Kuljetusliikkeen taloushallinto hoituu kotoa käsin

Okline Oy on kuljetus- ja logistiikkapalveluita tuottava perheyritys, joka toimii Euroopan-laajuisesti. Yhtiö läheisyrityksineen työllistää yhteensä noin 80 henkilöä. Netvisorista tuli yhtiön pääasiallinen taloushallinto-ohjelmisto vuoden 2019 syksyllä ja vuoden 2021 alusta alkaen sillä on laskettu myös työntekijöiden palkat.

Taloussihteeri ja palkanlaskija Jaana Okkolin on uuteen työkaluunsa erittäin tyytyväinen. Vanhat järjestelmät olivat koneelle ladattavia ja niiden automaation tasossa oli toivomisen varaa.

Varsinkin palkanlaskennassa on ollut merkittävä etu siitä, että ohjelmistoa voi käyttää myös kotitoimistolla. Pienten lasten äitinä Okkolin on kiireinen ja korona-aikana hän on halunnut tehdä paljon töitä kotoa käsin.

– On hienoa, kun palkkojen maksunkaan takia ei tarvitse lähteä käymään toimistolla. Erityisesti pidän Netvisorin tuomista helpotuksista. Se tekee esimerkiksi tulorekisteri- ja sotu-ilmoitukset automaattisesti. Ja kun päättää palkanlaskennan, tekee se myös tositteen automaattisesti, Okkolin iloitsee.

Myös työntekijät olleet tyytyväisiä uuteen järjestelmään, jonka ansiosta palkkalaskelmat siirtyvät suoraan verkkopankkiin. Aiemmin sähköpostiin toimitettu palkkalaskelma oli tietoturvasyistä huomattavasti riisutumpi. Verkkopankista palkansaajat näkevät nyt paljon enemmän tietoja itse, mikä tietää vähemmän kyselyitä palkanlaskijalle.

Netvisor auttoi yllättävän tilanteen yli

Jaana Okkolin on hoitanut Okline Oy:n reskontraa ja palkkoja jo vuosia. Kirjanpito oli aiemmin vanhemman kollegan käsissä, kunnes hän siirtyi eläkkeelle. Koska Okkolin ei ollut tehnyt kirjanpitoa aikaisemmin, päättivät he siinä vaiheessa ulkoistaa kirjanpidon tilitoimistolle. Se kuitenkin osoittautui heidän näkökulmastaan huonoksi ratkaisuksi.

Oma kirjanpitäjä oli tehnyt koko ajan reaaliaikaista kirjanpitoa käsityönä ja yhtiön johtokin oli siihen tottunut. Tilitoimistosta raportit saapuivat usein vasta 1,5 kuukautta jäljessä ja jos Okkolin havaitsi kirjanpidossa virheitä, oli niiden korjaaminen toisen jäljiltä usein todella hankalaa. Siinä vaiheessa he päättivät ottaa kirjanpidon takaisin omiin käsiin ja hankkia paremman ohjelmiston sen hoitamiseen.

– Minä opin vähän kuin kantapään kautta tekemään kirjanpitoa. Kun päädyimme palauttamaan kirjanpidon itselle, oli hyvä hetki uudistaa myös ohjelmisto. Useista vaihtoehdoista Netvisor tuntui loogisimmalta ja helposti lähestyttävältä, Jaana Okkolin muistelee.

En taatusti olisi selvinnyt ilman Netvisoria ja tilitoimiston kanssa käytyä koulua

Netvisor otettiin Oklinella käyttöön lokakuussa 2019. Entinen kirjanpitäjä sairastui vakavasti pian sen jälkeen, eikä pystynyt enää auttamaan ja tukemaan Okkolinia kirjanpidossa.

– Jäin yhtäkkiä aivan yksin yhtiön kirjanpidon kanssa. En ollu siihen mennessä tehnyt yhtään tositetta itse, joten en taatusti olisi selvinnyt ilman Netvisoria ja tilitoimiston kanssa käytyä koulua. Netvisorin infokohdista ja aikaisemmasta kirjanpidosta mallia ottamalla siitä kuitenkin selvittiin, Okkolin kertoo.

