Hyvin hoidettu talous on kestävän seuratoiminnan selkäranka

“Hyvin hoidettu talous mahdollistaa seuralle paljon. Se luo pohjan uusille yhteistyösopimuksille, toiminnan suunnittelulle ja budjettien laatimiselle. Jos taloutta on helppo seurata se voi innostaa myös seuran johdon aktiivisemmin mukaan taloudenhoitoon.”

Näin summaa kokenut kirjanpitäjä Pirjo Hulkko, joka työskentelee Puijo Wolleyn ja Kuopion Reippaan Voimistelijoiden talousvastaavana.

Sekä Puijo Wolley että KRV toimivat Kuopion seudulla. Kaudella 2019-2020 Puijo Wolleylla oli joukkue jokaisessa junioriluokassa. Kuopion Reippaan Voimistelijat on puolestaan yksi Suomen vanhimmista urheiluseuroista. Seura tarjoaa harrastusmahdollisuuksia ja kilpatason urheilua yli 1 700 liikkujalle.

Tänä kesänä molempien seurojen talouden hoito on muutoksen edessä – niin myös Hulkko. Hänen aloitteestaan molemmissa seuroissa otetaan käyttöön Netvisor. Ohjelmisto on myös Hulkolle suurelta osin uusi, mutta halu auttaa seuroja kehittämään talouden hoitamista entistä parempaan suuntaan sai Hulkon omien sanojensa mukaan “vielä vanhoilla päivillä” opettelemaan uuden ohjelmiston käytön.

Netvisor on seuran etu myös pitkällä tähtäimellä

Hulkolla on pitkä tausta kirjanpitäjänä seurojen parissa. Hän toimi vuodesta 2002 Pohjois-Savon liikunta ry:n kirjanpitäjänä, jossa hän hoiti alueen seurojen kirjanpitoa keskitetysti kollegansa kanssa. Loppuvuodesta 2019 yhdistyksen taloushallinnon hoitamista uudistettiin ja Hulkko siirtyi Puijo Wolleyn ja KRV:n sisäiseksi talousvastaavaksi.

Hyvin hoidettu talous mahdollistaa seuralle paljon. Se luo pohjan uusille yhteistyösopimuksille, toiminnan suunnittelulle ja budjettien laatimiselle.

“Näistä seuroista oltiin minuun suoraan yhteydessä. He halusivat ehdottomasti jatkaa yhteistyötä kanssani, koska tunnen seuran toiminnan ja tavat. Omaa urheilutaustaa minulla itselläni on juuri lentopallon parista. Myös tytär harrasti aikanaan Puijo Wolleyssa”, hän kertoo.

Hulkko suostui yhteistyöhön, mutta ehdot olivat selkeät. Hän oli vakuuttunut Netvisorin hyödyistä tutustuttaan ohjelmistoon lentopalloliitossa. Siksi hän päätti, että sen käyttöönotto on seuran etu niin tehokkuuden, integraatioiden kuin jatkuvuuden osalta.

“Sanoin, että joko tulette minun kanssani Netvisoriin tai sitten siirrytte tilitoimiston asiakkaaksi, kuten muut Pohjois-Savon liikunta ry:n asiakkaat. Näen myös etuna, että kun minä joskus lopetan työt, löytyy tilalleni uusi osaaja helposti. Kuopion seudulla on useita Netvisor-tilitoimistoja”, hän sanoo ja jatkaa.

“Molemmat seurat myös kilpailuttivat useita eri ohjelmistovaihtoehtoja, mutta lopulta valinnan ratkaisi se, että Netvisorista on yhteys Olympiakomitean Suomisport-palveluun.”

Suomisportin ansiosta talousvastaavalla, seuran johdolla, joukkueen johtajilla ja muilla seuratoimijoilla on selkeä ja reaaliaikainen kuva seuran taloudesta ja tulevaisuuden kassavirrasta.

Usein seurojen talouden pohjan muodostavat jäsenmaksut, yhteistyösopimukset ja talkoot. Suomisportin kautta esimerkiksi jäsenmaksujen hoitaminen tulee helpottumaan, mikä vaikuttaa suoraan seuran kassaan – raha on nopeammin seuran tilillä, minkä ansiosta seuran ja joukkueiden toiminnan suunnittelu on helpompaa.

Palveluiden välisen yhteyden ansiosta tiedot maksuista siirtyvät reaaliajassa Suomisportista Netvisoriin. Näin talousvastaavalla, seuran johdolla, joukkueen johtajilla ja muilla seuratoimijoilla on selkeä ja reaaliaikainen kuva seuran taloudesta ja tulevaisuuden kassavirrasta. Suomisport-palvelu toimii jo liittotasolla ja pilottijakso seurapalvelusta on tällä hetkellä käynnissä.

