Tilitoimistojen kasvuohjelma – parempaa palvelua

Tilitoimisto on yritys, jonka tehtävä on auttaa muita yrityksiä menestymään. Kun asiakkaat menestyvät, menestyy myös tilitoimisto. Loogista, mutta siitä huolimatta moni tilitoimisto tarjoaa asiakkailleen vain tuntityönä tehtävää peruskirjanpitoa ja verovelvollisuuksien hoitoa.

Asiakkaille ei osata tarjota kannattavuutta ja kustannustehokkuutta lisääviä sekä kasvua tuottavia palveluita, kun ei kyseisiä asioita osata miettiä, saati kehittää omassakaan yrityksessä.

Netvisorin Kasvuohjelma on tukenut tilitoimistoja kasvun tielle jo kolmisen vuotta. Noin 50 tilitoimistoa on saanut avaimet käteen paketin, jossa opastetaan askel askeleelta kohti tehokkaampaa toimintaa. Eikä tavoitteena ole ainoastaan tehostaminen, vaan myös parempi palvelu asiakkaille.

Kasvuohjelman hienous on siinä, että kukin voi ottaa siitä hyödyn juuri sellaisena kuin haluaa. Joku voi aloittaa vahvan kasvun, laajentaa toimintaansa ja palkata uutta henkilökuntaa. Joku toinen käyttää toiminnan tehostamisesta saadut hyödyt uusiin asiakkaisiin ilman, että tarvitsee palkata lisää henkilökuntaa. Kolmas taas pystyy tekemään parempaa tulosta pakettihinnoittelun ja uusien palveluiden myynnin kautta.

Toiminnan tehostaminen vaatii dataa

Aboma Control on ollut vuoden mukana kasvuohjelmassa ja he ovat sinä aikana tehneet jo monia uudistuksia. Toimitusjohtaja Ann Boman kertoo, että heillä on muun muassa analysoitu asiakkaita, otettu käyttöön ValueFrame toiminnanohjausjärjestelmä, otettu taloushallinto-ohjelmisto Netvisorin automaatiota paremmin haltuun, panostettu henkilöstön tyytyväisyyteen ja koulutukseen, siirrytty pakettihinnoitteluun sekä kehitetty yrityksen brändiä.

Tärkeimmäksi uudistukseksi Boman nostaa toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton. Sen avulla on pystytty seuraamaan paremmin kannattavuutta ja resursointia sekä löytämään kehitystä vaativat kohteet.

Liiketoiminnan mittareiden käyttöönotto on auttanut löytämään ne kohteet, missä on ollut kehitettävää.

– Sen käyttöönotto on avannut silmiä. Sieltä näkee, mitä työn tuottaminen oikeasti maksaa ja mitä siitä jää käteen. Liiketoiminnan mittareiden käyttöönotto on auttanut löytämään ne kohteet, missä on ollut kehitettävää, Boman kertoo.

ValueFramea on viime vuosina kehitetty yhteistyössä tilitoimistojen kanssa erityisesti tilitoimistojen liiketoimintaprosessit huomioiden. Ohjelmiston avulla pystyy resursoimaan henkilökuntaa paremmin ja seuraamaan esimerkiksi asiakkuuksien ja henkilökunnan kannattavuutta.

Kaiken kehittämistyön pohjana on lähtötason määrittäminen. Jotta tehdyn työn tuloksia voi seurata ja tarvittaessa tehdä suunnanmuutoksia, täytyy tuloksia pystyä seuraamaan. Toiminnanohjausjärjestelmä tarjoaa siihen monia erilaisia mittareita.

Hinnoittelu tilitoimistojen akilleen kantapää

Netvisor Kasvuohjelma tarjoaa kymmeniä valmiita toimintamalleja tilitoimiston kehittämiseen. Kasvuohjelman vetäjän Petteri Rantamäen mukaan yleisimmät kehityskohteet tilitoimistoissa ovat hinnoittelu, asiakastuntemus, palvelutuotanto ja lisäarvon tuottaminen historiatiedon pohjalta sekä markkinointi.

Hinnoitteluun kiteytyy monet tilitoimistojen haasteista. Yksi niistä on alan salamyhkäisyys.

– Asiakas on hyvin harvoin selvillä siitä, mitä tilitoimistossa tehdään ja mistä hän oikeastaan maksaa. Kun siirrytään pakettihinnoitteluun, näkee asiakas selkeämmin, mitä palveluita hän sovitulla hinnalla saa. Lisäksi hän tietää tarkalleen paljonko hänen kuukausimaksunsa on, eikä laskun summaa tarvitse arvailla joka kuukausi, Rantamäki perustelee.

Yksi yleisimmistä syistä tilitoimiston vaihtoon on ollut tilitoimiston hankala tavoitettavuus.

Asiakasymmärrys on toinen erittäin tärkeä kehittämiskohde. Rantamäen mukaan asiakkaisiin kannattaa olla säännöllisesti yhteydessä, jotta tietää heidän tarpeensa ja pysyy selvillä, mihin suuntaan yritystä ollaan viemässä. Myös luottamussuhteen luomisen ja ylläpitämisen kannalta säännöllinen kontaktointi on tärkeää.

