Netvisorin käyttöönotto tilitoimiston kanssa

Uuden taloushallinto-ohjelmiston hankinnassa haasteellisin vaihe on usein käyttöönotto. Kun järjestelmään on tehty tarvittavat asetukset, ladattu tiedot sisään ja sen käyttö opittu, alkavat asiat sujua helpommin. Tilitoimiston asiakkaana käyttöönotto sujuu kätevästi, lähes avaimet käteen periaatteella. Yrityksen henkilöstön tehtäväksi jää vain ohjelmiston käytön opettelu.

Tilitoimisto Homeroksella tehdään Netvisor taloushallinto-ohjelmiston käyttöönottoja asiakkaille viikottain. Talouspäällikkö Justus Salmisen mukaan käyttöönotto pyritään tekemään asiakkaalle mahdollisimman helpoksi, mutta aivan kaikkea ei tilitoimisto pysty hoitamaan asiakkaan puolesta.

– Jos asiakkaalla on esimerkiksi toinen ohjelmisto, josta hän vaihtaa Netvisoriin, täytyy hänen itse hoitaa vanhan ohjelmiston irtisanominen. Toinen asiakkaan tehtävä on ilmoittaa uudesta verkkolaskuoperaattorista kumppaneille, Salminen sanoo.

Käyttöönotto kestää muutamasta päivästä viikkoihin

Tilitoimisto käy uuden asiakkaan kanssa aina ensin läpi asiakkaan toiveet ja tarpeet. Hänelle kerrotaan, mitä palveluita ja ohjelmistoja tilitoimisto tarjoaa ja opastetaan parhaiden nykyaikaisten käytäntöjen pariin.

Kun asiakas on tehnyt päätöksen ja valinnut ohjelmiston, pidetään hänen kanssaan yhdessä palveri, jossa kerrotaan, mitä käyttöönottoon liittyy ja laaditaan aikataulu. Käyttöönoton kesto riippuu pitkälti aikaisemman ohjelmiston irtisanomisajasta ja tilikauden ajankohdasta; voiko ohjelmistoa vaihtaa kesken kauden vai täytyykö odottaa kauden vaihteeseen.

Sen jälkeen sovitaan käyttöönottoprojektin pääpiirteet ja vastuut. Joskus asiakkaalta löytyy omaa osaamista niin paljon, ettei tilitoimiston tarvitse auttaa paljoakaan. Toisinaan tilitoimisto hoitaa lähes kaiken.

Kun käyttöönoton laajuus on tiedossa, osataan jo arvioida aikataulua. Yksi vaikuttava tekijä on pankkiyhteyksien avaaminen ja sopimusten tekeminen. Niihin voi kulua 1-2 viikkoa, jona aikana yrityksen tiedot, kuten käyttäjä-, asiakas-, ja tuotetiedot, ehditään siirtää ohjelmistoon ja tehdä tarvittavat asetukset. Nopeimmillaan esimerkiksi Netvisor taloushallinto-ohjelmisto on siis täysin käyttövalmiina jopa viikossa.

– Jos ei ole vanhaa ohjelmistoa irtisanottavana, onnistuu käyttöönotto periaatteessa päivissä. Tällaisissa tapauksissa pankkiyhteyden luominen on ainoa hidastava tekijä, Justus Salminen tarkentaa.

Tilitoimisto asiantuntija-apuna

Yrityksen taloushallinnon kyseessä ollessa, on taloushallinto-ohjelmiston käyttöönotossa oltava tarkkana. Tilitoimisto huolehtii, että kaikki tarvittava tulee tehtyä.

He hakevat dokumentteja valmiiksi asiakkaan täytettäväksi. He varmistavat, että yhteydet esimerkiksi verkkolaskuoperaattoriin, pankkiin ja verottajaan toimivat. He avaavat yhtiön Netvisoriin ja huolehtivat, että asiakas saa kaikki tarvitsemansa käyttäjäoikeudet. Useista tilitoimistoista löytyy myös asiantuntija kouluttamaan yrityksen käyttäjät ohjelmiston käyttöön.

– Peruskäyttö, kun on kunnossa, siirrämme vertailuaineiston vanhasta järjestelmä Netvisoriin. Sitten käymme läpi mahdolliset integraatiot, jotta asiat sujuisivat sielläkin puolella mahdollisimman hyvin, Salminen listaa käyttöönoton vaiheita.

Yrityksissä tärkein huolehdittava asia on henkilökunnan informointi ja kouluttaminen

Tilitoimisto auttaa myös selvittämään, miten jo käytössä olevat ohjelmistot voidaan integroida uuteen taloushallinto-ohjelmistoon. Asiakkaan vastuulle jää integraatioprojektin vetäminen. Esimerkiksi Netvisoriin on olemassa satoja valmiita integraatioita, mutta jos sellaista ei ole, on hyvä käyttää konsulttia integraation rakentamiseen.

Yrityksissä tärkein huolehdittava asia on kuitenkin henkilökunnan informointi ja kouluttaminen. Henkilöstölle on annettava runsaasti aikaa harjoitella uuden ohjelmiston käyttöä, jotta käytöstä saadaan mahdollisimman sujuvaa, eikä se aiheuta ylimääräistä stressiä. Yhtiössä on myös päätettävä sisäisestä työnjaosta.

Ohjelmistosta kaikki hyödyt irti

Kun ohjelmisto on saatu käyttöön, alkaa käytön optimointi. Parhaan hyödyn sähköisestä taloushallinto-ohjelmistosta saa ottamalla käyttöön sen sisältämää automaatiota. Jokainen yritys voi rakentaa haluamaansa automaatiota järjestelmässä valmiina olevien automaatiosääntöjen avulla.

Toinen, erityisesti yrityksen liiketoiminnan johtamista helpottava asia on laskentakohteista ja kustannuspaikkarakenteesta päättäminen. Ne kannattaa ottaa käyttöön heti alusta alkaen, jolloin historiatietoa alkaa kertyä heti. Jokaisessa yrityksessä valitaan tärkeimmät seurattavat tunnusluvut itse, mutta tilitoimiston asiantuntijoilta saa apua niiden valintaan.

– Linjanveto siitä, mitä asiakas raportoinnista haluaa, on hyvä tehdä heti alkuvaiheessa. Näin ohjelmaan kirjataan oikeanlaista dataa alusta alkaen ja saadaan myös haluttua dataa heti ulos, Salminen muistuttaa.

Taloushallinto-ohjelmiston käyttöönoton antaminen tilitoimiston hoidettavaksi on järkevää silloin, kun yrityksen kirjanpito hoidetaan tilitoimistossa. On hyvä, että tilitoimisto, joka hoitaa käytännön asioita, saa myös rakentaa tärkeät kirjanpidolliset vaiheet ohjelmistoon, jolloin ne tulevat varmasti oikein. Näin ei tapahdu virheitä, joiden vuoksi yritys voisi myöhemmin joutua ongelmiin.