Kuljetusalalle sopivan helppo ja mobiili

Hannele Haavisto työskentelee toimitusjohtajana yrityksessä, jossa kaikki muut kymmenkunta työntekijää viettävät työpäivänsä tien päällä. Ainoana hallinnollisena henkilönä hänen vastuullaan on suuri määrä “paperitöitä”, myynnistä, sopimusten tekemiseen, laskutukseen, reskontraan, palkkojen laskentaan ja niin edelleen. Hän on saanut arkeensa suuren avun Netvisor taloushallinto-ohjelmistosta.

– Tämän helpompaa ohjelmistoa ei oikeastaan olekaan. Olen käyttänyt useita taloushallinnon ohjelmistoja ja Netvisor on niistä selkein ja helpoin käyttää, kertoo Ylisen Kuljetus Oy:n toimitusjohtaja Hannele Haavisto.

Aloitettuaan tehtävässä vuonna 2018, halusi hän ensi töikseen siirtää kuljetusyrityksen hallinnon paperisesta sähköiseen maailmaan. Vaihtoehtoja punnittiin, mutta Haaviston mukaan Netvisor oli oikeastaan ainoa todellinen vaihtoehto.

– Se sopii minun käteeni. Netvisorissa esimerkiksi myyntilaskujen luonti ja liitteiden liittäminen tapahtuu erittäin näppärästi.

Taloushallintoon käytetty työaika puolittunut

Ylisen Kuljetuksen vuoden 2019 liikevaihto oli noin 1,2 miljoonaa euroa. Yritys tekee pääasiassa sopimusrahtia raskaalle teollisuudelle. Kuukausittain heiltä lähetetään noin 80 myyntilaskua ja lähes saman verran on sisään tulevia ostolaskuja. Haavisto käsittelee kaikki laskut itse. Hän tarkistaa ostolaskujen oikeellisuuden työntekijöiltä, hyväksyy ne ja laittaa maksuun.

– Ennen, kun kaikki tehtiin paperilla, meni laskujen pläräämiseen viikottain jopa pari päivää. Nyt kaikki hoituu paljon nopeammin, laskutukseen kuluu kaikkiaan ehkä puoli päivää viikossa, Haavisto laskee.

Nopeutumisen lisäksi myös laskutuksen tarkkuus on Haaviston mukaan parantunut. Yhtään laskua ei jää roikkumaan pöydän kulmalle ja jos jotain meinaa unohtua, Netvisor muistuttaa heti.

– Helpottaa huomattavasti, kun aamulla töihin mennessä avaa Netvisorin ja näkee heti yhdellä silmäyksellä kokonaistilanteen. Paljonko on myynti- ja ostolaskuja ja erityisesti onko erääntyneitä. Jos joku lasku on erääntynyt, voi heti lähettää muistutuksen. Se on nopeuttanut rahan kiertoa äärimmäisen paljon, Hannele Haavisto kiittelee.

Laskujen lisäksi Haavisto seuraa Netvisorin etusivun näkymästä kaiken aikaa myös kassavirtaennustetta. Se auttaa muun muassa huomioimaan kausittaisen vaihtelun. Kuljetusalalla vuodenvaihde on tunnetusti hiljaista aikaa. Kassavirtaennuste kertoo jo ennakkoon, miten syvä notkahdus on tulossa, jotta siihen osataan varautua. Toisaalta se tuo mielenrauhaa, kun se näyttää etukäteen myös sen, milloin bisnes on palautumassa normaaliksi.

Kuljetusalalle sopivia ominaisuuksia

Netvisorissa on useita erityisen hyvin kuljetusalalle sopivia ominaisuuksia. Ohjelmistoon voi esimerkiksi kirjata autokohtaiset seurantakohteet, jolloin on helppo seurata jokaisen auton tuottavuutta ja kulutusta. Lisäksi Netvisorista löytyy valmis integraatio useimpiin kuljetusalan ERP-järjestelmiin.

