Teknologian kehittyminen on mahdollistanut palkanlaskennan automatisoinnin yhä laajemmin. Yrityksen palkanlaskennan hoitamiseksi on saatavilla monen tyyppisiä järjestelmiä, robotiikkaa ja tekoälyä. Parhaan lopputuloksen tuottamiseksi tulisi osata valita näistä oikea kokonaisuus.

Paras palkanlaskentaprosessi

Se, mitä parhaat työkalut kulloinkin ovat, riippuu useista tekijöistä palkanlaskennassa: palkansaajien määrästä, palkanmaksutavan kompleksisuudesta, työajankirjauksen tarpeista, raportointitarpeista, käytettävissä olevista resursseista yms.

Jotta palkkaprosessin hoitamiseen voitaisiin valita parhaat mahdolliset työkalut, yrityksen palkkaprosessia tulee tarkastella kokonaisuutena, työajankirjauksesta tulorekisteri-ilmoittamiseen.

Paras palkkaprosessi syntyy selkeyttämällä

Paras palkkaprosessi ei synny siten, että hoidetaan työt kuten ennenkin, mutta ostetaan robotti tekemään jokin osa ennestään huonosta prosessista. Prosessin parantamisessa ei ole kyse ainoastaan robotisoinnista, vaan myös prosessin läpikäymisestä, järkevöittämisestä ja selkeyttämisestä.

Robotiikan ja tekoälyn avulla voidaan toki hoitaa tylsimpiä rutiinitöitä, töitä, joiden tekemiseen kuluu paljon aikaa, tai niiden tekemisessä syntyy helposti virheitä. Kuitenkin ennen kuin teknologiasta saadaan todellinen hyöty irti, tulee prosessin olla järkevä ja tehokas.

Jos palkanlaskentaa hoidetaan tilitoimistossa, vaatii tämä sekä asiakasyrityksen sisäisten prosessien kuntoon laittamista, että tilitoimiston työtapojen ja toimintojen järkeistämistä.

Kaikki lähtee tuntikirjauksista

Palkkaprosessin työläin vaihe on oikean tiedon saaminen palkkaprosessiin. Palkanlaskentaa varten tarvitaan paljon pohjatietoa palkansaajasta, palkasta ja tehtävistä vähennyksistä. Näiden tietojen lisäksi jokaista palkanmaksua varten tarvitaan jakson työaikatapahtumat, joiden järkevään tuomiseen palkkajärjestelmään on olemassa useita hyviä ja tehokkaita tapoja.

Useimmiten palkansaajat kirjaavat tai merkitsevät työaikansa tavalla tai toisella. Mahdollistamalla se, että palkansaaja kirjaa työaikatietonsa suoraan palkkajärjestelmään, säästetään palkanlaskijalta kirjaamisen manuaalityö.

Ohjelmistot hoitavat jo nyt osan palkkaprosessin tehtävistä täysin automaattisesti

Netvisorin mobiilisovelluksella mahdollistetaan palkansaajalle nopea ja helppo työajan- ja matkalaskujen kirjaus. Netvisor tarjoaa ilmaisen mobiilisovelluksen palkansaajan käyttöön paitsi työajan ja matkalaskujen kirjaamista, myös omien tietojen ja esim. palkkalaskelmien tarkastelua varten.

Integraatioiden avulla käsityö minimiin

Järjestelmien välisten integraatioiden avulla voidaan myös tehostaa prosessia monella tapaa, ja vähentää manuaalityötä. Esimerkiksi työvuorosuunnittelu- tai työajankirjausjärjestelmä voidaan integroida palkanlaskentajärjestelmään, jotta palkanlaskijan ei tarvitse syöttää työaikatapahtumia käsin.

Järjestelmäintegraatiossa tiedonsiirto tapahtuu yleensä taustalla, ohjelmistot ottavat toisiinsa yhteyden rajapinnan kautta, eikä käyttäjän tarvitse itse siirtää tiedostoja. Kun tietoa tarvitaan, se on oikeassa järjestelmässä valmiina käytettäväksi. Netvisorin palkanlaskentajärjestelmään on toteutettu lukuisia valmiita integraatioita työajankirjaus-, HR- ja matkalaskujärjestelmistä.

Hyvä järjestelmä tukee prosessia ja päin vastoin

Palkkaprosessin automatisoinnin ja palkkaprosessin tehokkuuden parantamisen toisena kulmakivenä on palkanlaskentajärjestelmä. Palkanlaskennan automaatio voi toteutua palkanlaskentaohjelmassa lähes kokonaan niissä tilanteissa, joissa ei ole mitään poikkeavaa.

Ohjelmistot hoitavat jo nyt osan palkkaprosessin tehtävistä täysin automaattisesti. Esimerkkeinä automaattisista toiminnoista mainittakoon Netvisorissa automatisoitu palkkatietoilmoitusten lähettäminen tulorekisteriin palkkojen maksun yhteydessä.

Automatisoimalla toiminto, joka tehdään jokaisen palkanmaksun yhteydessä, saadaan merkittävää parannusta prosessiin. Useat tehtävät, joita robotti tällä hetkellä hoitaa, voidaan jatkossa tuoda vastaavalla tavalla osaksi järjestelmän toiminnallisuutta.

Hyvä palkanlaskentaprosessi ei ainoastaan lisää tehokkuutta, vaan tekee myös palkanlaskijan työpäivästä paremman

Palkanlaskenta koetaan yrityksessä usein välttämättömäksi pahaksi. Palkkaprosessi saattaa jäädä kehitystarpeissa muiden talousprosessien jalkoihin, eikä ole ensimmäisten kehitettävien joukossa. Kuitenkin järkeistämällä palkkaprosessi, osallistamalla prosessin osapuolet ja automatisoimalla palkkaprosessin rutiininomaisia osia parannetaan yrityksen talousprosessia kokonaisuudessaan.

Kun palkanlaskennan läpimenoaika lyhenee sekä inhimillisten virheiden mahdollisuus ja korjaamistarve vähenee, hoituvat palkanmaksut ja raportointi ajallaan.

Hyvä palkanlaskentaprosessi ei ainoastaan lisää tehokkuutta yrityksen näkökulmasta, vaan ennen kaikkea tekee palkanlaskijan työpäivästä monin tavoin paremman. Mielenkiintoinen asiantuntijatyö korvaa tallennustyön ja palkanmaksupäiviä edeltävä kiire ja kaaos jää vain hämäräksi muistoksi palkanlaskijan mieleen.


Raisa Ruokonen on Visma Netvisorin palkanlaskennasta vastaava tuotepäällikkö. Kokeneena palkkahallinnon ammattilaisena Raisa haluaa edistää palkanlaskijan työn muutosta mielenkiintoiseksi asiantuntijatehtäväksi palkkaprosesseja virtaviivaistamalla.