Tarvitsetko apua yrityksen digitalisointiin?

Ajantasainen talousdata on yrityksen kehittämisen ja nykyään myös puhtaasti toiminnan jatkuvuuden kannalta elintärkeää. Digitaalisten työkalujen käyttöönotto ja niiden tuoma toiminnanmuutos voivat kuitenkin tuntua isolta ja vaikealta projektilta. Yksin sitä ei kuitenkaan tarvitse tehdä, sillä apua on tarjolla, jopa valtion tukemana.

Taloushallinnon automatisoinnista on puhuttu jo vuosia, mutta kuitenkin koronapandemian alkuvaiheessa Taloushallintoliitto kertoi, että vain 30 % tilitoimistojen asiakasyrityksistä on sähköistänyt taloushallintonsa. Siis 70 % yrityksistä antaa valtavan kilpailuedun muille, vaikka se olisi helposti kurottavissa kiinni.

Taloushallinnon arjen automatisointi sekä yrittäjän että kirjanpitäjän näkökulmasta on tänään helpompaa kuin koskaan: laskuaineistot ovat sähköistyneet, järjestelmien ominaisuudet parantuneet ja hintatasot ovat sellaisia, että sähköinen taloushallinto on kaikkien saatavilla.

Ei kuitenkaan riitä, että on modernit järjestelmät käytössä, jos niitä ei hyödynnetä maksimaalisesti. On taloushallinto hoidossa ”in-house” tai kumppanilla, pitää yrityksen johdon vaatia taloushallinnostaan ajantasaista talousdataa. Ei laivaakaan ajeta päivän saatikka kuukauden vanhalla tutkakuvalla.

Ajantasainen talousdata ensiarvoisen tärkeää

Ennen sähköisiä järjestelmiä ja automaatiota oli tavallista, että yrityksen johto teki talouspäätöksensä n. 1,5 kuukautta vanhan tiedon perusteella. Tämä aika tuntuu nykyisessä hektisessä maailmassa ikuisuudelta!

Modernit järjestelmät vaativat modernit prosessit, jotta talousdata on ajantasaista ja taas ajantasaisesta talousdatasta voidaan tehdä oikeita päätöksiä yrityksen toiminnan parantamiseksi sekä kehittämiseksi.

Oman kokemukseni mukaan ne yhtiöt, joilla on ollut käytössään ajantasaista talousdataa ovat selvinneet koronapandemiasta merkittävästi muita paremmin

Ajantasainen talousdata on myös ensiarvoisen tärkeää yrityksen selviämiseksi erilaisista poikkeustilanteista. Oman kokemukseni mukaan ne yhtiöt, joilla on ollut käytössään ajantasaista talousdataa esim. asiakkaiden maksukäyttäytymisestä, yrityksen kassavirrasta ja omasta myynnistään, ovat selvinneet koronapandemiasta merkittävästi paremmin, kuin ne, joilla ei ole ollut.

Esimerkiksi asiakasyrityksemme, joka toimii valmistavassa teollisuudessa pystyi modernin taloushallintojärjestelmän ja meidän avulla ennustamaan koronan vaikutusta yrityksensä tilauskantaan sekä sitä kautta kassavirtaan ja tekemään tarvittavia sopeuttamistoimia.

Data järjestelmien avulla helposti tulkittavaksi

Modernin yrityksen taloushallinnon ekosysteemi koostuu tänä päivänä monesta osasta: palkka-, kirjanpito-, raportointi-, kassa-, varastonhallinta-, HR- ja toiminnanohjausohjelmisto, yleisimmät luetellakseni. Nämä kaikki ominaisuudet voi löytyä yhdestä ohjelmasta, mutta monesti voi olla tarvetta useammalle ohjelmalle.

Moderneissa ohjelmissa pystytään lisäksi rikastamaan yrityksen omaa dataan esim. asiakkaiden luottoluokitus tai toimialan tilastotiedoin. Tärkeää on valita itselleen sopivimmat ohjelmat, mutta kuitenkin samalla pyrkiä pitämään erilaisten ohjelmien määrä mahdollisimman pienenä. Netvisorin kaltainen monipuolinen ohjelma auttaa ohjelmamäärän rajaamisessa.

