Kassavirta haltuun

Kassavirtalaskelma näyttää konkreettisesti, miten yritykselläsi menee. Terve operatiivinen kassavirta on hengissä pysymisen ehto. Kun kassavirta on pitkällä aikajänteellä positiivinen, yrityksen toiminta on kestävällä pohjalla. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että yrityksen liiketoiminnasta kassaan jää enemmän rahaa kuin sieltä lähtee ulos.

Miten saat yrityksen operatiivisen kassavirran pysymään terveenä? Tässä käytännön vinkit kassavirran johtamiseen.

1. Älä raportoi vaan johda aktiivisesti

Pelkkä kassavirtalaskelma ei vie asioita eteenpäin vaan ainoastaan kertoo, mihin yrityksen kannattaa kiinnittää huomiota. Ei riitä, että toteat rahojen loppuvan kahden kuukauden sisällä vaan sinun tulee aktiivisesti johtaa kassavirtaa suunnittelemalla, ennakoimalla ja tekemällä päätöksiä tarvittavista toimenpiteistä.

Johda yrityksen kassavirtaa oikean tiedon pohjalta. Varmista, että kaikki tulevat rahat sekä lähtevät maksut ovat yhdellä raportilla. Mikäli jotain kuluja tai tuloja on jo tiedossa, mutta tieto puuttuu raportilta, lisää ne käyttämääsi työkaluun. Näin varmistat, että sinulla on realistinen tilanne ja näkemys.

Vinkki: Jos korvaat taulukot monipuolisella taloushallinto-ohjelmalla, sinun ei tarvitse manuaalisesti koota tuloja ja menoja kassavirtaennusteeseen.

2. Varaudu notkahduksiin

Yrityksen tulee varautua suurimpiin kulueriin, kuten palkkoihin ja juokseviin kuluihin. Yrityksen kassavirtaa voivat kuitenkin heilauttaa myös kausivaihtelut tai asiakkaiden maksukyky. Miten yrityksellesi käy, jos asiakkaat eivät maksa laskuja ajoissa tai suunniteltu projekti ei toteudu?

Ennakointi ja johtaminen auttavat notkahduksissa, mutta esimerkiksi maksuliikennetiliin liitetty rahoituslimiitti on yritykselle edullinen kassavirran vakuutus. Kun tililläsi on rahoituslimiitti, tili voi mennä hetkellisesti pakkaselle ja maksat ainoastaan siitä ajasta sovitun koron. Limiitin saat käyttöösi neuvottelemassa pankkisi kanssa.

3. Hoida laskut keskitetysti

Tehokas laskuliikenne on terveen kassavirran perusta. Varmista, että myyntilaskut> tehdään ja lähetetään asiakkaille ajallaan. Tehdyt työt, projektit tai toimitetut tuotteet kannattaa laskuttaa mahdollisimman nopeasti eikä jättää odottamaan esimerkiksi kuun loppuun laskutuspäivää. Kätevimmin ja nopeiten myyntilaskut saat asiakkaille verkkolaskuna. Kassavirran hallintaa helpottaa, jos myyntilaskut päivittävät saatavia automaattisesti kassavirtaennusteessa.

Varmista, että ostolaskut löytyvät aina yhdestä paikasta. Mikäli ostolaskut pyörivät autossa, kotona tai paperisena toimistolla, ne voivat jäädä huomiotta. Tämä aiheuttaa paitsi turhia myöhästymiskuluja myös sen, että kassavirtaennuste ei ole ajan tasalla. Kun vastaanotat ja käsittelet ostolaskut sähköisesti, varmistat sekä maksamisen ajallaan että oikeat tiedot kassavirtaennusteessa.

4. Ennakoi tulevia kuluja ja menoja

Älä turhaan odota siihen asti, että laskut on jo lähetetty tai vastaanotettu. Ota myyntiprosessissasi tavaksi syöttää tilaus heti käyttämääsi ohjelmistoon, vaikka et varsinaista tilausvahvistusta asiakkaalle toimittaisikaan. Kun rekisteröit tilaukset, muistat laskuttaa ne ajallaan.

Tulevissa menoissa rekisteröi ostot jo ennakkoon ohjelmistoon ja saat kattavamman kuvan kuluista. Hyödynnä ostotilaustoiminnallisuutta, vaikka et varsinaista ostotilausta toimittajalle lähettäisikään. Saat tulevat ostot rekisteröityä myös kassavirran näkökulmasta. Voit rekisteröidä, tai pyytää kirjanpitäjää rekisteröimään, myös jatkuvat kulut kuten lainanlyhennykset ja vuokrat.

Vinkki: Sinulla on aina reaaliaikainen ennuste, kun käytössäsi on taloushallinto-ohjelma, jossa myynti- ja ostotilaukset päivittävät automaattisesti kassavirtaennustetta.

5. Analysoi asiakkaan vaikutus kassavirtaan

Analysoi asiakkaiden maksukäyttäytymistä ja sen vaikutusta kassavirtaan. Joillakin asiakkailla on neuvoteltuna pidemmät maksuajat tai he maksavat laskunsa usein myöhässä. Nämä vaikuttavat yrityksesi kassavirtaan.

Suurimpien laskutusten kanssa voit ottaa käyttöön etukäteisperinnän. Se tarkoittaa yksinkertaisimmillaan sitä, että varmistat laskun maksamisen etukäteen. Kun olet lähettänyt isolle asiakkaalle pitkällä maksuajalla olevan laskun, ota viikkoa tai kahta ennen yhteyttä yrityksen talousosastoon ja varmista, että asiakkaalla on kaikki tiedot maksun suorittamista varten. Näin maksut eivät myöhästy ja vääristä kassavirtaa.

Kassavirran johtamisessa on järkevä muistaa, että positiivisuus on hyvästä, mutta ylioptimistisuus kassavirtaan liittyvissä asioissa on heikkous. Älä tyydy pelkästään raportoimaan kassavirtaa vaan johda sitä aktiivisesti.