talouden toimialasta riippumatta ja samalla kirjanpitäjän arki on sujuvaa sähköisen järjestelmän avulla.
Yhteen järjestelmään keskittämisestä on tilitoimistolle monia hyötyjä. Ensinnäkin jokainen tilitoimiston työntekijä oppii käyttämään yhtä järjestelmää erinomaisesti, jolloin järjestelmää pystytään käyttämään juuri niin kuin sitä on tarkoitettukin käytettävän ja saadaan siten enemmän tehoja irti. Työprosessit muotoutuvat mahdollisimman tehokkaiksi ja turhat vaiheet jäävät pois.
Kirjanpidon läpimenoaika lyhenee, mistä meillä on käytännön esimerkkejäkin olemassa. Esimerkiksi yksi lappeenrantalainen tilitoimisto kertoo saaneensa neljässä kuukaudessa typistettyä keskikokoisen asiakkaan kirjanpidon työstöajan kahteen kolmasosaan aikaisemmasta. Liiketoiminnan keskittämisprojektissa kehitetään siis järjestelmän vaihtamisen lisäksi tilitoimiston omia prosesseja tuottaa palvelua ja autetaan niiden kehittämisessä asiakasarvoa tuottaen.
Lupauksemme on, että kirjanpidon läpimenoaika lyhenee ja siitä meillä on käytännön esimerkkejäkin olemassa.
Neljä kuukautta on vielä hyvin lyhyt aika saada noin merkittäviä muutoksia aikaan. Kun keskittämisprojektiin paneutuu toden teolla, eli keskittää kaikki asiakkaansa samaan järjestelmään ja opettelee järjestelmän käytön mahdollisimman syvällisesti, saa varmasti vielä enemmän aikasäästöä aikaiseksi.
Säästetty aika voidaan myydä uusille asiakkaille tai käyttää henkilökunnan koulutukseen. Myös hinnoittelua voidaan muutoksen myötä muokata aikaperusteisesta pakettihinnoittelun suuntaan.
Yhden järjestelmän malli helpottaa myös työntekijöiden kiireitä, kun heidän ei tarvitse kesken työpäivän vaihtaa järjestelmästä toiseen ja niin sanotusti kääntää aivojaan toiseen asentoon. Kun kaikki osaavat käyttää sama järjestelmää, ei myöskään tuurauksista synny ongelmaa.
Netvisorista löytyy myös tilitoimiston työntekijöille suunnitellut Oma Netvisor -näkymät, jotka vähentävät yritysten ja ohjelmistojen välillä hyppimistä sekä helpottavat asioiden muistamista.
Mitä tarkoittaa käytännössä?
Netvisor- liiketoiminnan keskittämisprojekti alkaa veloituksettomalla avaimet käteen -aloituspaketilla, joka sisältää mm. siirtotyöt, kattavat koulutukset, apua myyntiin sekä houkuttelevan hinnoittelun kaikille asiakkaillesi.
Netvisor-keskittämisprojekti sisältää kaikki tarvittavat työkalut ja kattavat koulutukset. Ohjelmassa keskitytään juuri sinun tilitoimistosi toimintaan; miten liiketoiminta rakennetaan uudelleen Netvisorin infrastruktuurin kautta, miten asiasta tiedotetaan asiakkaille, miten siirto tapahtuu, miten myyntiä seurataan jne.
Hätiköiden tällaista uudistusta ei kannata tehdä, sillä liiketoiminnan kehittämisen lisäksi tavoitteena ovat tyytyväisemmät asiakkaat.
Ohjelma antaa paljon käytännön oppeja, joiden avulla tilitoimisto voi kasvattaa tehokkuuttaan ja sitä kautta myös liikevaihtoaan. Saat myös vankan myynti- ja markkinointituen kauttamme.
Aikaa hankkeeseen on hyvä varata ainakin vuosi. Vuosi voi kuulostaa pitkältä ajalta tehdä kehitystyötä kaiken muun työn ohessa, mutta käytännössä se on minimiaika joka liiketoiminnan keskittämisohjelmaan kuluu. Hätiköiden tällaista uudistusta ei kannata tehdä, sillä liiketoiminnan kehittämisen lisäksi tavoitteena ovat tyytyväisemmät asiakkaat.
Henkilökunta mukaan jo suunnitteluvaiheessa
Keskittämisprojektiin kannattaa varautua etukäteen, sillä se vaatii toimia koko tilitoimiston väeltä. Henkilökuntaa on siis hyvä tiedottaa hyvissä ajoin. Muutosvastarinta on pienempää, kun työntekijät ymmärtävät, että pidemmän päälle muutos tuo heille itselleenkin helpotusta.
Tilitoimistossa täytyy kouluttaa koko henkilökunta uuteen järjestelmään ja toimintamalliin. Työyhteisön täytyy löytää omat rutiinit, ennen kuin uusia palveluita aletaan tarjota asiakkaille.
Muokataan palvelutuotanto uusiksi ja käynnistetään uusmyynti.
Uudistuksista viestiminen asiakkaille vie myös oman aikansa, kun jokainen asiakas täytyy tavata mielellään kasvotusten ja selittää heille, mitä uusi palvelukonsepti tarkoittaa. Koko matkan ajan tilitoimistolla ovat tukenaan Netvisorin kokeneet kouluttajat.
Jos kiinnostuksesi heräsi ja koet olevasi valmis ottamaan askeleen kohti tilitoimistojen tulevaisuutta, ota yhteyttä tilitoimistotiimiimme.
Jos olet kiinnostunut kasvusta ja pohdit, miten voisit kehittää liiketoimintaasi edelleen, lataa itsellesi ilmainen Tilitoimiston kasvuopas >>
Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.
