Urheiluseuran talous järjestykseen
Urheiluseuran tärkein tehtävä on järjestää jäsenilleen seuran tavoitteiden mukaista toimintaa. Hyvin järjestetty ja hoidettu taloushallinto toimii tärkeänä tukena seuran toiminnan johtamiselle ja kehittämiselle. Taloudellisten voimavarojen riittävyys ja tehokas käyttö ovat kriittisiä tekijöitä seuratoiminnan monipuolisuuden ja jatkuvuuden kannalta. Siksi taloushallinnon hoitamiseen kannattaa kiinnittää erityistä huomiota.
Taloushallinnon hoitamisen rutiinit kannattaa suunnitella toimiviksi ja selkeiksi. Ratkaiseva tekijä kuitenkin on, kuinka suunnitellut asiat saadaan toimimaan käytännössä. Koko taloushallinnon kaataminen yhden ihmisen harteille on aina riski:
– Yhdistyksen johdolla ei ole ajantasaista tietoa talouden tilanteesta.
– Rahat voivat loppua, kun ei olla tietoisia kassan todellisesta tilanteesta.
– Jäsenmaksuja jää keräämättä, kun ei ole järjestelmällistä seurantaa.
– Laskuja jää maksamatta ja muitakin inhimillisiä virheitä voi sattua.
– Kiusaus käyttää yhdistyksen varoja väärin voi kasvaa, kun vain yhdellä ihmisellä on kokonaiskuva hallussaan.
Sähköinen taloushallinto ratkaisee ongelmat
Sähköinen taloushallinto-ohjelmisto mahdollistaa seuralle ajantasaisen taloustiedon. Kaikilla hallituksen jäsenillä on pääsy reaaliaikaiseen talousdataan, jolloin läpinäkyvyys kasvaa ja väärinkäytösten mahdollisuus kutistuu olemattomaksi.
Ajantasainen tieto takaa sen, että mahdollisiin kassan vajauksiin pystytään varautumaan ja tekemään korjaavia toimenpiteitä ajoissa. Myös inhimillisten virheiden määrä vähenee, kun sähköiseen järjestelmään asetetaan muistutuksia ja automaatiosääntöjä.
Joukkueiden ja seuratason kirjanpidon hoitaminen samassa sähköisessä järjestelmässä tuo talouden hoitamiseen läpinäkyvyyttä. Joukkueille voidaan luoda omat budjetit ja koostaa kaikista osabudjeteista koko seuran budjetti. Näin saadaan myös parempi kokonaiskuva seuran taloudesta.
Seurajohdon hoidettava hallinto kuntoon
Hallinnon toimintatavat kannattaa kuvata yhdistyksen “pelikirjaan”. Siihen on hyvä kirjata hallituksen jäsenten tehtävänkuvat, päätöksenteon pelisäännöt, talouden hoitamisen organisointi sekä esimerkiksi rahoituksen hankinta ja yhteistyösopimusten tekemisen pelisäännöt.
Kun ne ovat kaikille selkeitä, on asioiden hoitaminen helpompaa ja toiminnasta jää turhat kommunikoimattomuudesta aiheutuvat sekaannukset pois.
Sisäinen valvonta on tärkeää
On helppo ajatella, että väärinkäytökset eivät ole meidän seurassa mahdollisia. Käytäntö on kuitenkin osoittanut, että urheiluseuroissa väärinkäytökset ovat yllättävänkin yleisiä.
Sähköinen järjestelmä antaa mahdollisuuden seurata ajantasaisesti seuran budjetin toteutumista. Seurannalla johto varmistaa, että seuran toimintaedellytykset säilyvät ja tavoitteet saavutetaan.
Yhdistyksen toiminnan sisäinen valvonta ja varainhoidon asianmukainen järjestäminen on johdon tehtävä. Toimivalla sisäisellä valvonnalla pystytään parhaimmillaan estämään mahdolliset väärinkäytökset ja turvataan taloudellisten resurssien asianmukainen käyttö.
Ryhtiliikettä ei ole syytä lykätä
Myös seuratoiminnassa ihmiset ovat se voimavara, jolla toiminta pyörii ja sitä saadaan kehitettyä eteenpäin. Johdon tehtävä on luoda hyvät edellytykset yhteistyölle ja positiivisen tekemisen kierteelle.
Panosta seuratoiminnassa mukana oleviin ihmisiin, tarjoa heille parhaat mahdolliset työkalut tehtäviensä hoitamiseen, huolehdi koulutuksesta sekä avoimesta ja rehdistä ilmapiiristä. Innostakaa yhdessä jäsenet aktiiviseen toimintaan!
Lisää ohjeita urheiluseuran talouden ammattimaiseen hoitamiseen löydät Urheiluseuran taloushallinnon järjestäminen -oppaasta.
Marja-Liisa Lohtander työskentelee Visma Netvisorin tuotekehityksessä Accounting Advisor -roolissa auttaen kaikkia tiimejä. Taloudellisen informaation luotettavuus on aina ollut lähellä Marja-Liisan sydäntä.
