Netvisorin käyttöönotto konsernissa

Taloushallinto-ohjelmiston vaihtoa pohdittaessa yksi merkittävä tekijä on käyttöönotto. Mitä se vaatii ja miten paljon se vie aikaa. Karkeasti ohjenuorana voitaneen pitää yrityksen kokoa. Mitä pienempi yritys, sitä helpompi ja nopeampi on käyttöönotto.

Inarissa toimiva energiakonserni Inergia Oy otti Netvisorin käyttöön viime syksynä. Konserniin kuuluu viisi yhtiötä, se työllistää noin 35 vakituista työntekijää ja kymmenkunta kesätyöntekijää joka kesä. Konsernin liikevaihto on 12-13 miljoonaa euroa.

Inergia vaihtoi Netvisoriin, koska heidän aiemmin käyttämästään ohjelmistosta puuttui joitain heille olennaisia toimintoja. Netvisorin myötä automaatio on lisääntynyt ja esimerkiksi konsernin raportointi ja kassavirran seuraaminen ovat helpottuneet.

Määrittelyyn ja tiedonsiirtoon on hyvä varata reilusti aikaa

Inergiassa määriteltiin Netvisoriin siirtymisen ajankohdaksi lokakuun alku, koska haluttiin, että järjestelmä on saatu haltuun hyvissä ajoin ennen tilinpäätösaikaa. Inergian talousjohtaja Anne Portti kertoo, että vaikka tiedonsiirto ja määritystyö aloitettiin jo kesällä, tuli lokakuu vastaan yllättävän nopeasti.

– Käyttöönottovaiheessa joutuu itse tekemään yllättävän paljon työtä. Koulutuksessa saa toki ohjeet, miten tehdään, mutta paljon joutuu itse tekemään asioita. Meillä, kun on viisi eri yhtiötä, tekemistä riitti. Toki esimerkiksi se helpotti paljon, kun meillä on yhteinen tilikartta. Riitti, kun teki vain yhdelle ja kopioi saman muille, Portti kertoo.

Inergiassa lisätyötä aiheuttivat myös useat integraatiot, jotka vaativat myös omat määrityksensä. Toisaalta tehdyn työn ansiosta jatkossa aikaa säästyy monista aiemmin käsityötä vaatineista tehtävistä. Esimerkiksi heidän arkistointityökalustaan ei ollut yhteyttä aiempaan taloushallinto-ohjelmistoon.

– Ennen meillä kului kaksi päivää joka kuukausi pelkästään arkistointiin. Netvisorissa on oma sisäänrakennettu arkisto, joten nyt arkistointi tapahtuu täysin automaattisesti, Portti kiittelee.

Inergialla ei ollut omaa IT-osaajaa käytettävissä tähän projektiin, joten Portilta kului käyttöönottoasetusten tekemisessä ja tiedonsiirrossa kolmisen kuukautta. Hän teki kaiken yksin, muun työn ohessa. Käyttöönottotöitä toisaalta helpotti se, että kirjanpitäjä hoiti pääosan päivittäisrutiineista.

Käyttöönotto on samalla ohjelmiston opiskelua

Netvisor on laaja ohjelmisto, jonka toimintalogiikkaa on sanottu yksinkertaiseksi, mutta jonka läpikotainen opettelu vaatii aikaa ja toistoja. Siksi ohjelmiston käytön opettelu aloitetaan samalla, kun siihen tehdään käyttöönottomäärityksiä.

Käyttöönottokoulutuksissa käydään ohjelmistoa läpi osio kerrallaan. Ostolaskut, myyntilaskut, tiliöinnit ja niin edelleen käydään jokainen läpi noin tunnin mittaisessa koulutuksessa.

