Palkanlaskijan parempi arki

Palkanlaskijan työn arvostus on alamaissa ja alalla vallitsee huutava työvoimapula. Helmikuussa 2021 vapaita työpaikkoja palkanlaskijoille löytyy nopealla haulla netistä kymmenittäin. Myös tilitoimistoväen kanssa käydyissä keskusteluissa tarve ammattitaitoisista palkanlaskijoista nousee jatkuvasti esiin. Tilitoimistossa ammattitaitoisen työvoiman saanti voi nousta jopa esteeksi uusien palkka-asiakkaiden hankkimiselle.

Palkanlaskijan arki helpottuu automaation myötä.

Miksi palkanlaskijan työ on vielä 2021 tylsää rutiinityötä? Eikö ammatin pitänyt kadota jo aikaa sitten robottien otettua palkanlaskennan työt haltuunsa? Näin ei kuitenkaan käynyt, eikä lähitulevaisuudessa tule käymäänkään.

Palkanlaskenta Suomessa on kompleksista ja vaativaa useiden sitä säätelevien lakien ja työehtosopimusviidakon vuoksi. Asiantuntija-ajattelua ja monimutkaista kommunikaatiota sisältävien tehtävien hoitamisessa ihmisellä on vielä selkeä etu koneisiin nähden.

Toisaalta tietotekniikka tyypillisesti tukee näiden tehtävien suorittamista, esimerkiksi tuomalla päätöksentekoon lisää tietoa tai helpottamalla sen analysointia.

Palkan laskijasta palkkojen asiantuntijaksi

Paljon puhuttu muutos palkanlaskijan työssä tarkoittaakin siirtymistä rutiinityöstä todellista ammattitaitoa vaativaan asiantuntijatyöhön. Kun palkanlaskentaa hoidetaan älykkäillä prosesseilla, palkanlaskijan aikaa jää esimerkiksi asiakkaan yksilöllisempään henkilökohtaiseen palveluun, TES-tulkintoihin, HR-toimintoihin tai johdon raportoinnin kehittämiseen.

Tämän lisäksi palkkajärjestelmien automatiikan, robotiikan ja tekoälyn ympärille kasvaa uusia tehtäviä, joihin tarvitaan palkanlaskijoiden osaamista.

Nykyaikaisilla välineillä on mahdollisuus hoitaa tylsät rutiinit ja muuttaa palkanlaskijan työn luonne asiantuntijatyöksi. Työ jakautuu työpäiville tasaisemmin, manuaalisesta tallentamistyöstä päästään eroon ja inhimillisten virheiden määrä vähenee. Kaikki tämä vähentää kiirettä ja turhautumista palkanlaskijan arjessa, ja vapauttaa aikaa asiantuntijuudelle.

Mikä on muutoksen esteenä?

Miksi osa tilitoimistoista palvelee edelleen palkka-asiakkaitaan hyvin perinteisin menetelmin ja prosessein, kun toisaalla palkanlaskenta on huippuunsa automatisoitu?

Yhtenä syynä voidaan nähdä pitkät asiakassuhteet, joissa asiakkaan palkkaprosessi on muodostunut tietynlaiseksi. Sitä ei ole ollut asiakkaan kannalta tarvetta muuttaa, kun tilitoimiston tekemä manuaalityö on sisältynyt hyväksyttyyn palvelun hintaan.

Tällaisissa tilanteissa tilitoimistossa koetaan hankalaksi avata keskustelu asiakkaan kanssa prosessin nykyaikaistamisesta ja siitä, että asiakasyrityksessä tulisi muuttaa toimintatapoja. Asiakas ei välttämättä näe muutoksen hyötyä, ellei sitä tuoda hänelle selkeästi näkyväksi.

Suurin hidaste palkanlaskennan kehitykselle ovat muutosvastarinta ja rutiinit.

Myös asenteet tilitoimistossa voivat olla muutoksen esteenä. Suurin hidaste palkanlaskennan kehitykselle ei tällä hetkellä ole teknologia, vaan muutosvastarinta ja rutiinit.

Kun tiettyjä asioita on toistettu tarpeeksi monta kertaa, niistä on muodostunut rutiineja, joita ei enää kyseenalaisteta. Ihmiset sokeutuvat toimintatavoilleen ja on vaikea miettiä innovatiivisia uusia ratkaisuja. Ihmisille syntyy myös muutosvastarintaa rutiineista poikkeamiselle. Asiat on helppo tehdä niin kuin on ”aina ennenkin tehty”. Tällöin toimintatapojen kehitys voi unohtua.

Miten alkuun tiellä kohti palkanlaskijan parempaa arkea?

Pienin askelin. Otetaan järjestelmien ominaisuuksista se automaatio irti, mitä on kuhunkin tilanteeseen mahdollista soveltaa.

Esimerkiksi Netvisorissa palkansaajien kirjaama työaika nousee automaattisesti palkkalaskelmalle, verkkopalkkalaskelmat lähtevät palkanlaskennasta suoraan palkansaajien verkkopankkiin, palkkatietoilmoitukset muodostuvat maksun yhteydessä tulorekisteriin ja palkkatositteet kirjanpitoon.

Kun käytetään palkkaprosessin ominaisuuksia Netvisorissa tehokkaasti, palkanlaskijalta säästyy aikaa asiantuntijuutta vaativaan työhön tallentamistyön sijaan.

Avointa keskustelua asiakkaan kanssa

Avaamalla keskustelu asiakkaan kanssa nykyaikaisten työkalujen mahdollisuuksista ja tuomalla hänen Netvisorin käytöstä saamansa hyöty selkeästi esiin, saadaan asiakas osallistettua järjestelmän käyttöön ja palkkaprosessi kaikkien osapuolten kannalta järkevämmäksi.

Asiakkaan saaman palvelun laatu paranee, virheiden mahdollisuus pienenee ja tiedon saatavuus helpottuu

Asiakkaalle voidaan perustella uusia toimintatapoja ajan, ja sitä myötä myös kustannusten säästöillä. Lisäksi asiakas saa lisäarvoa, kun hän voi muutoksen jälkeen tarkastella raportteja tai hoitaa työajankirjausten ja palkkojen hyväksynnän Netvisorissa, missä hän on jo aiemmin tottunut käsittelemään osto- ja myyntilaskuja tai tarkastelemaan kirjanpidon raportteja.

Asiakkaan saaman palvelun laatu paranee, virheiden mahdollisuus pienenee ja tiedon saatavuus helpottuu, kun tietoa käsitellään yhdessä järjestelmässä, johon kaikilla prosessin osapuolilla on pääsy.

Vapautuva aika hyötykäyttöön

Uudet tavat käyttää järjestelmiä asiakkaan kanssa yhteistyössä muuttavat palkanlaskijan työn luonnetta ja osaamistarpeita. Kouluttamalla ja kannustamalla palkanlaskijoita oppimiseen, mahdollistetaan uudenlaisten tehtävien haltuunotto.

Tilitoimistoissa uusin tieto ja lupa kouluttautumiseen tulisi olla kaikkien palkanlaskijoiden, ei vain tiiminvetäjien, saatavilla. Osaamisen syventäminen sekä palkanlaskennassa että järjestelmissä, mahdollistaa palkanlaskijan työn muutoksen kohti asiantuntijuutta.

Muutoksen aikaansaamiseksi tarvitaan pitkäjänteistä työtä, joka palkitsee tyytyväisinä palkanlaskijoina, sujuvina, virheettöminä prosesseina ja sitä myötä tyytyväisinä, sitoutuneina asiakkaina.