7 Netvisorin automaatiovinkkiä – Anna rutiinien hoitua itsestään

Taloushallinnon ei tarvitse olla tietojen näppäilyä, kopiointia ja muistilappujen pyörittämistä. Netvisorin automaatio hoitaa rutiinit taustalla. Sinulle jää aikaa siihen, mikä oikeasti vie yritystäsi eteenpäin: liiketoiminnan kehittämiseen, lukujen analysointiin ja asiakkaisiin.

Kokosimme tähän parhaat vinkit, joilla otat automaatiosta kaiken irti myyntilaskutuksessa, ostolaskuissa, kuittien käsittelyssä ja seurannassa.

1. Myyntilaskutus: unohda laskujen kopiointi joka kuukausi

Laskutatko säännöllisesti samoja asioita, kuten vuokria tai jäsenmaksuja? Silloin Netvisorin sopimuslaskutus on tehty juuri sinua varten.

Näin otat sopimuslaskutuksen käyttöön:

• Rakenna palvelukorit. Luo jokaiselle laskutussyklille oma kori, esimerkiksi kuukausi- ja vuosilaskutukselle. Koreja voit tehdä niin monta kuin liiketoimintasi tarvitsee.
• Lisää tuotteet ja asiakkaat. Liitä koriin laskutettava tuote ja asiakkaat, joilta perit maksun.
• Automatisoi aineiston muodostus. Valitse asetuksista Luo aineistot automaattisesti muodostamispäivänä, niin laskutus rullaa ilman, että sinun tarvitsee muistaa sitä.

2. Anna laskujen lähteä itsestään

Automaattinen lähetys toimii kaikissa laskuissa, myös itse tekemissäsi ja integraation kautta tulleissa.

• Valitse, mitkä laskut lähtevät. Lähetä automaattisesti sopimuslaskut, itse muodostetut laskut, integraatiolaskut tai kaikki.
• Määritä kanavat ja ajoitus. Rajaa lähetys verkkolaskuun, sähköpostiin tai tulostuspalveluun ja ajasta laskut lähtemään vaikkapa laskun päiväyksen mukaan.
• Tiedät heti, jos jokin menee pieleen. Saat virheestä ilmoituksen saman tien sähköpostiin tai tekstiviestinä.

3. Saat rahasi nopeammin automaattisilla muistutuksilla ja perinnällä

Erääntyneiden laskujen karhuaminen syö aikaa ja energiaa. Kun annat muistutukset ja perinnän automaation hoidettavaksi, rahat liikkuvat nopeammin ja kassavirta pysyy tasaisena.

• Ota valmis sääntökortti käyttöön. Sillä asetat samat pelisäännöt kaikille asiakkaillesi.
• Määritä tarkat ehdot. Päätä lähetyskanava (oletuksena verkkolasku), muistutuksen viive (esim. 14 päivää eräpäivästä), minimisumma ja mahdolliset perintäkulut.
• Säilytä joustavuus. Ohita automaatio tietyiltä asiakkailta tai tee asiakas- ja asiakasryhmäkohtaisia sääntöjä. Anna vaikkapa avainasiakkaillesi pidempi maksuaika ennen perintää.
• Siirrä laskut perintään automaattisesti. Muistutusten ja huomautusten jälkeen Netvisor siirtää laskun automaattisesti perintään, esimerkiksi Amilin perintäpalveluun.

4. Ota integraatiot käyttöön ja unohda manuaaliset siirrot

Kun tiedot kulkevat järjestelmästä toiseen ilman välikäsiä, kirjanpitosi ja talouden seuranta pysyvät reaaliaikaisina.

Kytke integraatiot päälle, niin myynnit ja laskut siirtyvät Netvisoriin automaattisesti esimerkiksi toiminnanohjaus- tai kassajärjestelmästäsi. Mikäli asiakkaasi käyttävät esimerkiksi PayPal POS- tai MyCashflow-järjestelmiä, pystyt automatisoimaan niiden myyntikirjaukset Netvisorin itsensä toteuttamilla integraatioilla. Integraatiot saat aktivoitua helposti Netvisor Storesta.

Netvisor Marketplacesta löydät yli 800 valmista integraatiota. Sinun ei tarvitse koodata mitään, vaan riittää, että avaat rajapinnan. Avoimen rajapinnan ansiosta liität lähes minkä tahansa ohjelmiston osaksi taloushallintoasi.

5. Ostolaskuautomaatio: tekoäly tiliöi, sinä tarkastat

Käytä aikasi laskujen tarkastamiseen, älä niiden tiliöintiin. Kun kytket ostolaskujen automaattisen käsittelyn päälle, säästät aikaa joka ikinen kuukausi.

