Sähköinen laskutus helpottaa arkea ja on EU:n standardien mukainen tapa hoitaa myyntilaskut

Laskutus on yksi yrityksen perustoiminnoista ja toistuvista rutiineistä. Siksi siihen ei kannata käyttää resursseja tai kallista työaikaa.

Sähköinen laskutus on modernin organisaation tapa hoitaa laskutusprosessi. Samalla se on myös EU:n hyväksymä tapa laskuttaa.

Muutoksen myötä esimerkiksi sähköpostilla lähetetty lasku ei enää täytä EU:n verkkolaskudirektiivin mukaista määritelmää.

Sähköinen myyntilaskutus säästää aikaa

Heitä arvio, kuinka paljon laskun luominen käsin, tallentaminen, lähettäminen sähköpostilla ja arkistoiminen kuluttavat aikaa?

Niinpä. Sähköisellä laskutusohjelmalla voit muodostaa ja lähettää laskut asiakkaille parilla klikkauksella. Lisäksi sähköisen laskun hinta on murto-osa postimaksun hinnasta ja järjestelmästä lähtevä lasku on myös huomattavasti tietoturvallisempi kuin tietokoneen kovalevylle talteen jäävä sähköpostiliite.

Sähköinen järjestelmä auttaa sinut alkuun myyntilaskutuksen hallinnassa. Fiksuinta on kuitenkin valita sellainen laskutusohjelma, jolla laskutusprosessin voi myös automatisoida. Näin minimoit myyntilaskutukseen kuluvan ajan ja teet arjesta moninkertaisesti sujuvamman.

Mitä tarkoittaa automaattinen myyntilaskutus?

Modernin pilvipohjaisen järjestelmän avulla myyntilaskujen käsittelyn voi jättää suurelta osin automaation hoidettavaksi. Ensinnäkin, automaatio hoitaa laskujen luonnin ja lähettämisen puolestasi. Esimerkiksi kuukausittain toistuvat myyntilaskut voi asettaa muodostumaan itsestään ja lähtemään sovittuna ajankohtana asiakkaalle.

Lisäksi, kun asiakas maksaa laskun, siirtyy suorite automaattisesti myös kirjanpitoon. Tämä säästää huomattavasti työaikaa ja poistaa manuaalisen lukujen näpyttelyn sekä tiedonsiirron laskutusprosessista.

Älykkään ohjelmiston valinta kannattaa myös siksi, että huhtikuussa 2020 direktiivi sähköisestä laskutuksesta tulee koskemaan kaikkia suomalaisyrityksiä.

Toiseksi, on tärkeää, että ohjelmistossa on valmiit pankkiyhteydet, jolloin voit tarkastella maksusuorituksia ohjelmistosta reaaliajassa sen sijaan, että kirjaudut verkkopankkiin useita kertoja päivässä. Ohjelmisto hakee laskuihin saapuvat suoritukset pankista ja ne kohdistuvat laskuille automaattisesti viitteen perusteella. Ohjelmisto myös huomaa, jos jokin ei laskutuksessa täsmää ja ilmoittaa virheistä.

Älykkään ohjelmiston valinta kannattaa myös siksi, että huhtikuussa 2020 direktiivi sähköisestä laskutuksesta tulee koskemaan kaikkia suomalaisyrityksiä. Muutoksen myötä esimerkiksi sähköpostilla lähetetty lasku ei enää täytä EU:n verkkolaskudirektiivin mukaista määritelmää. Valtiokonttorin mukaan lain on tarkoitus tehostaa yritysten toimintaa vauhdittamalla siirtymistä automatisoituun taloushallintoon.

Reaaliaikainen myyntireskontra – yrittäjän tärkein työkalu

Automaation ansiosta myyntireskontra sekä muut talouden raportit ovat aina reaaliajassa, mikä tekee toiminnan johtamisesta helpompaa. Juuri rahavirtojen seuraaminen on yrityksen talouden kannalta tärkeä toiminto. Yrittäjän on oltava ajan tasalla, mikä on kassan tilanne: kuinka paljon odotettavissa on saatavia kullakin hetkellä. Näin toimintaa ja esimerkiksi hankintoja voi suunnitella kestävällä tavalla.

Sähköinen taloushallinto auttaa näkemään, kuinka paljon sinulle ollaan velkaa.

Myös maksuvalmiuden kannalta on tärkeää, että raha myydyistä tuotteista ja palveluista kotiutuu sujuvasti ja ajallaan kassaan, eikä seiso myyntisaatavana yhtään sen kauempaa, kuin maksuaikaa on annettu. Sähköinen taloushallinto auttaa näkemään, kuinka paljon sinulle ollaan velkaa. Näet myyntireskontrasta, kuka on maksanut laskunsa ajallaan ja kenen suoritusta vielä odotat. Reskontran raporteilta saat kokonaiskuvan siitä, milloin saatavasi kotiutuvat.

Näet myös heti, jos jokin lasku tarvitsee toimenpiteitä tai asiakkaan maksu on myöhässä. Voit muistuttaa ja tehdä maksuhuomautukset järjestelmän kautta. Tarvittaessa siirrät laskut perintätoimiston tai perintäpalvelun käsiteltäväksi suoraan myyntireskontrasta.

Automaatio hoitaa laskujen luonnin ja lähettämisen puolestasi.

Myyntisaamisten kiertonopeus kuntoon

Välillä vajaus kassassa on väistämätöntä. Pitkät maksuajat hidastavat rahan kiertoa, mikä saattaa ajoittain aiheuttaa puutetta käteisvaroissa. Myyntisaamisten kiertoa tehostamaan kannattaa harkita myyntilaskujen myymistä luotonantajalle, jolloin omat rahat saa tehokkaaseen käyttöön heti.

Laskunluototuspalvelun avulla nostat myyntisaataviasi vastaavan summan rahaa kolmannelta osapuolelta. Laskunluototuspalvelu ei ole pikavippi eikä se ole velkaa. Palvelulla kotiutat saataviasi ennakkoon ja maksat palvelusta korvauksen, joka useimmiten rahan vakuutena on korko.

OP Laskulaina on laskunluototuspalveluiden palkittu edelläkävijä. Taloushallinnon ohjelmiston Netvisorin kanssa yhteistyössä kehitetty OP Laskulaina voitti pääpalkinnon kansainvälisessä Banking Technology Awards -kilpailussa. Palvelussa maksat nostamastasi luotosta 2% kuukausikoron. OP Laskulaina tukee automaatiota: kirjanpidossa ei tarvitse tehdä manuaalista työtä, vaan laskun luototuksen tiliöinnit tapahtuvat automaattisesti.

Jos kiinnostuit automatisoidusta myyntilaskutuksesta, suosittelen ottamaan yhteyttä Netvisorin myyntiin. Tarjoamme eri kokoisille yrityksille fiksun kattauksen eri hintaisia taloushallinnon paketteja, jotta kaikkien olisi mahdollista hoitaa laskutus tehokkaasti automaatiota hyödyntäen.

Ota yhteyttä asiantuntijoihimme