Sähköinen allekirjoitus on paljon enemmän kuin vain allekirjoitus

Suomessa on sopimusvapaus ja pääasiassa sopimukset voidaan tehdä kirjallisesti, suullisesti tai jopa hiljaisesti. Sopijaosapuolten oikeusturvan vuoksi on kuitenkin tärkeää, että sopimus tehdään aina kirjallisena ja kaikkien osapuolten allekirjoittamana, sanoo juristi, Lexperience Oy:n toimitusjohtaja Elina Koivumäki.

Kuuntele podcastina.

Perinteisissä sopimusten allekirjoitustavoissa on kuitenkin omat ongelmansa. Elleivät sopijaosapuolet istu saman päydän ääressä, ei oikeastaan ole ollut tapaa varmistaa allekirjoittajan henkilöllisyyttä. Sopimuksia on voitu matkan varrella muutella alkuperäisestä ja allekirjoitusten saaminen on myös voinut kestää postin kulusta, teknisistä ongelmista, muistamattomuudesta, kiireestä jne. johtuen jopa viikkoja.

Visma Signin tuotejohtajan Antti Larvalan mukaan sähköinen allekirjoitus ratkaisee kaikki nämä ongelmat.

Lailla määritetty

Sähköinen allekirjoitus on Suomessa lailla määritelty. Lain mukaan dokumentin allekirjoittamistapahtumasta pitää jäädä jälki, dokumentin pitää olla muuttumaton ja vielä jälkikäteenkin täytyy kolmannen osapuolen pystyä varmistumaan, että dokumentti on säilynyt muuttumattomana.

EU-tasolla sähköiselle allekirjoitukselle on säädetty myös vaatimus vahvasta tunnistautumisesta. Suomessa se tarkoittaa käytännössä pankkitunnuksia, mobiilivarmennetta tai sormenjälkitunnistautumista. Vahva tunnistautuminen takaa nyt ensimmäistä kertaa sopimuksen lähettäjälle, että allekirjoittaja oikeasti on se henkilö, joka sanoo olevansa ja jolla todella on oikeus allekirjoittaa sopimus.

Aikaisemmin piti todella tarkkaan lukea allekirjoituskierrokselta palautuneet sopimukset, ettei sinne oltu tehty mitään lisäyksiä tai muutoksia. Nyt on se huoli poissa.

Sähköisesti allekirjoitetut dokumentit on myös “sinetöity” siten, ettei niitä pääse muokkaamaan. Aikaisemmin esimerkiksi postitse tai sähköpostilla lähetettyjä dokumentteja on periaatteessa voinut muokata mielin määrin.

– Aikaisemmin piti todella tarkkaan lukea allekirjoituskierrokselta palautuneet sopimukset, ettei sinne oltu tehty mitään lisäyksiä tai muutoksia. Nyt on se huoli poissa, kun voi luottaa, ettei vastaanottaja voi enää tehdä sille mitään, Elina Koivumäki sanoo.

3 minuutin käyttöönotto

Sähköinen allekirjoitus on moderni pilvipalvelu, joka ei vaadi pitkiä asennusprojekteja eikä laitehankintoja. Esimerkiksi Visma Sign sähköisen allekirjoituksen saa yrityksensä käyttöön vajaassa viidessä minuutissa, palvelun nettisivuilta. Käyttöönotto vaatii vahvan tunnistautumisen ja tilin luomisen yrityksen nimiin, jonka jälkeen sillä voi alkaa jo lähettää allekirjoituspyyntöjä.

– Uskon, että monilla yrityksillä on sellainen pelko, että käyttöönotto vaatii laiteasennuksia tai integraatioita. Minulla käyttöönotto vei kolme minuuttia ja oikeasti se ei vaatinut muuta kuin nettiyhteyden ja pankkitunnukset, Elina Koivumäki kertoo.

Myös järjestelmän käyttö on yleensä hyvin yksinkertaista. Esimerkiksi Visma Signissa dokumentin voi ladata sisään PDF:nä tai sen voi laatia järjestelmässä valmiina oleville dokumenttipohjille, verkkolomakkeille. Sen jälkeen allekirjoittajille lähetetään sähköpostilla tai tekstiviestillä allekirjoituspyyntölinkki, jonka kautta he pääsevät tutustumaan dokumenttiin ja tunnistautumisen jälkeen allekirjoittamaan sen.

