Miten valitsen juuri minulle sopivan tilitoimiston?

Oikean tilitoimiston valinta on tärkeä päätös yritykselle. Tilitoimisto on usein yrittäjän ensimmäinen kumppani, jonka tulee opastaa yritystä ja kasvaa sen mukana. Hyvän tilitoimiston löytäminen on kuitenkin vaikeaa, koska on otettava huomioon monia erilaisia muuttujia.

Suomessa on yli 4000 tilitoimistoa, joista noin 800 on taloushallintoliiton auktorisoimia. Osa tilitoimistoista on erikoistunut erilaisten yritysten tarpeisiin, mikä osittain helpottaa valintaa. Yleensä pyritään valitsemaan kumppani, jonka kanssa voidaan tehdä pitkäkestoinen yhteistyösopimus.

Tilitoimiston valinta

Ennen tilitoimiston valintaa on tunnistettava oman yrityksen tarpeet. Kun liiketoiminta on alussa, on vaikea arvioida, millaisia palveluja haluaisi tilitoimistoilta ostaa. Kun liiketoiminta on käynnissä, on helpompi tietää, mitä haluaa ja tarvitsee.

Yrityksen tarpeiden miettimisessä on tärkeää päättää, minkä osan haluat ulkoistaa. Nykyisillä sähköisillä pilvipalveluilla on helppo ulkoistaa koko taloushallinto, jopa kerralla. Yritys voi säästää ulkoistamisessa, kun antaa ammattilaisen hoitaa kirjanpidon lisäksi palkanlaskennan, työnantajamaksut ja viralliset lakisääteiset ilmoitukset. Yritys välttyy ylimääräisiltä kuluilta, joita voi saada väärin laadituista ilmoituksista.

Kirjanpito, reskontranhoito, tilinpäätös ja veroilmoitus ovat tilitoimistojen peruspalveluita. Tilitoimistot tarjoavat myös erilaisia lisäarvopalveluita, joihin kannattaa tutustua. Mieti, mitä palveluita yrityksesi tarvitsee tulevaisuudessa.

Palveluiden lisäksi on tärkeää miettiä, millä tavalla yrityksen tilaa seurataan tilitoimiston kanssa. Samalla on hyvä varmistaa, että yritys saa riittävästi ajantasaista tietoa omasta taloudellisesta tilanteesta. Kun valitset tilitoimistoa, valitse toimisto, joka pystyy vastaamaan yrityksesi tarpeisiin sen koko elämänkaarella.

Hinnoittelun vertaaminen

Hintojen vertaileminen on tärkeää. Älä suoraan kuitenkaan valitse halvinta vaihtoehtoa. Kirjanpidon välitön hinta on toissijainen. Jos valitset halvimman, saatko silloin laatua ja ammattitaitoisen kirjanpitäjän vai osuuko kohdalle juuri se ammattitaidoton ja sopimaton, jonka vuoksi joudut myöhemmin maksamaan virheestä, jopa moninkertaisesti.

Eri tilitoimistot hinnoittelevat palvelunsa eri periaatteella, joten on tärkeää käydä tarjousvaiheessa läpi, mitä palveluita tarjous pitää sisällään. Tilitoimiston hinnoittelu voi pohjautua esimerkiksi tuntihinnoitteluun tai kiinteään hinnoitteluun. Vielä on myöskin tilitoimistoja, jotka tarjoavat palveluita nk. yhdistelmällä, johon kuuluvat tuntihinnoittelu + vientihinnoittelu. Lisäksi eri palveluilla on omat hintansa kuten mm. palkanlaskenta, tilinpäätös, veroilmoitus jne. Lue lisää kirjanpidon hinnasta täältä.

Hyvän tilitoimiston osaaminen ja työkalut

Mikäli yrityksellä ei ole mitään erityistä syytä välttää sähköistä taloushallintoa ja pilvipalveluita, kannattaa suoraan aloittaa taloushallinnon hoitaminen sähköisessä palvelussa. Taloushallinto-ohjelmisto säästää rahaa joka käänteessä. Kun prosessit ovat virtaviivaisia ja automaation taso korkea, vähenee päällekkäisen työn määrä. Ajantasainen kirjanpito ja raportointi auttavat yrityksen johtoa tekemään tehokkaampia ja asiantuntevampia ratkaisuja yrityksen tulevaisuuden kannalta.