– Kun tilitoimistoa vaihtaneilta yrittäjiltä on kysytty syitä vaihtoon, on yksi yleisimmistä syistä ollut tilitoimiston hankala tavoitettavuus, Rantamäki kertoo.

Yksi hyvä keino varmistaa asiakkaiden riittävä kontaktointi, on pitää yllä asiakkuuden vuosikelloa. Siihen kirjataan säännölliset tapaamiset asiakkaan kanssa esimerkiksi parin kolmen kuukauden välein. Keskusteluissa voidaan käydä läpi asiakkaan liiketoiminnan muutoksia tai vaihtaa muuten kuulumisia.

Ohjelmistot mahdollistavat kehittämisen

Kaiken toiminnan tehostamisen taustalla ovat pilvipohjaiset ohjelmistot, jotka ohjaavat tehokkaampaan työskentelyyn. Ne myös automatisoivat rutiineja, jolloin ihmisten aikaa vapautuu uusille asiakkaille tai uusille palveluille.

Ann Bomanin mukaan heillä automaation vapauttama aika on käytetty uusiin asiakkaisiin. Aboma Control on pystynyt kasvattamaan asiakasmäärää pitämällä kuitenkin henkilökunnan määrän ennallaan. Tehokkuuden lisäksi järjestelmät mahdollistavat uusien, asiakkaille arvoa tuottavien palveluiden tuottamisen.

– Esimerkiksi nyt, kun on hyvin epävarmat ajat, ovat asiakkaat pyytäneet laatimaan erilaisia skenaarioita, jotta he osaisivat paremmin varautua tulevaan. Aikaisemmin sellaisten skenaarioiden tekeminen vei tunteja. Nyt meillä on Netvisoriin integroituna Financial Overview, jolla skenaariot pystyy laatimaan selkeästi nopeammin, Boman kertoo.

Kannustimet auttavat kehitystyössä

Kehitystyön aloittamisessa ensimmäinen ja tärkein asia on varata sille aikaa. Aikaa on varattava tavoitteiden asetannalle, suunnittelulle ja erityisesti toteuttamiselle. Uusien asioiden omaksuminen, järjestelmien käytön opettelu ja toimintatapojen muuttaminen eivät tapahdu hetkessä. Näille kaikille on hyvä kirjata oma aikansa kalenteriin, ettei uudistustyö jää arkisen aherruksen jalkoihin.

Yksi Netvisor tilitoimistojen kasvuohjelman parhaista anneista on Ann Bomanin mukaan sieltä saatu sparraus ja kannustaminen.

Yksi Netvisor tilitoimistojen kasvuohjelman parhaista anneista on sieltä saatu sparraus ja kannustaminen.

– Petteri on erinomainen personal trainer. Meillä on säännöllisesti tapaamisia ja joka kerta sovitaan jotain toimia, joita on tarkoitus hoitaa ennen seuraavaa tapaamista. Kyllä niissä tapaamisissa haluaa mieluummin kertoa asioiden edenneen kuin myöntää laiskotelleensa, Boman kertoo hymyillen.

– Toinen on ryhmäpaine. Kun kasvuohjelmassa on useita tilitoimistoja mukana, ei ryhmässä halua myöskään olla se ainoa, joka ei ole tehnyt mitään, Petteri Rantamäki sanoo ja jatkaa, että toisaalta ryhmän vahvuus on ollut myös vertaistuki ja kokemusten jakaminen. Siellä on jaettu paljon hyviä neuvoja.

Mikä Kasvuohjelma?

Petteri Rantamäki kertoo, että Visma Solutions aloitti tilitoimistojen kehittämistyön vuonna 2017, koska haluttiin opastaa tilitoimistoja käyttämään Netvisor taloushallinto-ohjelmistoa optimaalisesti ja samalla kehittää heidän toimintaansa, jotta suomalaiset yritykset saisivat parasta mahdollista tilitoimistopalvelua.

Vuoden 2019 alussa yhteistyö sain nimen Netvisor tilitoimistojen Kasvuohjelma.

– Tilitoimistoille ei haluttu antaa vain vasaraa, jolla hakataan nauloja, vaan haluttiin myös opastaa heitä käyttämään työkaluja mahdollisimman optimaalisesti. Haluttiin jakaa parhaita käytänteitä Netvisoria käyttäville tilitoimistoille.

Perimmäinen ajatus ja koko ohjelman tavoite on, että kun tilitoimistolla menee hyvin, se on myös hyvä asia Netvisorille. Ja kun tilitoimisto toimii optimaalisesti, pystyy se myös tarjoamaan asiakkailleen parasta mahdollista palvelua ja asiakkaatkin ovat tyytyväisiä.

– Tämä on sellainen win-win-win -tilanne, Rantamäki kuvailee.

Elokuuhun 2020 mennessä Kasvuohjelman on aloittanut noin 50 tilitoimistoa ja syksyn aikana lähes yhtä moni aloittaa kehitystyön Petterin ja kumppaneiden tukemana. Lisää Netvisor tilitoimistojen kasvuohjelmasta voit lukea alla olevista blogeista tai Kasvuohjelman sivuilta.

Voit kuunnella Annin ja Petterin keskustelun kokonaisuudessaan Bisnespöytä-podcastista.