Monetor: Automaatio tukee asiakaslähtöisyyttä

Taloushallintopalveluja tuottava Monetor on Netvisorin pitkäaikainen kumppani. Tämä kainuulainen yritys on lähtenyt rohkeasti hyödyntämään automaation, robotiikan ja integraatioiden avaamia mahdollisuuksia omassa palvelutuotannossaan.

Aktiivinen ja välittävä ote palveluihin

Monetorilla uskotaan aktiiviseen ja välittävään palveluun, jossa tehdään tiivistä yhteistyötä asiakkaan kanssa. Alunperin Monetorin palvelut keskittyivät talous- ja controller-palveluiden ympärille. Kimmoke palveluvalikoiman laajentamiseen tuli vasta myöhemmin, kun huomattiin, ettei tarvittavaa dataa saatu tilitoimistoilta tarpeeksi nopeasti. Niinpä se päätettiin tuottaa itse ja palveluihin tuli mukaan myös kirjanpitoa ja palkanlaskentaa.

Pyrimme aina näkemään sen liiketoiminnan, joka piilee numeroiden takana ja ymmärtämään, mitkä asiat siihen vaikuttavat.

– Meillä on vahva halu paneutua asiakkaan liiketoimintaan. Pyrimme aina näkemään sen liiketoiminnan, joka piilee numeroiden takana ja ymmärtämään, mitkä asiat siihen vaikuttavat. Juuri niihin asioihin meidän on hyvä kiinnittää huomiota ja tuoda niitä esiin myös asiakkaalle, kuvailee Monetorin toimitusjohtaja Heli Lehmusvuori.

Palvelut elävät vahvasti asiakasyrityksen elinkaaren mukaan. Perustamisvaiheessa yhteistyö on yleensä tiiviimpää ja asiakkaan kanssa käydään läpi perusasioita: miten tuoteraportiikka toimii, mitkä ovat tärkeimmät luvut, joita seurataan tai mitä tulisi seurata omilla kirjanpitotileillä. Yrittäjien kanssa voidaan käydä läpi myös perusasioita: mistä tuloslaskelma muodostuu, mitä tarkoittaa omavaraisuus tai verohuojennettu osinko – asioita, jotka ovat kirjanpitäjälle päivänselviä, mutta jotka saattavat olla uudelle yrittäjälle vieraampia.

– On hyvin mahdollista, ettei meitä enää tarvita samalla tavalla kun toiminta on saatu rullaamaan. Olemme joustavia ja palveluita voi sopeuttaa sitä mukaan kun asiakkaan oma osaaminen kasvaa. Toisaalta asiakas voi aina kääntyä puoleemme, kun eteen tulee asioita, joihin kaivataan syvällisempää osaamista.

Teknologia on kiinnostava mahdollisuus

Nykyaikainen taloushallinto nojaa vahvasti teknologiaan, ja automaatio, robotiikka ja data nousevat jatkuvasti esiin. Monetorille teknologia näyttäytyy kiinnostavana mahdollisuutena ja Netvisoria ja sen automaatiomahdollisuuksia pyritään käyttämään mahdollisimman laajasti.

Vältämme automaation avulla myös inhimillisiä virheitä ja meidän työ on monissa tapauksissa ennemminkin kirjausten tarkistamista

Päivittäisessä työssä automaatio näkyy pieninä ja yksinkertaisina asioina: ostolaskuille tehdään automaatiosääntöjä, toimittajien taakse asetetaan oletustilit ja -laskentakohteet, myyntilaskujen osalta käytetään mallina aiempia laskuja. Toistuvia ja vakiosuuruisia laskuja voi laittaa automaattiseen hyväksyntään.

– Pyrimme jatkuvasti tehostamaan omaa tekemistämme. Vältämme automaation avulla myös inhimillisiä virheitä ja meidän työ on monissa tapauksissa ennemminkin kirjausten tarkistamista, Heli Lehmusvuori kertoo.

Monetorin omat robotiikkaan liittyvät kehityshankkeet on toteutettu yhteistyössä ulkopuolisen kumppanin kanssa. Tuloksena on syntynyt muun muassa robotti, joka hakee tiliöintisääntöjä, käsittelee tiliotteita ja luottokorttikuitteja ja yhdistää taseessa luottokorttitapahtumat veloituksiin.

– Olemme nyt tuomassa robotiikkaa myös erillisilmoituksiin. Sen lisäksi robotti käy varmistamassa, että arvonlisäilmoitukset on tehty määräpäivään mennessä ja että maksut arvonlisäverotuksesta ja työnantajasuorituksista on lähetetty.

