Palkanlaskennan automatisointi – miten tehdään ja mitä hyötyä?

Palkanlaskennan automatisointi etenee pikku hiljaa. Edelleen palkanlaskijalla on paljon tehtäviä hoidettavanaan ennen kuin palkansaaja saa kirjaamistaan tunneista rahat tilille. Kuitenkin monia, erityisesti hankalia laskutoimituksia ja turhauttavia rutiineja voidaan jo automatisoida ja siten helpottaa palkanlaskijan työtä.

Palkanlaskijan työ on erityisosaamista vaativa asiantuntijatyö, jossa pelkkä hyvä koulutus ei riitä, vaan osaamista täytyy pitää yllä koko ajan mm. lakien ja työehtosopimusten muuttuessa. Aina eivät myöskään yleiset ohjeistukset riitä, vaan jokaisella palkanmaksajalla voi olla vielä omia erikoistoiveita esimerkiksi lomajaksotusten tai lisien maksatuksen suhteen.

Tällaisten erityistoiveiden hoitamiseen Netvisor Palkat tarjoaa monipuoliset ja joustavat työkalut. Netvisorissa voi rakentaa säännöstöjä, joiden avulla ohjelmisto hoitaa monimutkaiset laskelmat automaattisesti, tarkasti ja aikaa säästäen.

Miten palkanlaskennan automatisointi tapahtuu?

Palkanlaskennan automatisointi ei ainakaan tällä hetkellä tarkoita vielä täysautomaatiota. Sitä se tuskin tulee koskaan olemaan. Palkanlakennan automatisointi muuttaa muuttaa toki palkanlaskennan prosessia, minkä vuoksi toimintatapoja on hyvä tarkastella ja uudistaa.

Nykyaikaisissa palkanlaskentajärjestelmissä pääsääntöisesti tunnit tulevat sisään palkansaajien kirjaamina. Mitään ei pitäisi enää liikkua sähköpostilla saati ruutupaperilla. Sitä edellyttää jo EU:n tietosuoja-asetuskin. Tuntikirjausten osalta palkanlaskijan tehtäväksi jää siis poikkeamien tarkistaminen.

Lomapäivien ja -palkan kertymät järjestelmä laskee automaattisesti

Tietyt prosessin osat säilyvät kuitenkin ennallaan; kun työntekijä on kirjannut työtuntinsa, työnantaja tarkistaa ne ja palkanlaskija hoitaa maksatuksen ja siihen liittyvät toimet. Kun kaikki tämä tapahtuu yhdessä järjestelmässä, jää välistä monta turhaa työvaihetta pois. Ja monta vaihetta voidaan automatisoida.

Ohjelmisto esimerkiksi laskee jokaisen työntekijän palkan automaattisesti tuntikirjausten mukaan. Se voidaan asettaa tekemään alakohtaisia ja TES:n mukaisia palkanlaskennan tehtäviä, kuten lisäämään palkkaan erityistehtävien mukaiset lisät tai vähentämään tietyt etuudet automaattisesti työntekijän tekemien kirjausten perusteella. Lomapäivien ja -palkan kertymät järjestelmä laskee automaattisesti. Myös palkkalaskelmien laatiminen nopeutuu merkittävästi.

Tietojen tarkkuus paranee

Palkanlaskennan automatisointi tuo toki paljon muitakin hyötyjä, kuin palkanlaskentaprosessin nopeutuminen. Ensinnäkin tiedon tarkkuus. Kun tuntitiedot on kerran kirjattu järjestelmään, ei kenenkään tarvitse kirjata niitä uudelleen tai kopioida mihinkään. Järjestelmässä tieto on myös selkeää, eikä kenenkään tarvitse esimerkiksi tulkita toisen käsialaa.

Netvisorista löytyy myös pienyrittäjille tarkoitettu yrittäjäpalkka-toiminto. Se on suunniteltu niin yksinkertaiseksi, ettei yrittäjän tarvitse välttämättä olla aina yhteydessä tilitoimistoon, vaan hän voi nostaa palkkaa silloin, kun parhaaksi näkee. Yrittäjäpalkka kirjautuu myös kirjanpitoon automaattisesti, jos palkanlaskenta on integroitu kirjanpito-ohjelmaan.

Kenenkään ei tarvitse tulkita toisen käsialaa

Sähköisestä järjestelmästä saat aina ajantasaiset raportit silloin, kun niitä itse tarvitset. Palkanlaskijalla menee usein paljon aikaa siihen, että hän etsii tietoa yrittäjän pyynnöstä, toimittaa ikälistoja, vuosilomalistoja ja niin edelleen. Kun yrittäjä ja palkanlaskija pääsevät samaan järjestelmään, voi yrittäjä itse hakea tarvitsemansa tiedot järjestelmästä.

Palkkatiedot tietoturvallisesti tallessa

Tiedonkulku helpottuu ja tiedot pysyvät myös turvassa järjestelmän sisällä. Palkanlaskijan ei tarvitse soittaa tai laittaa hyväksyjälle sähköposteja, vaan kaikki tieto liikkuu järjestelmän sisällä. Tieto pysyy koko ajan järjestelmässä, eikä mitään ole kenenkään muistin varassa.

Tiedot pysyvät palkanlaskentajärjestelmässä myös hyvin tallessa, kun kaikki dokumentit, sairausajan palkat, työsopimukset ja niin edelleen voidaan tallentaa järjestelmään. Tositteet ovat heti kirjanpidossa ja tuntiseuranta on aina ajantasainen. Kaikki tiedot pysyvät arkistossa, johon myös yrittäjällä on pääsy.

Tietojen hyväksyminen on järjestelmässä helppoa. Kun palkanlaskija on saanut palkkalaskelmat valmiiksi, lähtevät ne automaattisesti oikealle henkilölle hyväksyntään. Hyväksyjä voi tehdä tarkastukset ja kirjata myös korjaukset suoraan järjestelmään, josta puolestaan lähtee automaattisesti ilmoitus palkanlaskijalle.

Pienessä yrityksessä, ohjelmistokustannus on edullisimmillaan vain muutamia euroja kuukaudessa.

Lomakauden vaihde, maalis-huhtikuun taite on aiemmin ollut palkanlaskijalle kiireistä aikaa: palkansaajien lomapäiväkertymät ja jäljellä olevien lomapäivien määrä on pitänyt tarkistaa, ja laskea lomapalkkavelka. Sähköisessä järjestelmässä näitä tietoja pidetään yllä automaattisesti. Joissakin järjestelmissä saadaan myös jaksotettua lomapalkkajaksotus kuukausittain osana palkkaprosessia, jolloin lomapalkkavelkaa ei enää tarvitse laskea käsin.

Kokonaishyöty tuo säästöä

Jokainen edellä esitetty esimerkki vie perinteisessä palkanlaskennassa palkanlaskijan aikaa. Palkanlaskennasta säästyy myös rahaa, kun järjestelmä automatisoi osan tehtävistä ja esimerkiksi tiedonhankinta helpottuu. Järjestelmän hankinta toki maksaa jonkin verran, mutta usein hinnoittelussa otetaan huomioon yrityksen koko. Pienessä yrityksessä, jossa on vain yksi palkansaaja, kustannus on edullisimmillaan vain muutamia euroja kuukaudessa.

Edellä kuvatut hyödyt on poimittu Netvisorista, jossa kirjanpito ja palkanlaskenta toimivat yhdessä ja samassa järjestelmässä. Netvisorin hintalaskurilla voit laskea, mitä ohjelmisto maksaisi sinun yrityksellesi.