logo-Artboard 3

Tulorekisteri on juuri nyt kaikkien palkkoja ja palkkioita maksavien huulilla. Valtion vuoden vaihteessa käynnistämä uusi järjestelmä on kuitenkin vasta alkusoittoa, sillä digitalisaatioon tähtääviä hankkeita on käynnissä useita. Tulorekisteri puhuttaa erityisesti, koska se on aiheuttanut lisätyötä, hidastanut palkanlaskentaprosessia, eikä automaattinen ilmoittaminen ole toiminut aivan yhtä jouhevasti kuin odotettiin. Kuka yllättyi, että uuden, massiivisen ja kymmeniä eri ohjelmistoja yhdistävän järjestelmän käyttöönotto ei ole sujunut aivan kuin Strömsössä?

Olemme tottuneet siihen, että uusien teknologioiden käyttöönotto vaatii aikaa ja korjausliikkeitä. Järjestelmä ei ehkä toimi heti alkuun aivan kuten odotettiin. Eivätkä ihmiset osaa käyttää järjestelmää vielä siten, kuten sitä on tarkoitettu käytettävän. Hanskoja ei kuitenkaan kannata heittää tiskiin vielä tulorekisterinkään osalta. Jos olisimme luovuttajia, ei meillä olisi autoja, älypuhelimia, Googlea eikä Netflixiä.

Päätöksiä tietoon vai tunteisiin pohjaten?

Tulorekisterin perimmäinen tavoite on helpottaa sekä palkanlaskijoiden että viranomaisten työtaakkaa automatisoimalla yksi palkanlaskennan prosessi kokonaan. Samalla harmaa talous vähenee ja viranomaiset saavat tarkempaa ja ajantasaisempaa tietoa suomalaisten tuloista. Jotta ilmoitusprosessin voi automatisoida, täytyy yrityksellä olla käytössään sähköinen palkanlaskentajärjestelmä.

Kaikilla ei sellaista vielä ole, eivätkä kaikki sitä haluakaan. Yksinyrittäjä miettii, mihin hän sellaista tarvitsee maksaessaan palkkaa vain itselleen. Toinen yrittäjä arvioi palkanlaskennan kustannusten nouseva ja kolmas pelkää, ettei osaa käyttää uutta järjestelmää.

Kuten yritystä koskevissa päätöksissä aina, kannattaa tässäkin jättää tunteet ja huhupuheet sivuun ja ottaa selvää faktoista. Mitä palkanlaskentajärjestelmän käyttöönotto sinulta oikeasti vaatii? Miten sitä käytetään? Mitä se automatisoi ja mitä hyötyä siitä on? Miten paljon se oikeasti maksaa ja mitä sen avulla voi säästää?

Palkanlaskennan automaatio auttaa monin tavoin

Automatisoitu palkanlaskenta muuttaa palkanlaskennan prosessia. Toimintatavat tulee uudistaa siten, että mahdollisimman paljon aineistoa tuodaan suoraan järjestelmään ja mahdollisimman vähän paperia kulkee yrityksen ja palkanlaskijan välillä. Tätä vaatii myös EU:n tietosuoja-asetus.

Tietyt prosessin osat säilyvät kuitenkin ennallaan; työntekijä kirjaa itse työtuntinsa, työnantaja tarkistaa ne ja palkanlaskija laittaa ne maksuun. Kun kaikki tämä tapahtuu yhdessä järjestelmässä, jää välistä monta turhaa työvaihetta pois. Ja monta vaihetta voidaan automatisoida.

Esimerkiksi järjestelmä laskee jokaisen työntekijän palkan automaattisesti tuntikirjausten mukaan. Se voidaan opettaa tekemään alakohtaisia ja TES:n mukaisia palkanlaskennan tehtäviä, kuten lisäämään palkkaan erityistehtävien mukaiset lisät tai vähentämään tietyt etuudet automaattisesti työntekijän tekemien kirjausten perusteella. Lomapäivien ja -palkan kertymät järjestelmä laskee automaattisesti. Myös palkkalaskelmien laatiminen nopeutuu merkittävästi.