Hän kiittelee itseään siitä, että he päättivät aluksi ottaa Netvisorista käyttöön vain kirjanpidon. Melko noviisina kirjanpitäjänä hänellä oli riittävästi tekemistä yhden osion opettelussa. Kun palkanlaskenta otettiin heillä runsasta vuotta myöhemmin käyttöön, oli hänellä ohjelmiston taloushallinto jo hyvin hallussa. Se helpotti huomattavasti palkalaskennan käyttöönottoa.

Automaatio toi merkittävää helpotusta

Okline käyttää ajonohjausjärjestelmänä LogiControlia. Laskut luodaan LogiControlissa, josta ne siirtyvät Netvisoriin kirjanpitoon ja asiakkaille lähetettäväksi. Netvisor helpottaa kirjanpitoa monella tavalla. Se esimerkiksi tilitöi laskut ja käsittelee tiliotteet automaattisesti. Kirjanpito muodostuu siinä samalla, kun lähettää ja maksaa laskuja.

– Uskallan suositella Netvisoria kyllä sellaisellekin, joka ei ole aikaisemmin tehnyt paljoa kirjanpitoa. Tämä tekee niin paljon valmiiksi. Ei tarvitse kuin veroilmoitukset lähettää, Jaana Okkolin kertoo.

Se on iso asia, kun ei tarvitse avata kuin yksi ohjelma

Netvisorin automaatio on helpottanu paljon myös palkanlaskennassa. Ennen Okkolin laski palkat, syötti ne verkkopankkiin ja lähetti tulorekisteri-ilmoituksen käsin. Nyt palkat lähtevät palkkalaskelmien teon jälkeen yhdellä napin painalluksella maksuun, tosite muodostuu automaattisesti kirjanpitoon ja tarvittavat ilmoitukset lähtevät myös automaattisesti maksuun laittamisen yhteydessä.

Yksi merkittävä hyöty Okkolinin mukaan on se, että palkanlaskenta on samassa ohjelmistossa kuin kirjanpito. Kun palkat laittaa maksuun, ei niitä tarvitse sen jälkeen enää miettiä. Tieto palkoista kirjautuu kirjanpitoon automaattisesti ja virheitä tulee vähemmän.

– Se on iso asia, kun ei tarvitse avata kuin yksi ohjelma. Kun maksaa palkat, kirjautuu kaikki saman tien kirjanpitoon ja tiliotteelle. Palkanlaskentaan ja -maksuun kuluu aikaa vain murto-osa aikaisempaan verrattuna, Okkolin laskee.

Mahdollisuus etätyöhön helpottanut arjen pyörittämistä

Oklinelle Netvisorin mahdollistama etätyö on ollut monella tapaa pelastus. Ilman pilvessä toimivaa ohjelmistoa ei pienen lapsen äiti olisi voinut mitenkään hoitaa yhtiön kirjanpitoa ja palkanlaskentaa, vaan avuksi olisi pitänyt palkata toinen talousihminen.

– Näillä resursseilla, mitä minulla on ollut pienen lapsen kanssa, olen mielestäni hoitanut tämän oikein hyvin. Olen saanut homman pyörimään jopa ennakoitua nopeammin. Lopputulos on parempi kuin odotettiin. Tyytyväisenä käyttelen, Okkolin sanoo.

Mielestäni tämä on helposti lähestyttävä ohjelma

Oklinen tilintarkastus on myös hoidettu parina viime vuonna etänä. Vanhaan, paljon käsityötä vaatineeseen järjestelmään Jaana Okkolin ei haluaisi palata enää mistään hinnasta. Etänä työt sujuvat hänen mielestään jopa tehokkaammin kuin toimistolla. Tarvitessaan hän on myös saanut apua pikaisesti.

– Netvisorin tuki toimii nopeasti ja ohjesivut on todella hyvät. Mielestäni tämä on ollut helposti lähestyttävä ohjelma. Olemme olleet kokonaisvaltaisesti tyytyväisiä, Jaana Okkolin kertoo.