Kirjanpitoaineiston turvallinen arkistointi ja säilytys

Kirjanpitoaineiston säilytys on lakisääteinen velvollisuus, joka aiheuttaa usein päänvaivaa yrityksen talousosastolla. Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo, tase-erittelyt, liitetietojen erittelyt sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

Kuitteja, laskuja, tilinpäätöksiä, toimintakertomuksia ja monenlaisia dokumentteja kertyy vuosien saatossa helposti useita arkistokaapillisia. Lain mukaan ne on myös säilytettävä siten, että niiden sisältöä voi vaikeuksitta tarkastella. Eli kaapeista pitää viranomaisten niin vaatiessa löytää heidän haluamansa dokumentit suhteellisen helposti ja nopeasti.

Paperisten dokumenttien arkistoiminen vuosikausiksi aiheuttaa monia ongelmia. Yksi niistä on tilaongelma. Uusia arkistokaappeja tarvitaan sitä mukaan, kun yrityksen toiminta laajenee ja tositteiden määrä kasvaa. Toimitilojen vaihdoksen yhteydessä arkistokaapit sisältöineen ovat arvotavaraa, joka täytyy kuljettaa varoen ja sisällön täytyy säilyä järjestyksessä.

Tulipalo tai vesivahinko voisi tehdä pahaa jälkeä arkistollesi. Ainoa täysin turvallinen paikka tällaisissa katastrofeissa on tallennustila pilvipalvelussa.

Kirjanpitoaineiston säilytys turvallisesti pilvessä

Kun otat käyttöösi sähköisen taloushallinto-ohjelmiston, saat samalla riittävän määrän tallennustilaa kirjanpitoaineistojesi arkistointia varten. Tilan koko määritellään yleensä aina asiakkaan tarpeiden mukaan. Pilveen taltioituna arkistosi ovat suojassa vahingoilta ja samalla myös varmuuskopioituna erilliseen varmuuskopiontijärjestelmään.

Arkistoon tallentuvat kaikki tilikauteen liittyvät tilinpäätös- ja muut dokumentit, kuten kirjanpitoon tallennetut tositteet. Sinne voi myös arkistoida muita yritykseen liittyviä dokumentteja, kuten kokouspöytäkirjoja, yhteistyösopimuksia ja kauppakirjoja.

Pilvessä kirjanpitosi on myös turvassa ulkopuolisilta silmiltä. Palvelun toimittaja tarjoaa todennäköisesti huomattavasti paremman tietoturvan arkistoillesi, kuin mitä itse pystyisit hankkimaan omalle tietokoneellesi saati arkistokaapeillesi.

Sähköisestä arkistosta pääsevät tietoja katsomaan vain käyttöoikeuden omaavat henkilöt. Heidän on tarvittaessa helppo etsiä minkä tahansa arkistoidun vuoden tilinpäätöstiedot nähtäville. Sähköisen arkiston avulla myös tilintarkastus tapahtuu helpommin ja tarkemmin kuin mappeja selaamalla.

Esimerkiksi Netvisor taloushallinto-ohjelmistossa voi tilinpäätöksen myös allekirjoittaa sähköisesti tilikausiarkiston kautta. Kun tilinpäätösasiakirjat on tallennettu ja allekirjoitettu sähköisesti, ei niitä sen jälkeen pääse enää muuttamaan, joten myös väärinkäytösten mahdollisuus pienenee.

Tutustu tarkemmin Netvisor taloushallinto-ohjelmistoon.


Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.