Oma Netvisor poistaa inhimillisiä virheitä

Oma Netvisor on tilitoimiston työntekijöille suunniteltu työkalu, joka vähentää klikkailua ja tuo varmuutta työpäivään. Toimistovastaava Kaisa Kiviranta Homerokselta kertoo, että Oma Netvisorin ansiosta hän on voinut luopua lähes kokonaan Excel-tehtävälistoista.

Oma Netvisor on työkalu erityisesti useiden yritysten taloushallintoa hoitaville. Tilitoimistossa, yritysketjussa tai konserneissa toimiva kirjanpitäjä ja palkanlaskija saa Oma Netvisorin näkymistä yhdellä silmäyksellä käsityksen kaikkien yritysten hoidettavista tehtävistä.

Näkymiä on kaikkiaan viisi. Taloushallinto, Ostot, Palkat, Painajaistilit ja Verovelvoitteet. Jokaiseen näkymään voi listata kaikki omat asiakasyritykset ja siten päästä nopeasti käsitykseen, missä yrityksissä on vaikkapa tarkastettavia tiliöintejä tai verottajalta tulleita selvityspyyntöjä.

Oma Netvisor toimii tehtävä- ja muistilistana

Kaisa Kiviranta käyttää Oma Netvisoria lähes päivittäin tarkistaakseen, mitä on vielä kesken tai tekemättä. Hänen mukaansa vei hetken oppia luottamaan ohjelmiston tuottamaan tietoon, mutta kun luottamus syntyi, ovat näkymät vähentäneet turhaa klikkailua ja ohjelmistojen välillä hyppelyä merkittävästi.

– Varsinkin isompien asiakkaiden kanssa, joiden kirjanpitoa tehdään koko ajan, Oma Netvisor on isona apuna. Se toimii muistilistana. Ennen oli erillisiä asiakaskohtaisia Excel-listoja tehtävistä. Niistä olen voinut luopua lähes kokonaan, Kiviranta kertoo.

Se tuo työntekijälle varmuuden, että olen tehnyt kaiken, enkä unohtanut mitään

Hänen mielestään Oma Netvisorin suurimpia hyötyjä on juuri käsin ylläpidettävien listojen poistuminen. Kun aikaisemmin tehdyt tehtävät piti kirjata erikseen, tuottaa järjestelmä tiedon nyt automaattisesti. Se vähentää turhia työvaiheita ja kiireen aiheuttamaa painetta.

– Järjestelmästä näkee suoraan, että asiat on kunnossa. Se tuo työntekijälle varmuuden, että olen tehnyt kaiken, enkä unohtanut mitään, Kiviranta kuvailee.

Helpottaa tiimityöskentelyä

Homeroksella on hyvin erikokoisia asiakkaita. Pienimmille paperiasiakkaille kirjanpito tehdään kerran kuussa. Isoille sähköisille asiakkaille taloushallintoa hoidetaan jatkuvasti, tiimityönä.

Kaisa Kivirannan mukaan Oma Netvisor helpottaa erityisesti isojen asiakkaiden hoitoa. Kun useampi ihminen tekee samaa asiakasta, toimii Oma Netvisor hyvänä kanavana, josta näkee, mitä on jo tehty.

Tiimityöskentelyssä se kertoo, mitä toinen on jo tehnyt. Esimerkiksi tarkastamattomat tiliöinnit on helppo tarkistaa tarkistetaan aina Oma Netvisorin kautta, jotta ei tehdä päällekkäistä työtä.

Muistilappu on Kivirannan mukaan toinen erinomainen ominaisuus, joka helpottaa tiimityöskentelyä. Hän ei kuitenkaan usko, että Oma Netvisor tulee täysin korvaamaan muut tilitoimistoissa käytetyt tehtävälistaukset.

– Aina tarvitaan toiminnanohjausjärjestelmää, kun esimerkiksi palkkojen maksua on eri aikoihin kuuta. Oma Netvisor kuitenkin kertoo oleelliset tiedot päivittäisistä ja kuukausittaisista tehtävistä. Varsinkin se on tärkeää, että sieltä näkee ovatko lakisääteiset ilmoitukset lähteneet. Niistä, kun tulee viivästysmaksu, jos ei ole hoidettu ajallaan, Kiviranta perustelee.