Kokonaishyöty tuo säästöä

Palkanlaskennan automatisoinnista on toki paljon muitakin hyötyjä, kuin palkanlaskentaprosessin nopeuttaminen. Ensinnäkin tiedon tarkkuus. Kun tuntitiedot on kerran kirjattu järjestelmään, ei kenenkään tarvitse kirjata niitä uudelleen tai kopioida mihinkään. Järjestelmässä tieto on myös selkeää, eikä kenenkään tarvitse esimerkiksi tulkita toisen käsialaa.

Netvisorista löytyy myös pienyrittäjille tarkoitettu yrittäjäpalkka-toiminto. Se on suunniteltu niin yksinkertaiseksi, ettei yrittäjän tarvitse välttämättä olla aina yhteydessä tilitoimistoon, vaan hän voi nostaa palkkaa silloin, kun parhaaksi näkee. Yrittäjäpalkka kirjautuu myös kirjanpitoon automaattisesti, jos palkanlaskenta on integroitu kirjanpito-ohjelmaan.

Sähköisestä järjestelmästä saat aina ajantasaiset raportit silloin, kun niitä itse tarvitset. Palkanlaskijalla menee usein paljon aikaa siihen, että hän etsii tietoa yrittäjän pyynnöstä, toimittaa ikälistoja, vuosilomalistoja ja niin edelleen. Kun yrittäjä ja palkanlaskija pääsevät samaan järjestelmään, voi yrittäjä itse hakea tarvitsemansa tiedot järjestelmästä.

Tätä vaatii myös EU:n tietosuoja-asetus.

Tiedonkulun helppous ja turvallisuus. Palkanlaskijan ei tarvitse soittaa tai laittaa hyväksyjälle sähköposteja, vaan kaikki tieto liikkuu järjestelmän sisällä. Tieto kulkee koko ajan järjestelmässä, eikä mitään ole kenenkään muistin varassa.

Tiedot pysyvät tallessa. Kaikki dokumentit, sairausajan palkat, työsopimukset ja niin edelleen voidaan tallentaa järjestelmään. Tositteet ovat heti kirjanpidossa ja tuntiseuranta on aina ajantasainen. Kaikki tiedot pysyvät arkistossa, johon myös yrittäjällä on pääsy.

Tietojen hyväksyminen on helppoa. Kun palkanlaskija on saanut palkkalaskelmat valmiiksi, lähtevät ne automaattisesti oikealle henkilölle hyväksyntään. Hyväksyjä voi tehdä tarkastukset ja kirjata myös korjaukset suoraan järjestelmään, josta puolestaan lähtee automaattisesti ilmoitus palkanlaskijalle.

Pienessä yrityksessä, jossa on vain yksi palkansaaja, kustannus on edullisimmillaan vain muutamia euroja kuukaudessa.

Lomakauden vaihde, maalis-huhtikuun taite on aiemmin ollut palkanlaskijalle kiireistä aikaa: palkansaajien lomapäiväkertymät ja jäljellä olevien lomapäivien määrä on pitänyt tarkistaa, ja laskea lomapalkkavelka. Sähköisessä järjestelmässä näitä tietoja pidetään yllä automaattisesti. Joissakin järjestelmissä saadaan myös jaksotettua lomapalkkajaksotus kuukausittain osana palkkaprosessia, jolloin lomapalkkavelkaa ei enää tarvitse laskea käsin.

Jokainen edellä esitetty esimerkki vie perinteisessä palkanlaskennassa palkanlaskijan aikaa. Kun järjestelmä automatisoi osan tehtävistä ja esimerkiksi tiedonhankinta helpottuu, säästyy palkanlaskennasta myös rahaa. Järjestelmän hankinta voi toki maksaa jonkin verran, mutta usein hinnoittelussa otetaan huomioon yrityksen koko. Pienessä yrityksessä, jossa on vain yksi palkansaaja, kustannus on edullisimmillaan vain muutamia euroja kuukaudessa.

Edellä kuvatut hyödyt on poimittu Netvisor palkanlaskenta-ohjelmistosta, jossa kirjanpito ja palkanlaskenta toimivat yhdessä ja samassa järjestelmässä. Netvisorin hintalaskurilla voit laskea, mitä ohjelmisto maksaisi sinun yrityksellesi.


Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.