Kirjanpitäjän ja tilitoimiston henkilökunnan koulutustaso kannattaa tarkistaa valintavaiheessa. Kirjanpitäjällä tulisi olla KLT eli kirjanpidon ja laskentatoimen tutkinto. Lisäksi palkanlaskennassa on hyvä olla PHT-koulutus. Nämä koulutukset ovat luotettava osoitus ammattitaidosta.

Monissa tilitoimistoissa työskentelee ihmisiä myös ilman edellä mainittuja tutkintoja ja jopa ilman kaupallisen alan ammatillista perustutkintoa. Välttämättä tämä ei ole ongelma, mutta vähennät yrityksesi riskiä huolehtimalla, että kirjanpitäjäsi tuntee alan lainsäädännön ja säädökset. Kirjanpitäjän jatkuva kouluttautuminen on välttämätöntä. Taloushallintoliiton auktorisointi lisää myös todennäköisyyttä, että tilitoimistolla on osaamista ja asiat kunnossa.

Merkkinä ohjelmisto-osaamisesta on tilitoimistoilla hyvä olla esimerkiksi sertifioituja henkilöitä, jotka ovat perehtyneet tilitoimiston ohjelmistojen käyttöön syvällisemmin. Ohjelmisto-osaaminen hyödyttää sekä yrityksiä että kirjanpitäjää, sillä sen avulla on helppo nostaa taloushallinnon automaatiotasoa ja tehostaa yhteistoimintaa.

Myös tilitoimiston käytössä olevan ohjelmiston rajapinnat on hyvä tarkistaa, jotta taloushallinnon ohjelmisto voidaan yhdistää muihin yrityksen järjestelmiin. Integraatioiden avulla taloushallinnon tietoa voidaan hyödyntää laajemmin ja välttää päällekkäisen työn tekeminen.

Tilitoimiston sijainti

Onko tilitoimiston fyysisellä sijainnilla merkitystä? Tämä on asia, joka riippuu yrityksen omasta tahtotilasta. Haluatko yrittäjänä käydä tilitoimistossa paikan päällä ja selvittää asiat kasvotusten? Onko hyvä palvelu sinulle sitä, että voit olla yhteydessä kirjanpitäjääsi vaikkapa WhatsApp:n tai sähköpostin ja puhelimien välityksellä? Oletko kiireinen, jolloin virtuaaliset neuvottelut kirjanpitäjän kanssa ovat toimivampia, kuin poikkeaminen toimistolla?

Tämän päivän ohjelmistot mahdollistavat erilaisia tapoja toimia. Mieti yrittäjänä, mikä on sinulle tärkeää ja millainen toimintatapa yhdessä tilitoimiston kanssa tukee sinun yrittäjyyttäsi ja menestystäsi parhaiten.

Suositukset ja henkilökemia

Kun yritys lähtee kartoittamaan tilitoimistoa itselleen, on hyvä pyytää tilitoimistoista suosituksia. Suosituksia voi pyytää muilta yrittäjiltä, tai tarjoukseen voi pyytää referenssejä tilitoimistoilta, joihin on yhteydessä.

Henkilökemia on myös tärkeä osa ulkoistamista. Kun valitsee kirjanpitäjää, on yrittäjänä hyvä luottaa omaan intuitioon ja on tärkeää, että heti alusta alkaen kommunikaatio toimii. Viestintä on rentoa ja tyhmätkin kysymykset tulee käsiteltyä asianmukaisesti. Älä valitse tilitoimistoa, jonka kanssa asioidessasi sinulle tulee olo, ettei sinua yrittäjänä ymmärretä tai kuunnella.

5 tärkeintä asiaa tilitoimiston valinnassa

1. Ohjelmistojen sähköisyys, automaatio sekä rajapinnat
2. Selvitä tilitoimistojen taustat ja keskustele tarjouksista eri toimistojen kanssa
3. Hyvä tilitoimisto auttaa menestymisessä – tarkastele kokonaisuutta – älä vain hintaa
4. Tarkista tilitoimiston osaaminen ja kouluttautuminen
5. Kysy suosittelijoita, referenssejä

Netvisoria käyttävät tilitoimistot löydät Netvisor MarketPlacesta.