5 kirjanpidon virhettä – kalliita yritykselle

Kirjanpidolliset virheet voivat haitata pienyrityksen kasvua ja saattaa koko yrityksen vaaraan. Valitettavasti ne ovat kuitenkin hyvin yleisiä varsinkin uusille tai nuorille yrityksille. Tässä blogissa kerromme tavallisimmista kirjanpidollisista virheistä, joita pienyritysten omistajat tekevät. Tarjoamme myös vinkkejä, miten vältyt niiltä.

Virhe 1: Et ole ajan tasalla saatavista

Maksun saaminen on aina jännittävä vaihe yrityksen toiminnassa. Saatavien seuraaminen ei kuitenkaan ole yhtä jännittävää.

Kun kirjoitat laskun, kirjautuu se kirjanpitoon saatavana, eli asiakas on sinulle velkaa. Avointen saamisten luettelosta näet, paljonko kullakin asiakkaalla on maksamattomia laskuja. Heti, kun saat asiakkaalta suorituksen, tulee se täsmätä kyseiseen laskuun ja merkitä maksetuksi. Käytännössä tämä on kuitenkin helpommin sanottu kuin tehty ja usein kiireen keskellä laskujen ja maksujen täsmääminen siirtyy myöhempään ja unohtuu.

Tilinpäätöksen aikaan sinulla on tililläsi joukko asiakassuorituksia, joiden taustoja et tiedä ja kirjanpito, jossa ei ole järkeä. Sen seurauksena joudut käyttämään tuntikausia aikaa avointen saamisten luettelon päivittämiseen, maksamaan ylimääräisiä veroja ja kärsimään luottotappioita. Säännöllisellä ja rutiininomaisella saamisten tarkistamisella sekä laskujen ja suoritusten täsmäämisellä voit säästää paljon aikaa ja rahaa.

Jos haluat päästä helpommalla ja saada täsmäytykset kerralla oikein, hanki sähköinen taloushallinto-ohjelma ja verkkolaskutus käyttöösi. Niiden avulla automatisoit laskutus- ja perintäprosessin. Lisäksi ne auttavat saamaan maksut nopeammin tilillesi.

Virhe 2: Et pidä kirjaa kuluista

Yrittäjät eivät aina tallenna kaikkia liiketoiminnan kulukuitteja, mikä voi johtaa useisiin verotus-, kirjanpito- ja kassavirtaongelmiin. Kuinka monta kertaa olet tutkinut pankkitiliäsi ja miettinyt, mikä tuo 100 euron maksu on? Onko se tarvikehankinta, liikelounas, laitteistohankinta vai onko se henkilökohtainen kustannus, jonka olet vahingossa maksanut firman kortilla? Jos sinulla ei ole varsinaista kuittia, joka todentaa kulun liittymisen liiketoimintaan ja josta näkisi tarkat tiedot oikeaa kirjanpidollista käsittelyä varten, voi se johtaa virheellisesti ilmoitettuihin veroihin ja yllättäviin veroseuraamuksiin, mikäli joudut verotarkastukseen.

Kuittiongelman voi helposti korjata tallentamalla kaikki kuitit. Se voi tuntua erittäin hankalalta, joten tässä on muutamia vinkkejä helpottamaan ja nopeuttamaan tallentamista:

1. Käytä vain yrityksen pankki- tai luottokorttia maksaessasi liiketoiminnan kuluja.
2. Ota kuiteista valokuva tai skannaa ne heti puhelimeesi sen sijaan, että säilyttäisit niitä taskussa tai lompakossa.
3. Tallenna kuitit mahdollisimman nopeasti sähköiseen kirjanpitojärjestelmääsi.

Virhe 3: Et kirjaa käteismaksuja ajantasaisesti

On erittäin tärkeää, että yrittäjä kirjaa ylös kaikki yrityksen kulut. Silloin kaikki kustannukset voidaan vähentää kokonaistuloksesta verotusta varten ja on helpompi tarkkailla yleistä kannattavuutta pitkin vuotta. Kun luottokortti- ja pankkikorttimaksut näkyvät pankkitilillä ja siirtyvät sieltä suoraan sähköiseen kirjanpitojärjestelmään, on käteisellä maksetut kulut helppo unohtaa.

Osaa näistä menoista ei kirjata ollenkaan, jolloin ne vääristävät yrityksen tulosta positiivisemmaksi kuin se oikeasti on. Eli kannattaa kehittää menetelmä myös käteismaksujen kirjaamiseen ja seuraamiseen. Pyydä myyjältä aina kuitti kirjanpitoa varten ja tallenna se heti kirjanpitoosi. Esimerkiksi Netvisoriin voit kirjata kulut suoraan paikan päällä älypuhelimesi Visma Scanner-sovelluksella.

Virhe 4: Et palkkaa ammattilaista hoitamaan kirjanpitoa

Pienyrittäjät yrittävät usein säästää rahaa tekemällä asioita itse. Todellisuudessa ammattihenkilön palkkaamatta jättäminen voi tulla todella kalliiksi. Et ehkä osaa kirjata kaikkia vähennyksiä, joihin olet oikeutettu tai voit maksaa verosi väärin, mikä taas johtaa seuraamuksiin ja muihin maksuihin.

Ammattilaisen palkkaaminen tarkoittaa, että sinulla on apunasi asiantuntija, joka tietää, mitä tekee. Hän osaa soveltaa oikeita taktiikoita yrityksesi vaihtuvissa taloudellisissa tilanteissa. Hän pysyy ajan tasalla jatkuvasti muuttuvista verolaeista ja auttaa sinua valmistautumaan mahdollisiin veronnousuihin. Hän myös vapauttaa sinun kallisarvoista aikaasi yrityksen kehittämisen kannalta olennaisiin tehtäviin.

Lisäksi toinen silmäpari ei ole koskaan huono asia varsinkin, kun kyseessä on talous ja verot. Pienyrityksen menestys riippuu taloudellisen paperityön tarkkuudesta ja sen organisoinnista.

Virhe 5: Et ole samalla aaltopituudella kirjanpitäjäsi kanssa

Istut kirjanpitäjäsi luona kuuntelemassa, kun hän kertoo yrityksesi taloudesta, mutta et ymmärrä sanaakaan, mistä hän puhuu. Kuulostaako tutulta? Tämä on monen pienyrittäjän ongelma. Useimmat ovat liian ujoja kertoakseen kirjanpitäjille, että eivät ymmärrä hänen puhettaan.

Olet pienyrittäjä, et talouden ammattilainen. Missään ei sanota, että sinun on oltava ajan tasalla kaikista uusimmista kirjanpidon termeistä. Lisäksi ammattisanat, jargon ja hienot strategiat ovat se syy, miksi maksat kirjanpitäjällesi. Kaiken sen ammattisanaston kääntäminen sinulle ymmärrettävään muotoon pitäisi kuulua pakettiin.

Tärkeintä siis on, että sinä ja kirjanpitäjäsi puhutte samaa kieltä, jolloin hän on osa sinun tiimiäsi. Hän varmistaa selustasi ja antaa neuvoja, joihin voit luottaa.

Netvisor kirjanpito-ohjelma muodostaa ajantasaisen kirjanpidon automaation avulla. Tarjoamme myös kirjanpito- ja laskutusohjelman pienyrityksille sopivaan hintaan alkaen 18€/kk.