Matka- ja kululaskutus osana taloushallintoa – tehokkuutta ja reaaliaikaisuutta yrityksen talouteen
Matka- ja kululaskujen käsittely on olennainen osa yrityksen päivittäistä toimintaa, mutta perinteisesti se on usein manuaalinen ja aikaa vievä prosessi. Tämä voi aiheuttaa turhaa työtä, viivästyksiä ja puutteita yrityksen taloustietoihin.
Ratkaisu löytyy monipuolisista, nykyaikaisista taloushallinto-ohjelmistoista. Esimerkiksi Netvisor yhdistää matka- ja kululaskutuksen saumattomasti palkanlaskentaan ja kirjanpitoon. Tässä artikkelissa käydään läpi tämän yhdistämisen keskeisiä hyötyjä.
Miksi kaikki kannattaa hoitaa samassa ohjelmistossa?
Matka- ja kululaskut samassa järjestelmässä palkanlaskennan ja taloushallinnon kanssa tuo merkittäviä etuja. Suurin hyöty on tiedon automaattinen siirtyminen eri vaiheiden välillä, mikä eliminoi manuaalisen työn ja vähentää virheiden riskiä.
Kaikki tieto yhdessä paikassa: Kun kaikki tiedot sijaitsevat samassa järjestelmässä, ei tarvita erillisiä Excel-taulukoita, paperilomakkeita tai tietojen siirtämistä järjestelmien välillä. Tämä säästää aikaa ja vaivaa niin matkakulujen kirjaajalta kuin palkanlaskijalta.
Reaaliaikainen näkymä: Ostolaskujen lisäksi myös palkka- ja matkakulut kirjautuvat automaattisesti kirjanpitoon, jolloin yrityksen menot ovat tiedossa reaaliajassa. Tämä helpottaa merkittävästi yrityksen todellisen kassavirran seurantaa.
Palkanlaskennan tehostuminen: Matka- ja kululaskut siirtyvät suoraan palkanlaskentaan, mikä helpottaa palkanlaskijan työtä huomattavasti. Lomakkeita ei tarvitse erikseen käsitellä ja tietoja syöttää uudelleen.
Automaattiset tiliöinnit: Netvisorissa määritellään tiliasetukset käyttöönottovaiheessa, jolloin työntekijän valitessa kululajin, ohjelmisto tiliöi sen automaattisesti oikealle tilille.
Parantunut raportointi: Kaikki taloustiedot ovat yhdessä paikassa, mikä mahdollistaa monipuolisen ja reaaliaikaisen raportoinnin. Yritys saa kokonaiskuvan kuluista ja voi tehdä parempia päätöksiä.
Helppokäyttöinen: Yksi järjestelmä, vähemmän opeteltavaa. Oli käyttäjä yrittäjä tai työntekijä on hänen helpompi hallita yhtä järjestelmää; kirjata tunnit ja matkalaskut sekä hyväksyä ostolaskut yhdessä paikassa sen sijaan, että kirjautuisi kaikkia tehtäviä varten eri järjestelmään.
Matka- ja kululaskujen tekeminen ja maksuun saaminen nopeutuu
Kun kaikki tapahtuu yhden järjestelmän sisällä, nopeuttaa se merkittävästi matka- ja kululaskujen luontia, niiden hyväksymistä ja maksatusta.
Mobiilikäyttö: Kätevien mobiilisovellusten avulla matka- ja kululaskujen kirjaus on helppoa ja nopeaa. Se helpottaa sekä työntekijän että yrittäjän arkea, kun matkalta kerääntyneet kuitit voi kirjata heti, vaikka vielä matkalla ollessa. Näin välttyy unohduksilta ja turhalta työltä myöhemmin, eikä tarvitse kiikuttaa tietoja yhdellä kertaa esimerkiksi kerran kuukaudessa kirjanpitäjälle.
Kuittien hallinta: Kuitit voidaan liittää matkalaskuihin helposti mobiilisovelluksen avulla. Otat sovelluksella kuvan kuitista ja syötät tarvittavat lisätiedot, minkä jälkeen kuitti voidaan viedä automaattisesti matkalaskulle tai kirjanpitoon.
Automaattinen työnkulku: Valmiit matkalaskut siirtyvät suoraan hyväksyntään. Esihenkilön hyväksynnän jälkeen lasku jatkaa automaattisesti taloushallinnon käsittelyyn, maksatukseen sekä kirjanpitoon.
Reaaliaikainen tilan seuranta: Sovelluksesta voi seurata matkalaskun tilaa, onko se jo hyväksytty ja maksatuksessa vai odottaa vielä hyväksyntää.
Matka- ja kululaskujen siirtyminen kirjanpitoon ja raportointiin
Matka- ja kululaskut päätyvät kirjanpitoon ja sitä kautta raportointiin nopeasti, koska kuitit eivät katoa, tietoja ei tarvitse siirtää manuaalisesti eikä ohjelmistosta toiseen.
Automaattinen tiedonsiirto: Netvisorissa tiedot palkoista, matkalaskuista ja lomapalkoista saadaan kirjanpitoon automaattisesti. Kun ostolaskujen lisäksi myös palkka- ja matkakulut kirjautuvat automaattisesti kirjanpitoon, suurin osa yrityksen menoista on tiedossa reaaliajassa.
Helppo raportointi: Kaikki tiedot kirjautuvat tapahtumista automaattisesti, jolloin tiedot ovat käytettävissä myös raportointiin saman tien. Kuluja voidaan kohdistaa eri kustannuspaikoille, mitä voidaan hyödyntää raportoinnissa.
Dokumentointi: Kuitit ja matkakorvausten maksuperusteet tallentuvat järjestelmään ja löytyvät helposti kirjanpidosta myös jälkikäteen tarkastettavaksi.
Tulorekisteriyhteys: Palkanlaskijan ei tarvitse poistua Netvisorista matkojen ja kulujen maksatuksen päätteeksi, vaan tiedot siirtyvät automaattisesti tulorekisteriin valmiin yhteyden kautta.
Yksi on parempi kuin monta
Matka- ja kululaskutuksen sisältyminen taloushallinto-ohjelmistoon tarjoaa merkittäviä etuja yrityksille. Se nopeuttaa laskujen luontia ja käsittelyä, vähentää manuaalista työtä ja virheitä, parantaa tiedon reaaliaikaisuutta ja tehostaa raportointia.
Investointi tällaiseen järjestelmään voi säästää merkittävästi aikaa ja resursseja sekä tarjota paremman kokonaiskuvan yrityksen taloudesta.
Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.
