IT-konsulttitalon kulurakenne paremmin haltuun Netvisorilla

Asiantuntija-aloilla henkilöstökulut voivat kattaa yli 70 prosenttia kaikista yrityksen kuluista. Loppuja 30 prosenttia ei kuitenkaan kannata unohtaa koko yhtiön talousdatassa. Niistäkin menoista voi löytyä yllättäviä säästökohteita, kun käytössä on tarkka ja ajantasainen data.

Biit Oy otti viime syksynä käyttöön Netvisor taloushallinto-ohjelmiston ja on jo muutamassa kuukaudessa nähnyt ohjelmiston tuomat hyödyt. Toimitusjohtaja Ikla Puustisen mukaan talousdatan ajantasaisuus on tuonut läpinäkyvyyttä kustannusrakenteeseen.

– Aikaisemmin meillä ei ollut minkäänlaista näkyvyyttä muuttuviin kustannuksiin. Aina piti soittaa kirjanpitäjälle, jos halusi tarkistaa, mistä kulut muodostuivat. Nyt pystyy helposti porautumaan jokaisen luvun taaksen ja näkemään kehitystrendin, Puustinen kertoo.

Biitissä on seurattu tarkasti mm. projektimyyntiä ja projektien kustannuksia Salesforcen avulla. Netvisor on auttanut näkemään ja ymmärtämään kokonaiskuvaa paremmin. Toimitusjohtaja Puustisen mukaan se on tuonut toimintaan joustavuutta.

– Olennaista tässä on ollut saada parempi ymmärrys kulurakenteen kehityksestä ja muutoksista, sekä siitä, mistä komponenteista bisnes muodostuu, Puustinen sanoo.

Tarkkuutta laskutukseen

Biit on suomalainen Salesforce-kumppani, joka on jo 13 vuoden ajan auttanut asiakkaitaan ottamaan parhaan mahdollisen hyödyn irti Salesforcen työkaluista. Yritys työllistää 65 asiantuntijaa ja vuoden 2020 liikevaihto oli noin 5,3 miljoonaa euroa. Yhtiön laskutus hoitedaan itse Salesforcessa, mutta kirjanpidon hoitaa tilitoimisto.

Laskujen käsittely on nopeutunut useilla tunneilla kuukaudessa.

Biit lähettää kuukausittain 80-100 myyntilaskua ja sisään tulee joitakin kymmeniä ostolaskuja. Ennen Netvisoria ja sähköiseen laskutukseen siirtymistä ostolaskuja tuli mm. sähköpostilla ja paperisina. HR-specialist Nea Rautiaisen mukaan montaa eri kanavaa pitkin ja monen eri muotoisena saapuneiden laskujen käsittely vaati erityistä huolellisuutta ja vei myös paljon aikaa.

– Laskujen käsittely on nopeutunut useilla tunneilla kuukaudessa, kun kierrättäminen on helpompaa ja ohjelmisto tiliöi tuttujen toimittajien laskuja automaattisesti. Myös inhimillisten virheiden löytäminen on nyt paljon helpompaa ja nopeampaa. Kaiken kaikkiaan tekemisestä on tullut mielekkäämpää, Rautiainen summaa.

Selkeyttä ja läpinäkyvyyttä

Netvisor on myös yksinkertaistanut ja nopeuttanut prosesseja Biitissä. Rautiaisen mukaan ohjelmisto on tuonut viestinnällistä läpinäkyvyyttä talouden hoitoon, kun ohjelmistossa voi jättää esimerkiksi laskun käsittelijälle viestejä ja heti, kun joku on edistänyt prosessia, näkyy se järjestelmässä. Myös Netvisorin etusivun koostenäkymä ja ohjelmiston yhteiskäyttöisyys ovat tuoneet helpotusta Rautiaisen arkeen.

– Data on helpommin saatavilla, kun sitä ei tarvitse etsiä monesta paikasta, vaan yhdellä silmäyksellä näkee ison kuvan.

IT-konsultoinnissa projektit voivat jatkua jopa kuukausia, jolloin myös kulut on hyvä pystyä jaksottamaan oikeille ajanjaksoille. Aikaisemmin laskujen jaksottaminen oli hankalaa ja sen vuoksi kuukausitulokset saattoivat vaihdella paljonkin. Netvisorissa jaksottaminen onnistuu helposti sitä varten suunnitellulla työkalulla.

– Nyt, kun kulujen jaksottaminen on merkittävästi helpompaa, näyttää kirjanpidollinen tuloksemme oikeammalta, Ikla Puustinen kertoo.

Parempaa taloussuunnittelua

Netvisorin ansiosta talouden seuranta ja sen ymmärtäminen nousivat Biitissä täysin uudelle tasolle. Puustisen mukaan ohjelmisto mahdollistaa bisneksen kehittämisen kohti parempaa kannattavuutta ja auttaa myös säästökohteiden löytämisessä.

Se helpottaa merkittävästi kaikenlaista suunnittelua.

Talousseurannan kehittymisen lisäksi Netvisor on mahdollistanut aktiivisemman taloussuunnittelun. Ikla Puustisen mukaan merkittävin muutos on tapahtunut nimenomaan suunnitelmallisuudessa. Aikaisemmin heillä ei ollut realistisia mahdollisuuksia rakentaa ja ylläpitää budjettia. Nyt budjetin laadinta ja sen seuranta onnistuvat kätevästi Netvisoriin integroidussa Financial Overviewssa.

– Jatkossa tulen seuraamaan budjettia ja sen toteumaa kuukausittain. Se helpottaa merkittävästi kaikenlaista suunnittelua, Puustinen pohtii.

Toiminta on tehostunut

Ikla Puustisen mukaan tekeminen Biitissä on tehostunut, kun sekä ajantasainen talousdata että historiatiedot ovat nyt helpommin saatavilla. Pilvipalvelun ja mobiilisovellusten ansiosta niihin pääsee käsiksi missä ja milloin vain. Aikaisemmin yrityksen johdon käytettävissä ollut tuorein talousdata saattoi olla jopa yli kuukauden vanhaa ja jos halusi tutkia edellisten vuosien talousdataa, täytyi raportteja aina pyytää kirjanpitäjältä.

Kaiken kaikkiaan tekemisestä on tullut mielekkäämpää.

Biit on integroinut Netvisoriin useita ohjelmistoja. He käyttävät kuittien ja matkalaskujen käsittelyyn eTaskua, budjetointiin ja raportointiin Financial Overviewiä ja toiminnanohjaukseen Salesforcea. Salesforce-integraatio oli itseasiassa yksi tärkeimmistä valintakriteereistä taloushallinto-ohjelmistoa etsittäessä.

– Olemme käyttäneet Salesforcea toimintamme ohjaamiseen jo vuosia, joten taloushallinto-ohjelmiston täytyi olla yhteensopiva sen kanssa. Netvisorin valintaa helpotti se, että olemme tehneet useita Netvisor-Salesforce -integraatioita asiakkaillemme, joten sen toimintatapa oli jo ennestään tuttu, Puustinen kertoo.

Puustisen mukaan Netvisorin käyttöönotto-projekti antoi myös heidän tuleviin asiakasprojekteihinsa uusia kehitysideoita.