Fiksu pääsee vähemmällä – Taloushallinto-ohjelmisto auttaa uuden yrittäjän alkuun

Taloushallinto-ohjelmisto helpottaa yrittäjän arkea merkittävästi. Sen sijaan, että keräisit laskuja ja kuitteja pöydän kulmalle ja toimittaisit ne kerran pari kuussa tilitoimistoon tai makselisit laskuja nettipankissa ja lähettäisit myyntilaskut jostain toisesta järjestelmästä, on kaikki talousasiat järkevää hoitaa yhdessä paikassa.

Pien Brew Pubin ja Pien Shop and Barin perustaja ja omistaja Tuomas Kokkonen päätti kollegansa kanssa jo ensimmäisen yrityksen perustamisvaiheessa valita monipuolisen taloushallinto-ohjelmiston yritystalouden pyörittämiseen. Yhtenä tärkeimpänä syynä oli ohjelmiston tarjoama helppous.

– Ihan pystymetsästä ryhdyttiin yrittäjiksi ja ajateltiin, että pääsemme helpommalla, kun hankimme heti alusta alkaen kunnollisen taloushallintojärjestelmän ja tilitoimiston avuksi. Itse olen ainakin niin laiska, että haluan asioiden hoituvan mahdollisimman helposti, Kokkonen perustelee investointia taloushallinto-ohjelmistoon heti yrityksen alkutaipaleella.

Monta tehtävää voi automatisoida

Pilvessä toimiva taloushallinto-ohjelmisto ei sido sinua toimistolle tietokoneen ääreen, vaan voit maksaa laskut ja seurata talouslukuja vaikka bussimatkalla. Toinen merkittävästi yrittäjän aikaa säästävä ominaisuus on automatiikka.

Esimerkiksi Netvisor taloushallinto-ohjelmistossa kaikki tärkeät raportit, kuten kassavirtaennuste ja tuloslaskelma syntyvät automaattisesti. Voit muun muassa automatisoida lähes kaikki ostolaskut ja merkittävän osan kirjanpidosta. Päätät itse automaation tason.

Automaation ansiosta sinulla on koko ajan ajantasainen sekä tulevaisuuteen katsova taloustieto käytettävissäsi, sen sijaan, että odottaisit tilitoimistolta viime kuun raportteja, joista ei ole käytännön hyötyä päätöksiä tehtäessä.

Budjetilla yritykselle suunta

Yksi selkeä hyöty taloushallinto-ohjelmistosta on se, että se helpottaa myös budjetin laatimista. Ihan alkuun voi olla vaikea arvioida, miten paljon yrityksellä tulee olemaan tuloja ja menoja sen ensimmäisen toimintavuoden aikana. Budjetilla voi kuitenkin asettaa itselleen tavoitteita, jolloin yrityksellä on alusta alkaen selkeä suunta, johon tähdätä.

Tuomas Kokkosella on kokemusta yrityksen pyörittämisestä sekä ilman budjettia että budjetin ohjaamana. Hänestä budjetilla on hyvin suuri merkitys yritystoimintaan.

– Kun meillä ei ollut budjettia, niin olihan se sellaista tuuliajolla oloa. Ei pystynyt suunnittelemaan mitään tai kehittämään yritystä. Mentiin vain päivä kerrallaan ja koetettiin pärjätä. Budjetti on antanut tavoitteen, jonka toteutumista voi seurata, Kokkonen kertoo.

Miksi monipuolinen ohjelmisto alusta alkaen?

Kirjanpitoa ja laskutusta varten löytyy markkinoilta useita ohjelmistovaihtoehtoja. On jopa ilmaisia ohjelmistoja, joilla voi hoitaa pienen yrityksen lakisääteisen kirjanpidon. Siitä huolimatta suosittelemme jokaiselle yrittäjälle laadukkaan ja monipuolisen taloushallinto-ohjelmiston hankintaa.

Miksi? Siihen on useampiakin syitä. Edellä mainitut automaatio ja budjetointi ovat erinomaisia syitä. Samoin on yritystoimintasi jatkuvuuden takaaminen. Pelkkä lakisääteinen kirjanpito ei auta sinua yrityksesi johtamisessa. Viime kuun tuloslaskelma ei auta suunnittelemaan ensi kuun investointeja tai kerro, miten paljon täytyisi myydä enemmän, jotta voisit maksaa itsellesi palkkaakin.

Monipuolinen taloushallinto-ohjelmisto sisältää useita erilaisia raportteja, joiden avulla sinun on mahdollista tehdä tietopohjaisia päätöksiä, löytää säästökohteita, seurata yrityksen eri toimintojen kannattavuutta ja niin edelleen. Lisäksi ohjelmisto vähentää virheiden määrää niin laskutuksessa kuin kirjanpidossa. Se säästää paljon aikaa turhasta työstä, mutta voi myös pelastaa monilta ongelmilta.

Lisäksi monipuolinen ohjelmisto mahdollistaa yrityksen kasvattamisen. Voit pikkuhiljaa laajentaa tutun ohjelmiston käyttöä, eikä sinun tarvitse muutaman vuoden päästä vaihtaa uuteen ja opetella jälleen käyttö alusta alkaen. Tämä oli yksi syy miksi Tuomas Kokkonen kumppaneineen päätyi kattavaan ohjelmistoon alusta alkaen.

– Meillä oli heti ajatuksena, että ei me perusteta mitään pikkufirmaa, vaan tavoitteena oli kasvattaa yritystä koko ajan isommaksi. Siksi oli itsestään selvää, että alusta alkaen täytyy myös olla softa, joka toimii sekä pienelle että isolle yritykselle.

Käytön laajentaminen helpompaa kuin kokonaan uuden opettelu

Kokkonen aloitti Netvisorin käytön ostolaskuista ja on pikkuhiljaa laajentanut käyttöä. Hänen mielestään on ehdottomasti helpompi laajentaa olemassa olevan ohjelmiston käyttöä kuin vaihtaa kokonaan uuteen. Varsinkin, kun käyttöä voi opiskella täysin omaan tahtiin. Netvisorilta löytyy mm. käyttöoppaita ja koulutusvideoita ja oma käyttäjäyhteisö, jossa voi kysyä neuvoa muilta käyttäjiltä.

Yksi pohtimisen arvoinen syy on myös ohjelmiston vaihtamisen hankaluus. Vaikka tietojen siirtoon kehitetään koko ajan uusia ratkaisuja on koko yrityksen taloushistorian siirtäminen ohjelmistosta toiseen edelleen monimutkainen ja aikaa vievä prosessi.

Bisnespöytä-podcastissa yrittäjä Tuomas Kokkonen ja Netvisorin data-analyytikko Lasse Kosonen keskustelevat taloushallinto-ohjelmiston hyödyistä uudelle yritykselle.