Koulutuksista saa nauhoitteen itselleen, jolloin asioita voi käydä tallenteen kanssa läpi niin usein, kuin kokee tarpeelliseksi. Tallenteiden avulla myös uudet työntekijät on helppo kouluttaa käyttämään ohjelmistoa. Lisäksi Netvisorin Tukisivulta löytyy koulutusvideot kaikille ohjelmiston toiminnoille.

Netvisorin nettikurssit ovat ihania. Niitä on helppo käyttää

– Netvisorin nettikurssit ovat ihania. Niitä on helppo käyttää, kun ne on palasteltu sopivan pieniin osiin. Voi katsoa sen verran kuin ehtii ja jaksaa. Toinen, mitä olen käyttänyt paljon, on ohjelmiston sisällä oleva ohjeikkuna. Sitä kautta löytyy hyvin ohjeita, Anne Portti kertoo.

Netvisorilla on kirjallisten ohjeiden ja videoiden lisäksi myös Community, jossa käyttäjät voivat keskustella keskenään ja jakaa käyttövinkkejä. Netvisorin Vuoden parhaiksi vuonna 2021 valitut kouluttajat ja asiakaspalvelu ovat myös aina puhelimen, chatin tai sähköpostin päässä. Lisäkoulutuksiakin voi tilata. Inergialla lisäkoulutusta koettiin tarvittavan käyttöomaisuuden käsittelyyn.

Käyttöönoton automaatiota parannetaan

Anne Portin mukaan käyttöönotto vaati melko paljon työtä. Monia asioita piti tehdä käsin, vaikka osassa toimintoja onkin jo käytössä automaatiota tai massasiirtotoimintoja. Energia-ala toimialana toi mukanaan myös omia kiemuroitaan, kun energialaki vaatii hieman erilaista tilikarttaa kuin kirjanpitolaki.

– Ilman kouluttajan apua en olisi tästä selvinnyt. Käyttöönotto teetti paljon työtä, mutta jo näin lyhyen käytön jälkeen voin sanoa, että takaisin en vaihtaisi. Niin paljon moni asia on Netvisorin myötä helpottunut, Portti sanoo.

Taloushallinnon ohjelmistoa vaihdettaessa yksi työläimmistä tehtävistä voi olla tilikartan päivittäminen. Netvisorissa tätä on pyritty helpottamaan mäppäystaulukon avulla. Ohjelmistosta löytyy valmiina perusmuotoinen tilikartta, mutta jos siihen täytyy tehdä muutoksia riittää, että kirjataan vanha ja uusi kirjanpidon tili mäppäystaulukkoon, jolla kerrotaan ohjelmistolle mistä mihin tiedot viedään.

Jo näin lyhyen käytön jälkeen voin sanoa, että takaisin en vaihtaisi

Netvisorissa on jo olemassa ja siihen kehitetään koko ajan lisää käyttöönottoa helpottavia työkaluja. Käyttöönotossa voidaan jo nyt siirtää massana toimittaja-, asiakas ja tuotelistauksia sekä kirjanpidon historiatiedot ja palkansaajatiedot.

Käytännössä tiedonsiirto tapahtuu Netvisorista löytyvällä CSV-viennillä tai Äly-Excel lomakkeen avulla. Työkalujen käyttö on suhteellisen helppoa, joten käyttäjä voi tehdä nämä siirrot itse. Siirron voi myös ostaa palveluna Netvisor-kouluttajilta.

Asiakas- toimittaja- ja tuoterekistereitä siirrettäessä Netvisorin käyttöönotto on myös oiva hetki siivota rekistereitä. Netvisor perustaa esimerkiksi uuden toimittajan kaikkine tietoineen ensimmäisen laskun saavuttua verkkolaskuna järjestelmään. Hieman samoin tapahtuu asiakasrekisterissä, eli Netvisor hakee esimerkiksi verkkolaskuosoitteen automaatttisesti asiakaskortille uutta asiakasta perustettaessa.

Kysy lisää Netvisorin käyttöönotosta puh. 010 778 3700 tai [email protected]