“Ennen Netvisoria ajattelin, ettei ollut väliä, mitä ohjelmistoa käyttää”

Bookers Group otti Netvisor taloushallinto-ohjelmiston käyttöön vuoden 2019 lopulla. Siihen asti käytössä ollut ohjelmisto oli toiminut periaatteessa hyvin, mutta Netvisoriin vaihdon jälkeen he huomasivat merkittävän eron.

Bookers Group Oy tarjoaa myynti- ja markkinointipalvelua suuryrityksille. He rakentavat jokaiselle asiakkaalle heidän myyntiinsä keskittyvän ulkoisen tiimin ja asiakkaan palveluun sopivan myyntimallin. Ulkoisen myyntitiimin avulla asiakkaat hakevat asiantuntijuutta, skaalautuvuutta ja kustannustehokkuutta.

Bookersin liikevaihto on noin 14 miljoonaa vuodessa ja henkilökuntaa on noin 250 henkeä. Vuoden 2019 jälkeen yritys on kasvanut merkittävästi ja muutamassa vuodessa heille on rekrytty noin sata uutta työntekijää.

Työllistää enemmän, mutta nopeuttaa prosessia huomattavasti

Bookersilla kaivattiin voimakkaan kasvun myötä kirjanpitäjää, jolla olisi aktiivisempi, neuvova ote ja löysivät Tiliampparin Jarmo Sassalin (nykyisin osa Aallon Groupia). Toimitusjohtaja Inke Salonahon mukaan Sassali on heille korvaamaton apu, sillä hän on aina valmis tukemaan ja neuvomaan. Tiliamppari käytti ainoana ohjelmistonaan Netvisoria, joten ohjelmiston vaihdos tuli osana tilitoimiston vaihtoa.

– Edellisen ohjelmiston kanssa ei ollut ongelmia, mutta vaihdoimme, koska tilitoimisto käytti Netvisoria. Aikaisemmin emme olleet ajatelleet, että ohjelmistolla olisi merkitystä. Nyt ajattelemme eri tavalla. Netvisorissa parasta on, että meidän on helppo saada tietoa ja nähdä syy-seuraussuhteita, Toimitusjohtaja Inke Salonaho kertoo.

Netvisor on lisännyt toimistohenkilökunnan työn mielekkyyttä

Aikaisemmin toimintamalli pohjasi siihen, että he ilmoittivat tiedot tilitoimistolle ja kirjanpitäjä hoiti kaiken siitä eteenpäin. Netvisorissa toimintamalli on hieman erilainen. Nyt tehdään paljon talossa itse, kun esimerkiksi työntekijät kirjaavat työtuntinsa ja esimiehet hyväksyvät ne.

– Netvisor työllistää meitä enemmän, mutta tilitoimiston päässä se puolestaan vähentää työtä, joten prosessi on nopeampi. Nyt meiltä löytyy myös ymmärrystä talon sisältä enemmän esimerkiksi siitä, mistä palkka muodostuu. Netvisor on myös lisännyt toimistohenkilökunnan työn mielekkyyttä, kun asiat ovat enemmän heidän käsissään, Salonaho kuvailee.

Monipuolisuus tärkeä hyöty

Netvisorin monipuolisuus on Salonahon mukaan selkeä etu. Kun laskutus, reskontra, kirjanpito, palkanlaskenta, työajanseuranta ja matkalaskut ovat kaikki samassa, näkee kokonaisuuden nopeammin ja selkeämmin.

– Minä, toimistopäällikkö, reskontranhoitaja ja tilitoimiston kirjanpitäjä näemme kaiken tarvittavan tiedon reaaliaikaisesti. Meille tuo todella paljon helpotusta ja tekee työnteosta saumattomampaa, kun kaikki löytyy samasta järjestelmästä.

Meille tuo todella paljon helpotusta, kun kaikki löytyy samasta järjestelmästä

Bookersilla Netvisor on toimistohenkilökunnalle päivittäinen tärkeä työkalu. Palkkojen laskeminen, laskutus, tilitöinti, jaksotukset ja kustannuspaikoille kohdistaminen vie kahden ihmisen koko työajan.

– Toimistopäälliköllä ja assistentilla on koko ajan Netvisor auki ja käytössä. Työn sujuvuuden näkökulmasta se on hyvin tärkeä työkalu, Salonaho sanoo.

Palkanlaskenta on Bookersilla joka kuukausi iso tehtävä, kun yhtiössä työskentelee yli 200 myyjää provisiopalkalla. Työntekijöiden bruttopalkat lasketaan talon sisällä ja nettopalkat tilitoimistossa. Lopulliset palkkalaskelmat kierrätetään vielä esihenkilöillä ennen maksuun laittamista.

Integraatioiden kautta syvempää ymmärrystä liiketoiminnasta

Bookersin konsernirakenne ja se, että he toimivat ulkoistettuna resurssina kymmenille asiakasyrityksille, tuo raportointiin omat haasteensa. Salonahon mukaan myyjät käyttävät paljon asiakkaidensa CRM-järjestelmiä, joten dataa koostetaan hyvin monesta paikasta. Esimerkiksi kannattavuusraportointiin kootaan työtunnit Netvisorista ja keskimääräinen päivälaskutus muista järjestelmistä. Niiden suhteesta näkee miten on onnistuttu.

Bookersilla käytetään liiketoiminnan seuraamiseen itse koodattua CRM- ja toiminnanohjausjärjestelmää sekä Qlik Sense BI-ohjelmistoa. Netvisorista on integraatio molempiin ja sieltä siirtyy muihin ohjelmistoihin mm. tuntikirjaus ja taloushallinnon dataa.

Se tekee näkyvämmäksi, mihin rahaa menee ja mistä sitä tulee

Toimitusjohtaja seuraa liiketoiminnan lukuja pääosin toiminnanohjaus- ja BI-ohjelmistoista, mutta Netvisoristakin hän tarkistaa asioita säännöllisesti. Hän seuraa Netvisorista mm. työaikadataa ja talouden tunnuslukuja.

– Haluan seurata tosi tarkasti meidän talouden tunnuslukuja ja mistä ne muodostuu. Netvisorissa on hienoa, kun dataan pääsee pureutumaan esimerkiksi kulujen alkulähteeseen asti. Se tekee näkyvämmäksi, mihin rahaa menee ja mistä sitä tulee. Helpottaa paljon, kun kaikki tieto on omissa käsissä ja löydettävissä, eikä sitä tarvitse etsiä monista paikoista, Salonaho kuvailee.

Hänen mukaansa Netvisoriin siirtyminen tuntui alkuun isolta jumpalta, mutta opetteluvaiheen jälkeen kaikki on nyt sujuvampaa kuin ennen.

– Kun kysyin meidän toimistoväeltä tänään, sanoivat he, etteivät he luopuisi Netvisorista enää mistään hinnasta. Työnteko on kaikilta osiltaan saumatonta, kun kaikki on omissa käsissä. Yhteistyö tilitoimiston kanssa toimii myös hyvin synkassa, Inke Salonaho kehuu.