Myös Netvisorin hinnoittelu on saanut kiitosta kuljetusalalta. Toisin kuin monet kilpailevat ohjelmistot, Netvisorin hinnoittelu ei ole tositeperusteinen, jolloin se on kuljetusyritykselle usein edullisempi vaihtoehto.

Olen aina vihannut kirjanpitoa. Koska Netvisorissa niin moni asia tapahtuu automaattisesti, on sen käyttö todella helppoa.

– Hinnottelulogiikka toimii hyvin tälle alalle. Meille Netvisor tulee sen ansiosta edullisemmaksi kuin moni muu, Hannele Haavisto kertoo.

Myös palkanlaskennasta löytyy merkittävästi aikaa säästäviä ominaisuuksia. Haavisto kertoo esimerkin lomalaskennasta. Kuljetusalan työehtosopimuksen mukaan loma-ajan palkka lasketaan koko vuoden keskituntiansion perusteella. Lisäksi tes:ssä on erilaiset lomapalkkakertoimet eri pituisille lomakertymille.

Aikaisemmin Haavistolla kului kymmenen työntekijän keskituntiansioiden ja lomapalkkojen laskemiseen ja tarkistamiseen kokonainen viikko työaikaa. Koska AKT:n tes:n lomakertoimet löytyvät Netvisorista sisäänkoodattuna, laskee ohjelmisto keskituntiansiot ja lomapalkat automaattisesti. Nykyään Haaviston työaikaa kuluu koko operaatioon vain noin tunti.

– Netvisorin ansiosta minulla säästyy työaikaa todella paljon ja kun mukaan lasketaan kirjanpitäjän säästynyt työaika, saadaan säästyneillä palkkakustannuksilla kevyesti maksettua Netvisorin kuukausimaksut ja jotain saattaa jäädä vielä käteenkin, Haavisto kertoo vertaillessaan taloushallinnon kuluja ennen Netvisoria ja sen käyttöönoton jälkeen.

Säästyneillä palkkakustannuksilla saadaan kevyesti maksettua Netvisorin kuukausimaksut ja jotain saattaa jäädä vielä käteenkin.

Myös Netvisorin monipuoliset mobiilisovellukset saavat Haavistolta kiitosta. Liikkuvalla toimialalla on kätevää, kun talouslukujen tarkistamisen, laskujen hyväksynnän tai esimerkiksi tuntikirjausten takia ei välttämättä tarvitse mennä koneelle tai soittaa kirjanpitäjälle.

– Sekin on hyvä muistaa, että kirjanpitäjä perii tuntihinnan, vaikka hän tarkistaisi vain yhden asian puhelimessa. Se on kallista hupia siihen verrattuna, että asian voisi tarkistaa omasta kännykästä, Haavisto pohtii.

Helppo oppia käyttämään

Hannele Haaviston mielestä parasta Netvisorissa on ehdottomasti helppous. Ohjelmiston opettelu ei vaadi ydinfysiikkaa. Hän kertoo itse tekevänsä töitä Netvisorilla yhden päivän perehdytyksen pohjalta.

– Olen aina vihannut kirjanpitoa. Koska Netvisorissa niin moni asia tapahtuu automaattisesti, on sen käyttö todella helppoa. Meidän kuljettajatkin osaisivat käyttää tätä, Haavisto kehuu.

Toki yhden päivä perhedytyksessä ei ehdi oppia aivan kaikkea laajasta ohjelmistosta. Siinä vaiheessa, kun vastaan tulee ongelmia, on Netvisorin mittava asiakaspalvelu apuna. Puhelintuen lisäksi Netvisorin käyttöön saa apua tukiportaalista ja sähköpostilla. Communityssä apua ja käyttövinkkejä voi kysyä myös muilta käyttäjiltä.

– Olen aina saanut tukea nopeasti ja helposti. Asiakaspalvelijat osaavat kertoa hyvin selkeästi, miten toimia. Jälkeenpäin vielä kysytään, että onnistuinko, eli jälkihoitoakin saa, Haavisto kertoo.