Lue myös Anna-Maija Sulkakosken kokemuksia Oma Netvisorista >>

Inhimillisen virheen poisto on tärkeintä

Taloushallinnossa tarkkuus on yksi tärkeimmistä hyveistä. Siksi moni taloushallinnon ammattilainen luottaa omiin rutiineihinsa. Kun asiat hoidetaan aina tietyssä järjestyksessä, tietyllä tavalla, tulevat ne myös hoidettua.

Rutiineihin on helppo tukeutua, mutta niihin kuluu usein paljon aikaa. Vanhat rutiinit aiheuttavat kiirettä, kun työpöydälle tulee uusia tehtäviä tai asiakkaita. Kiire taas voi aiheuttaa virheitä.

Netvisor taloushallinto-ohjelmiston automaatio vapauttaa ihmisen rutiineista. Oma Netvisor -näkymät puolestaan helpottavat asioiden tarkistelua ja varmistelua. Kivirannan mukaan esimerkiksi tiliotteen tarkistamisessa jää useita klikkejä välistä, kun Oma Netvisorista voi pureutua suoraan näkymästä asiakkaan tietoihin.

Oma Netvisor nopeuttaa toimintaa ja vapauttaa aikaa asiakkaan neuvontaan ja liiketoiminnan kehittämiseen

Oma Netvisorin näkymistä näet kaikkien asiakkaiden tilanteen yhdellä silmäyksellä sen sijaan, että kirjautuisit jokaisen asiakkaan Netvisor-kantaan ja selvittäisit jokaiselta erikseen esimerkiksi tarkastamattomat tiliöinnit. Jos tehtävää löytyy, pääset tekemään kyseisen yrityksen tiliöinnit suoraan näkymästä.

– Oma Netvisor nopeuttaa toimintaa, kun voi klikata suoraan esimerkiksi alv-ilmoitukselle tai tarkastamattomiin tiliöinteihin. Se tuo tehokkuutta kirjanpidon tekemiseen ja vapauttaa aikaa asiakkaan neuvontaan ja liiketoiminnan kehittämiseen. Niihin palveluihin, joita asiakkaat juuri kaipaavat, Kiviranta sanoo.

Laadunvalvonnan tukena

Kaisa Kiviranta

Toimistovastaavana Kaisa Kivirannan tehtäviin kuuluu myös kirjanpidon laadun tarkkailu. Hyvä laatu tarkoittaa mm. sitä, että kaikki tehtävät on hoidettu ajoissa. Oma Netvisorista Kiviranta pystyy seuraamaan kaikkien tilitoimiston asiakkaiden tilannetta.

– Oma Netvisor on helpottanut laadunvalvontaa. Pystyn tukemaan työntekijöitä, kun he kaipaavat vahvistusta johonkin asiaan. Minun pitää myös varmistaa, että asiat hoituvat, vaikka joku sairastuu. Oma Netvisorin avulla tuuraaminen onnistuu helposti, kun sairastuneen asiakkaat voi lisätä omaan listaansa, Kiviranta kertoo.

Oma Netvisorissa on myös Sujuvampi Arki -näkymä, joka kertoo mm. miten paljon kunkin asiakkaan ostolaskuista ja tiliöinneistä hoituu automaatiolla. Kiviranta on tutustunut näkymään, mutta ei ole vielä ottanut sitä aktiiviseen käyttöön. Se on kuitenkin suunnitelmissa, sillä hän näkee sen tuomat selkeät hyödyt.

Sitä kautta pääsee käsiksi siihen, missä on tehostamista. Aivan varmasti työntekijöiden ohjauksessa ja automaation lisäämisessä Sujuvampi Arki -näkymästä on hyötyä.

Aikaa säästyy turhasta klikkailusta

Kaisa Kivirannan mukaan parasta Oma Netvisorissa on ehdottomasti porautumismahdollisuus. Näkymästä näkee kokonaisuuden ja sen perusteella voi suunnitella omaa tekemistään. Porautuminen nopeuttaa tehtävien tekemistä huomattavasti, kun välistä jää monta klikkiä pois.

Toki hän löytää Oma Netvisorista vielä kehitettävääkin, minkä vuoksi hän on itsekin aktiivisesti antanut palautetta Oma Netvisorin tuotekehitykselle.

– Muutamia toiminnallisia parannuksia, kun vielä saadaan niin uskon, että meilläkin yhä useammat ottavat sen käyttöön, Kiviranta arvioi.