Kesälomavinkki yrittäjille

Tiivistelmä: Ota taloushallinto-ohjelmiston automaatio käyttöön ennen lomia, niin nautit lomastasi rennommin. Laadi niin tarkat automaatiosäännöt kuin haluat. Tärkeintä on, että voit itse luottaa niihin. Taloushallinto-ohjelmistossa voit automatisoida esim. ostolaskujen maksun ja myyntilaskujen lähettämisen.

Näin rakennat automaatiosäännöt ostolaskuille Netvisorissa.

Yrittäjän arkeen kuuluu paljon hallinnollisia tehtäviä, jotka eivät jää tauolle, vaikka yrittäjä olisikin poissa työpaikalta. Ostolaskut täytyy tarkistaa ja maksaa. Hyvä olisi, jos myös myyntilaskutus pyörisi loman aikana.

Näitä tehtäviä voi nykyään toki hoitaa esimerkiksi kännykällä, lomalla ollessa. Mutta, automatisoimalla näitä rutiineja mahdollisimman tehokkaasti, voi yrittäjä nauttia lomastaan täysivaltaisemmin ja silti luottaa, että arkirutiinit pyörivät hänen läsnäolostaan huolimatta.

Jotta näitä yritystalouden perustehtäviä voi automatisoida, tarvitaan moderni taloushallinto-ohjelmisto ja verkkolaskutus. Pelkkä ohjelmisto ei auta, jos laskuja tulee toimistolle vielä paperisena. Paperilaskut on aina mentävä maksamaan sinne toimistolle. Jos sen sijaan kaikki ostolaskut tulevat verkkolaskuina sähköiseen järjestelmään, voidaan niiden tarkastus, hyväksyntä ja maksaminen automatisoida.

Tee automaatiosäännöt nyt

Ellet ole vielä hyödyntänyt taloushallinto-ohjelmiston tarjoamaa automaatiota, nyt on hyvä hetki testata sitä. Kun teet ensimmäiset automaatiosäännöt nyt, ehdit vielä nähdä ennen lomalle jäämistä, miten ne toimivat. Ja jos jotkut säännöt tuntuvat tarvitsevan tarkennuksia, ehdit vielä muokata niitä ennen lomaa.

Automaatio on hassu sana, sillä siitä helposti saa käsityksen, että asioita tapahtuu ihan itsestään. Näinhän se ei kuitenkaan ole. Ihan itsekseen ohjelmisto ei laskuja hyväksy ja maksa, vaan ihmisen täytyy antaa sille käskyt eli automaatiosäännöt, joiden mukaan se toimii.

Ihan itsekseen ohjelmisto ei laskuja hyväksy ja maksa, vaan ihmisen täytyy antaa sille käskyt

Aivan kuten yksityishenkilönä meidän täytyy verkkopankissa hyväksyä laskun automaattinen maksu ja kirjata enimmäissumma, jonka verkkopankki voi hyväksyä, täytyy taloushallinto-ohjelmistossa myös ihmisen määrittää, mitä laskuja halutaan automaation hoitavan ja mitkä haluamme tarkistaa itse.

Verkkopankissa sääntöjä on määritettävissä vain muutama, mutta taloushallinto-ohjelmistossa voit määrittää laskun hyväksynnälle niin monta sääntöä kuin haluat. Voit esimerkiksi asettaa euromääräisen rajan, tilinumeron tarkistuksen, viitenumeron tarkistuksen jne., jolloin ohjelmisto tarkistaa kaikki haluamasi kohdat laskusta.

Jos yksikin kohta poikkeaa säännöstä, lähettää ohjelmisto sinulle ilmoituksen poikkeuksesta, jolloin voit tarkistaa laskun itse esimerkiksi kännykällä.

Kannattaako muutamaa laskua automatisoida?

Pienellä yrityksellä on usein vähän laskuja. Muutaman laskun maksamiseen tai lähettämiseen ei välttämättä kulu paljon aikaa, joten on helppo ajatella, ettei niiden vähäisten laskujen käsittelyä kannata automatisoida. Aikasäästö on hyvin pieni.

Mutta eihän ajan säästäminen toki ole ainoa automaatiosta saatava hyöty.

Ensinnäkin, vähän laskuja käsittelevälle yrittäjälle laskujen laatiminen, lähettäminen ja maksaminen ovat pakollinen paha, joka tuppaa jäämään kuun viimeisille päiville hoidettavaksi. Kun ostolaskuja kuitenkin tulee ja myyntilaskujen luontiperusteita syntyy pitkin kuukautta, voi jotain helposti unohtua.

Verkkolaskutuksen ja automaation ansiosta yhtään ostolaskua ei unohdu sähköpostiin tai pöydän kulmalle. Myyntilaskujen laatiminen on sähköisessä järjestelmässä niin helppoa, että laskun voi näppärästi luoda saman tien, kun palvelu tai tuote on myyty.

Tärkein hyöty tästä kaikesta on nopeampi rahankierto ja reaaliaikainen näkymä yrityksen talouteen

Automaation käyttöönotto on lisäksi pienessä yrityksessä kaikkein helpointa ja nopeinta. Useimmat toimittajat ovat tuttuja ja laskut kuukausittain suunnilleen samanlaisia.

Yrittäjälle ehkä se tärkein hyöty tästä kaikesta on nopeampi rahankierto ja reaaliaikainen näkymä yrityksen talouteen. Esimerkiksi Netvisor taloushallinto-ohjelmisto näyttää kassavirtaennusteen jo etusivun näkymässä, jolloin tulevien kuukausien suunnittelu helpottuu merkittävästi.

Lomallekin on huomattavasti helpompi jäädä, kun kassavirtaennusteesta näkee, mitä kassatapahtumia loman aikana on tulossa ja että rahat riittävät loman aikana maksuun tulossa oleviin laskuihin.