Enää yrittäjän ei tarvitse olla talousasiantuntija voidakseen johtaa oman yrityksensä taloutta

Monen eri ohjelman data on saatava talousjohtamisen mahdollistamiseksi yhteen ohjelmaan. Tähän tarkoitukseen on kehitetty BI-ohjelmat. Näiden ohjelmien tarkoitus on koota data useasta lähteestä ja visualisoida se käyttäjälleen helppokäyttöiseksi. Enää yrittäjän ei tarvitse olla talousasiantuntija voidakseen helposti johtaa oman yrityksensä taloutta, sillä pureskeltu ja visualisoitu tieto helpottaa päätöksentekoa merkittävästi.

Useasti asiakkaamme ovat valittaneet, etteivät he ymmärrä tuloslaskelmaa ja tasetta. Tämän vuoksi olemme yhdessä heidän kanssaan määrittäneet heille tärkeät tunnusluvut, jotka voivat olla mitä tahansa: toimintakohtainen kate, keskituntihinta, myydyt kappaleet, ostojen kehitys yms. Sen jälkeen olemme visualisoineet ne helposti ymmärrettäväksi raportiksi. Tällä tavoin liiketoiminnan johtamisesta on tullut helpompaa.

Miten sitten alkuun?

Itse sanoisin, että ottamalla yhteyttä omaan tilitoimistoosi tai mikäli taloushallintonne hoidetaan yhtiössänne, niin oikeanlaiseen konsulttiin. Mikäli tilitoimistonne vastaa, ettei vaihtoehtona ole kuin yksi ohjelma tai mikä ajantasainen taloushallinto, niin on korkea aika myös harkita toimiston vaihtoa.

Nykyaikaisen tilitoimiston on osattava auttaa yrittäjää ohjelmistoviidakossa ja pystyttävä auttamaan yrittäjää löytämään itselleen parhaat ratkaisut. Yritysten tarpeet ja tilanteet ovat niin moninaisia, ettei patenttiratkaisuja löydy.

Me olemme yhdessä Netvisorin kanssa ratkoneet lukuisten eri kokoisten yritysten ohjelmistohaasteita ja rakentaneet kokonaisuuksia, jossa rajapintojen avulla on yhdistetty useita erilaisia ohjelmia toimivaksi kokonaisuudeksi.

ELY:n kehittämispalvelut tukena

Tämänkaltaiset projektit on usein aloitettu ELY:n kehittämispalveluiden Analyysi -palvelun avulla, jossa on selvitetty yrityksen nykytilanne ja tulevaisuuden tarpeet. Tämä on ollut kätevää, koska toimin itse ELY:n hyväksymänä kehittämispalveluiden konsulttina. ELY:n Kehittämispalvelut ovat tarkoitettu yrityksille, jotka haluavat kehittää liiketoimintaansa, kasvaa tai uudistua.

Kehittämispalveluiden hienous on siinä, että valtio tukee tätä digitalisoitumista ja yrittäjälle jää vain omavastuuosuus maksettavaksi.

Analyysivaiheen jälkeen on siirrytty konsultointi vaiheeseen, jolloin laaditaan suunnitelma siitä millaiset digitaaliset ratkaisut ja toimintamallit sopivat juuri sinun yrityksellesi. Asiakkaat ovat olleet erittäin tyytyväisiä tähän tapaan digitalisoida toimintaansa ja ovat todenneet kehittämispalveluiden hyödyntämisen madaltaneen kynnystä lähteä liikkeelle.

Juuri hiljattain päättyneen analyysin yhteydessä asiakasyritys oivalsi, että he ovat laskeneet tuottavuutensa virheellisesti ja että ilman modernia järjestelmää heidän on hyvin työlästä laskea sitä. Päätimmekin siis jatkaa seuraavaksi konsultointiin ja kartoittaa heille oikeat ohjelmistoratkaisut sekä taloushallinnonprosessit.

Olisiko teidän yrityksessänne aika ottaa digiloikka?

Tatu Virta on tilitoimisto Aarnio Oy:n toimitusjohtaja ja ELY:n kehittämispalveluiden konsultti