Automaatiota johdetaan datan avulla

Automaatio ei kuitenkaan johda itse itseään, vaan tarvitsee seurantaa. Siinä apuna toimii Netvisorin tuottama raportti, joka sisältää tietoa omasta automaatioasteesta ja kertoo millä tasolla se on verrattuna tilitoimistojen yleiseen keskiarvoon.

Kvartaaleittain tulevan raportin sisältö käydään mielenkiinnolla läpi. Kuinka laajasti automaatiota on hyödynnetty eri asiakkaiden kohdalla? Miksi jonkun asiakkaan kohdalla luku on matalampi ja voisiko asialle tehdä jotain?

– Netvisor toimittaa meille valmista statistiikkaa omasta automaatioasteestamme. Raportti näyttää esimerkiksi kuinka moni ostolasku on käsitelty automaation avulla, kuinka monta prosenttia saapuvista tai lähetetyistä laskuista on ollut verkkolaskuja tai kuinka monta tulorekisteri-ilmoitusta on lähtenyt muokkaamatta.

Kvartaaleittain tulevan raportin sisältö käydään mielenkiinnolla läpi. Kuinka laajasti automaatiota on hyödynnetty eri asiakkaiden kohdalla? Miksi jonkun asiakkaan kohdalla luku on matalampi ja voisiko asialle tehdä jotain?

– Data näyttää myös, mikäli joku asiakas on syöttänyt ostolaskuja itse manuaalisesti. Osaamme sen pohjalta ottaa asian esiin hänen kanssaan ja neuvoa helpomman tavan, jotta hän voisi käyttää aikansa tuottavampaan tekemiseen.

Arvokas apu integraatioasioissa

Nykysin asiakasyrityksillä on lähes aina käytössään useita eri ohjelmistoja, joten integraatioasiat nousevat esiin myös tilitoimistoissa.

– Olemme apuna myös integraatioasioissa. Autamme asiakkaitamme löytämään heille sopivimman ohjelmistot ja olemme mukana varmistamassa, että kokonaisuus toimii ja palvelee varmasti asiakkaan liiketoimintaa. Osallistumme myös ohjelmistojen testaamiseen, jotta voimme varmistaa että molempien järjestelmien data on yhtenäistä.

Taloushallintoon integroitavien ohjelmistojen kirjo on suuri ja eteen tulee jatkuvasti uusia ohjelmistoja.

– Onneksi meillä on hyvät yhteydet Netvisorin suunnalle ja voimme kysyä aina sieltä apua, Heli Lehmusvuori kiittelee.

Ajatuksista tekoihin Kasvuohjelmassa

Monetorin aktiivinen asenne ulottuu myös oman liiketoiminnan kehittämiseen. Monetor hyppäsi keväällä 2019 mukaan Netvisorin Kasvuohjelmaan, jossa kehityskohteena on tilitoimiston oma liiketoiminta. Tämä ainutlaatuinen valmennuskokonaisuus kokoaa yhteen joukon tilitoimistoja, jotka lähtevät kehittämään omaa liiketoimintaansa. Yhdessä, mutta erikseen.

On ollut hienoa jakaa ajatuksia ja samalla kuulla muiden tilitoimistoyrittäjien näkemyksiä.

– Tilitoimistoyrittäjien välinen dialogi hyödyttää molempia ja vie kaikkia eteenpäin. Siitäkin huolimatta että tottakai tilitoimistot myös kilpailevat keskenään. On ollut hienoa jakaa ajatuksia ja samalla kuulla muiden tilitoimistoyrittäjien näkemyksiä. Olen saanut Kasvuohjelman kautta paljon uusia kontakteja.

Vuoden mittaisessa valmennuksessa on valmis rakenne ja muutokset on palasteltu pienempiin osiin niin, jolloin niitä helpompi viedä myös käytäntöön.

– Kasvuohjelma on antanut meille sopivasti painetta asioiden toteuttamiseen. Sen ansiosta olemme vieneet ostolaskuautomaatiota nopeammalla aikataululla eteenpäin ja näkisin myös, että meidän robotiikkasysäys on ottanut vauhtia Kasvuohjelmasta. Olemme panostaneet nyt enemmän myyntiin ja markkinointiin, ja työstäneet esimerkiksi referenssivideoita. Ilman Kasvuohjelmaa niitä tuskin olisi tehty, Heli kertoo.

Monetorin osalta vuoden mittainen Kasvuohjelma alkaa olla paketissa, mutta ohjelmassa aloittaa tänäkin vuonna useita uusia tilitoimistoja. Lue lisää Netvisorin Kasvuohjelmasta.