• Tee yhteisiä ja toimittajakohtaisia sääntöjä. Määritä sääntöjä esimerkiksi kirjauspäivälle (edellinen tai seuraava kuukausi) tai saapumiskanavalle. Vinkki: pidä sääntökortit yksinkertaisina, niin ehdot eivät kumoa toisiaan.
• Pyöristä senttierot automaattisesti. Tämä sääntö on kullanarvoinen. Jos loppusumma ja laskurivit eroavat pyöristysten takia muutamalla sentillä, automaatio hyväksyy esimerkiksi enintään 5 sentin eron, eikä lasku jää odottamaan tarkistusta.
• Automatisoi useita vaiheita. Voit tehdä sääntöjä mm. tiliöinnille, hyväksynnälle, jaksotukselle, vyörytykselle sekä ostotilauksen ja laskurivien täsmäytykselle.
• Luo sääntö suoraan laskulta. Valitse laskulla Ostolaskun toiminnot → Luo automaatiosääntö, pääset luomaan kyseisen laskun mukaisia sääntöjä esimerkiksi ALV:ien, kirjanpitotilien ja laskentakohteiden käsittelyyn kyseiselle toimittajalle.
• Kopioi säännöt yritysten välillä. Säästät aikaa, kun kopioit valmiit automaatiosäännöt yritykseltä toiselle. Netvisor tyhjentää yrityskohtaiset tiedot itse ja kertoo, mitä sinun pitää vielä tehdä.
• Tekoäly oppii sinulta. Tekoälytiliöinti seuraa tekemiäsi tiliöintejä ja alkaa vähitellen ehdottaa ja tehdä oikeat tiliöinnit itse.

6. Kuittirumba kuriin mobiilisovelluksella

Katoavatko kuitit? Kuluuko kirjanpitäjäsi aika kuittien metsästämiseen? Mobiilisovellus on oikotie kuittirauhaan.

• Ota kuva. Sovellus tunnistaa automaattisesti muun muassa summan, maksupäivän ja ALV-erittelyn.
• Täydennä lisätiedot. Kun valitset maksutavan ja kululajin, Netvisor muodostaa tiliöinnin valmiiksi.
• Määritä Escan-käsittelytili. Kun asetat sen kirjanpidon asetuksiin, kuitti tiliöityy ja tosite liitteineen syntyy automaattisesti.
• Tee korttiostoille tiliöintisäännöt. Ohjaa pankkikorttimaksut samalle Escan-tilille ja nosta kuittiselvittelytili etusivulle, niin tarkistat tilanteen hetkessä.
• Seuraa kuitteja etusivulta. Näet heti etusivulta käsitellyt ja käsittelemättömät kuitit. Jos kuitti jää jumiin, Netvisor kertoo syyn saman tien.

Vinkki: Opasta henkilöstösi ja asiakkaasi käyttämään mobiilisovellusta oikein. Se säästää valtavasti aikaa ja vaivaa kirjanpidon arjessa.

7. Pidä langat käsissäsi raportoinnin avulla

Automaatio tekee työt taustalla, mutta kokonaisuus kannattaa silti pitää hallussa, olitpa yrityksen johdossa tai tilitoimistossa. Kun seuraat oikeita raportteja, tiedät, että kaikki menee niin kuin pitää.

• Tee pikalinkit. Lisää useimmin käyttämäsi raportit Netvisorin etusivulle, pääset olennaiseen yhdellä klikkauksella.
• Kuukausittainen tuloslaskelma. Näet yhdellä silmäyksellä, onko edellinen kausi kunnossa ja löytyykö luvuista isoja poikkeamia. Laajenna raportti -painikkeella pääset porautumaan tilitasolle asti.
• Kustannuspaikkaraportit. Tarkista kustannuspaikan tulos ja varmista, ettei kohdistamatonta saldoa ole jäänyt.
• Pää- ja päiväkirja. Näet mm. ALV-prosentit, kustannuspaikat ja toimittajien nimet, joten poikkeamat pistävät helposti silmään.
• Controller-raportit ja budjettivertailu. Vertaa toteumaa budjettiin, Muutos/erotus-sarake näyttää poikkeamat heti. Voit myös räätälöidä omia raportteja vaikkapa yksittäisen projektin kulujen seurantaan.
• Omat seurantaraportit. Rakenna oma raportti tietylle tilille tai tiliryhmälle.
• Hyödynnä tekoälyä. Netvisor Controllerissa on tekoälyavustaja; AI Insights, jolta voit kysyä omista luvuistasi ja se antaa sinulle valmiit havainnot, selkeät kaaviot ja konkreettiset ehdotukset päätöstesi tueksi.

Aloita pienestä ja laajenna askel kerrallaan

Netvisorin automaatio ei ole yksittäinen toiminto vaan kokonaisuus, joka kattaa koko taloushallinnon myynnistä ostoihin ja kirjanpidosta raportointiin. 

Kaikkea automaatiota ei tarvitse ottaa käyttöön kerralla. Aloita esimerkiksi sopimuslaskutuksesta tai kuittisäännöistä ja laajenna sitä mukaa, kun rutiinit alkavat rullata.

Haluatko apua jonkin automaation käyttöönotossa? Tutustu Netvisorin tukisivuihin tai ota yhteyttä asiantuntijoihimme. Autamme mielellämme.

Ani Rumpu on sisällöntuottaja Netvisorin markkinoinnissa. Entinen pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.