Ensimmäinen työntekijä – askel kohti kasvua
- Suunnittele rekrytointi. Mieti, millaista osaamista yrityksesi tarvitsee ennen ensimmäistä rekrytointia.
- Hoida työnantajan velvoitteet. Työsopimus, vakuutukset ja palkanmaksu kannattaa laittaa kuntoon heti alusta.
- Hyödynnä automaatiota. Ohjelmisto ja asiantuntijat helpottavat palkanlaskentaa ja vapauttavat aikaa yrityksen kasvattamiseen.
Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen on yksi yrittäjän merkittävimmistä päätöksistä. Samalla yrityksesi ottaa seuraavan askeleen eteenpäin. Mukaan tulee uusia velvoitteita ja vastuuta, mutta ennen kaikkea mahdollisuus kasvattaa liiketoimintaa.
Netvisor-konsultti ja entinen tilitoimistoyrittäjä Kirsi Rantakaulio on kokenut yrittäjä ja tehnyt töitä yli 200 yrityksen taloushallinnon parissa. Hän kokosi parhaat vinkkinsä ensimmäisten työntekijöiden palkkaamista miettiville.
Mieti tarve ennen kuin rekrytoit
Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen voi tuntua kiireelliseltä, varsinkin jos töitä on enemmän kuin ehdit tehdä. Silloin houkutus on suuri tarttua ensimmäiseen sopivaan tekijään, joka sattuu olemaan saatavilla. Usein kannattaa kuitenkin käyttää hetki suunnitteluun.
Kysy itseltäsi:
- Mitä osaamista yritykseni tarvitsee juuri nyt?
- Mihin tehtäviin tarvitsen apua?
- Millainen henkilö sopii yritykseni toimintatapaan ja tavoitteisiin?
Kun kirjaat tarpeet ja odotukset ylös, rekrytointi on huomattavasti helpompaa. Laadi selkeä työpaikkailmoitus ja keskustele useamman ehdokkaan kanssa. Hyvin tehty rekrytointi kantaa pitkälle tulevaisuuteen.
Vinkki
Haastattele aina useampaa henkilöä. Selvitä, mitä he tavoittelevat työltään ja uraltaan. Kun työntekijän ja yrityksen tavoitteet tukevat toisiaan, yhteistyö lähtee vahvalta pohjalta liikkeelle.
Työnantajuus vaatii uudenlaista ajattelua
Kun palkkaat ensimmäisen työntekijän, et ole enää pelkästään yrittäjä. Olet myös työnantaja.
Muutos voi tuntua pieneltä, mutta käytännössä se näkyy jokaisessa kohtaamisessa. Vaikka työntekijä olisi vanha tuttu tai ystävä, hän kuulee sanasi myös työnantajan näkökulmasta.
Siksi avoin keskustelu kannattaa aloittaa heti alusta. Kerro selkeästi, mitä odotat työntekijältä. Kysy myös, mitä hän odottaa sinulta esihenkilönä ja työltään. Hyvä perehdytys ei ole pelkkää työtehtävien opastamista, vaan yhteisten pelisääntöjen rakentamista.
Harva yritys kasvaa yksin. Hyvät työntekijät mahdollistavat seuraavan kasvuloikan.
Palkanmaksuun liittyvät velvoitteet
Moni uusi työnantaja huokaisee tässä kohtaa syvään. Palkanmaksuun liittyy useita pakollisia asioita, mutta ne ovat täysin hallittavissa, kun etenet vaihe kerrallaan.
1 Työnantajarekisteri
Ilmoittaudu Verohallinnon työnantajarekisteriin ennen ensimmäistä palkanmaksua.
2 Vakuutukset
Hanki TyEL-eläkevakuutus sekä tapaturma- ja ammattitautivakuutus.
3 Työsopimus
Tee aina kirjallinen työsopimus. Siihen kirjataan esimerkiksi palkka, työtehtävät, työehtosopimus ja irtisanomisehdot.
4 Palkanlaskenta
Kerää palkanmaksua varten tarvittavat tiedot: nimi, henkilötunnus, tilinumero ja verokortti.
Palkkalaskelma ja tulorekisteri
Jokaisesta maksetusta palkasta täytyy toimittaa työntekijälle palkkalaskelma. Siitä näkyvät muun muassa bruttopalkka, ennakonpidätys, TyEL-maksu ja työttömyysvakuutusmaksu.
Kaikki palkat ilmoitetaan tulorekisteriin, josta Verohallinto, Kela, eläkevakuutusyhtiöt ja muut viranomaiset saavat tiedot. Ilmoitus pitää tehdä viiden päivän kuluessa palkanmaksupäivästä.
Netvisor-vinkki
Netvisorissa tulorekisteri-ilmoitus lähtee automaattisesti samalla, kun laitat palkat maksuun. Sinun ei tarvitse tehdä erillisiä ilmoituksia tai huolehtia siitä, unohtuuko jokin vaihe.
Muista: työaikakirjanpito on lakisääteistä
Työaikakirjanpito koskee myös kuukausipalkkaisia työntekijöitä. Kyse ei ole pelkästään käytännöllisestä seurannasta, vaan lakisääteisestä velvollisuudesta.
Työsuojeluviranomaiset voivat tarvittaessa pyytää tiedot nähtäväksi. Samalla asianmukainen kirjanpito turvaa myös sinua työnantajana mahdollisissa selvitystilanteissa.
EU:n palkka-avoimuusdirektiivi koskee kaikkia
EU:n palkka-avoimuusdirektiivi tuo velvoitteita myös pienille yrityksille. Jo rekrytointivaiheessa työnhakijalle pitää pystyä kertomaan tehtävän palkkahaitari tai palkkataso.
Huomioi
Työntekijällä on oikeus saada tietoa siitä, miten hänen palkkansa suhteutuu samaa työtä tekevien palkkoihin. Selkeä palkkarakenne kannattaa rakentaa heti alusta asti. Se säästää aikaa ja vähentää epäselvyyksiä myöhemmin.
Lue lisää: Palkka-avoimuus koskee kaikkia yrityksiä – näin valmistaudut siihen
Kannattaako palkanlaskenta ulkoistaa?
Moni yksinyrittäjä hoitaa oman palkanmaksunsa ohjelmiston avulla ilman ulkopuolista apua. Ensimmäisen työntekijän kohdalla kannattaa kuitenkin pohtia, toisiko palkanlaskennan ulkoistaminen mielenrauhaa.
Hyvä palkanlaskija tekee paljon enemmän kuin laskee palkat. Hän auttaa sinua pysymään ajan tasalla vakuutuksista, viranomaisilmoituksista ja muuttuvista velvoitteista. Samalla voit itse keskittyä yrityksesi kasvattamiseen.
Kolme asiaa, joita ei kannata unohtaa
- Mieti tarve etukäteen. Määrittele, millaista osaamista tarvitset ja mihin tehtäviin ennen rekrytoinnin aloittamista.
- Tee kirjallinen työsopimus. Se tuo selkeyttä molemmille osapuolille ja kokoaa tärkeät tiedot yhteen paikkaan.
- Hoida työnantajan perusasiat kuntoon. Työnantajarekisteri, vakuutukset ja tulorekisteri-ilmoitukset kuuluvat mukaan heti ensimmäisestä palkasta lähtien.
Ani Rumpu on sisällöntuottaja Netvisorin markkinoinnissa. Entinen pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.