– Tunnistautumisen jälkeen allekirjoittaminen tapahtuu nappia painamalla. Kun dokumentti on allekirjoitettu, lähtee se automaattisesti kaikille osapuolille sähköpostilla, kuvailee Antti Larvala sähköistä allekirjoitusprosessia.

Useita vaihtoehtoja

Aina ei allekirjoitusta tarvitse välttämättä todentaa vahvalla tunnistautumisella. Esimerkiksi, kun hallituksen pöytäkirjaan pyydetään allekirjoituksia, tunnetaan jokainen allekirjoittaja henkilökohtaisesti. Silloin voi prosessiin riittää kevyempi sähköinen allekirjoitus.

Niin sanotusta kevyestä sähköisestä allekirjoituksesta löytyy markkinoilta useita vaihtoehtoja. Esimerkiksi Yhdysvalloissa sähköistä allekirjoitusta koskeva lainsäädäntö on erilainen kuin Euroopassa. Siellä ei vaadita vahvaa tunnistautumista ja siksipä amerikkalaisia kevyen sähköisen allekirjoituksen palveluita onkin markkinoilla paljon.

Toisaalta on olemassa myös vahvaa tunnistautumista, esimerkiksi pankkitunnuksia jykevämpikin versio olemassa. Käytännössä se tarkoittaa kokonaan oman teknisen ympäristön luomista, jossa tunnistetaan henkilöt vahvasti. Nämä ovat pääosin globaalien konsernien tai valtioiden omia hankkeita.

Sähköinen sopimusarkisto takaa tietoturvan

Sähköinen allekirjoitus on myös mahdollista integroida moniin yrityksen järjestelmiin, jolloin dokumenttien laadinta ja allekirjoitettavaksi lähettäminen onnistuu samasta järjestelmästä. Visma Signissa on myös sisäänrakennettu dokumenttiarkisto, jonne kaikki Signilla allekirjoitetut dokumentit tallentuvat automaattisesti.

– Kaikki yritykset kamppailevat sen kanssa, että missä sopimukset säilytetään. Kuka tietää, missä mitkäkin sopimukset ovat ja kenellä on pääsy niihin? Visma Signin sähköinen dokumenttiarkisto on mielestäni ihan keskeinen asia, joka puoltaa sähköiseen allekirjoitukseen siirtymistä yritysten arjessa, Elina Koivumäki arvioi.

Sähköisessä arkistossa sopimukset ja muut yrityksen tärkeät paperit ovat myös turvassa. Papereita ei tarvitse säilöä mapeissa eri puolilla toimistoa, vaan kaikki löytyy yhdestä paikasta. Jokaiselle dokumentille määritetään käyttöoikeudet, jolloin niitä pääsevät tarkastelemaan vain ne henkilöt, joilla on siihen oikeus.

Visma Signin sähköinen dokumenttiarkisto on mielestäni ihan keskeinen asia, joka puoltaa sähköiseen allekirjoitukseen siirtymistä yritysten arjessa.

Yrityksen dokumenttien hallinta on tärkeässä roolissa monissa yrityksen kehitysvaiheissa. Kun tarvitaan rahoitusta, katsovat rahoittajat, missä kunnossa dokumentit ovat. Onko kaikki olennainen tallessa ja miten ne on tallennettu. Pankkilainassa yksi koronmäärityskriteeri on yrityksen dokumenttien hallinta. Erityisen tärkeää Due Diligence -valmius on yrityksen myyntivaiheessa.

Lisää faktaa ja käytännön esimerkkejä sähköisen allekirjoituksen käyttämisestä yrityksissä Bisnespöytä-podcastissa. Antti Larvala ja Elina Koivumäki kertovat lisäksi, miten sähköinen allekirjoitus helpottaa myös yksityishenkilöiden toimintaa esimerkiksi nettikaupankäynnissä.