Uuden opettelu vie aikaa, mutta maksaa itsensä takaisin

Hulkon mielestä Netvisorin käyttöönotto on edennyt hyvin ja johdonmukaisesti, mutta tietoa on tullut nopealla tahdilla paljon omaksuttavaksi. Kouluttajan johdolla käytyjä koulutuksia oli viisi.

“Otimme kaikki Netvisorin ominaisuudet käyttöön, joten tietoa on kaadettu paljo nopealla tahdilla. Kouluttajien Markon ja Saaran pitämien koulutusten lisäksi olen käyttänyt paljon hyödyksi myös Netvisorin Tukisivujen maksuttomia virtuaalikursseja ja Netvisorin tukisivustoa. Tuesta Olivia on auttanut minua, kun kysyttävää on ollut. Netvisorilla on todella mukavaa ja avuliasta henkilökuntaa töissä.”, Hulkko kertoo.

Puijo Wolleyn jälkeen Hulkko siirtyy viemään myös Kuopion Reippaan Voimistelijoiden talouden hoidon Netvisoriin. Hän uskoo, että maksullisista käyttöönottokoulutuksista on hyötyä myös jatkossa.

“Voi ne nauhoitteet! On todella hienoa, että saan jokaisesta koulutuksesta nauhoitteen itselleni. Näin voin palata käsiteltyihin asioihin milloin vain. Voin nyt opetella Puijo Wolleyn osalta asiat kouluttajan johdolla ja palata sitten nauhoitteiden kanssa tekemään samat asiat KRV:n osalta”, hän kertoo.

Uskon, että seurakentältä tulee yhä enemmän ja enemmän tilausta Netvisorin kaltaiselle palvelulle, joten seurat kannattaa ottaa huomioon tiiviisti myös tuotetta kehitettäessä.

Pitkän linjan seuravaikuttajalla on vinkki myös Netvisorin tuotekehitykselle:

“Uskon, että seurakentältä tulee yhä enemmän ja enemmän tilausta Netvisorin kaltaiselle palvelulle, joten seurat kannattaa ottaa huomioon tiiviisti myös tuotetta kehitettäessä.”

Seuroissa halutaan hoitaa taloutta fiksusti

Hulkko on selvästi arvostettu talouden ammattilainen Pohjois-Savon alueella. Hän on ollut seurojen taloudenhoidon puolestapuhuja jo usean vuoden ajan ja kouluttanut ahkerasti alueen yhdistysten toimijoita talousasioissa.

“Seuran hyvään hallintoon kuuluu tärkeänä osana hyvä taloudenhoito. Hyvä talous luo edellytykset toiminnalle ja sen kehittämiselle”, hän toteaa.
Hulkolle olisi tulossa asiakkaita jonoksi asti. Vaikka hän hoitaa tällä hetkellä vain kahden seuran kirjanpitoa, hänen palveluitaan kyselevät usein myös muut seurat. Hän on mukana myös hankkeessa, jossa alueen yhdistykset voivat olla häneen yhteydessä talouden hoitamiseen liittyvissä asioissa. Kentällä on hänen mielestään vielä paljon tehtävää.

Se, että seurassa on joku, joka ymmärtää kirjanpitoa, talouslukuja ja osaa myös tulkita ja vetää johtopäätöksiä taloustiedoista, on seuralle iso etu. Hulkon mukaan seurat tarvitsevat neuvoja ja ymmärrystä taloushallinnosta, esimerkiksi yhden tilin eduista.

“Olen itse ollut yhden tilin puolestapuhuja jo pitkään. En ole vielä koskaan nähnyt seuraa, jonka rahat eivät mahtuisi yhdelle tilille”, Hulkko nauraa ja jatkaa:

“Yhden tilin ansiosta taloutta pystyy seuraamaan paljon selkeämmin ja koko seuran taloustilanteen pystyy näkemään helposti ja vielä näyttämään kootusti Netvisorin etusivulta hallituksen kokouksessa.”

Hulkon mukaan seuroissa ymmärretään taloudenhoidon tärkeys, mutta osaavaa tekijää ei välttämättä löydy omista riveistä.

Seuran kirjanpitäjälle on myös eduksi, jos on ollut mukana seuratoiminnassa.

“Seurojen haaste on mielestäni se, että ihmiset vaihtuvat nopeasti. Se on myös luonnollista. Kun oma lapsi kasvaa ulos seuratoiminnasta, myös vanhempi, joka on hoitanut taloutta vaihtuu”, hän toteaa jatkaa:

“Toisaalta seuran kirjanpitäjälle on myös eduksi, jos on ollut mukana seuratoiminnassa. Itse olin ennen Pohjois-Savon liikunta ry:lle tuloa seitsemän vuotta Nurmeksen Seppojen toiminnanjohtaja.”

Talous on seuratoiminnan selkäranka

Hulkko uskoo, että Netvisor helpottaa ja nopeuttaa myös hänen omaa työtään. Haaveena olisi, että käyttöönoton jälkeen työtä tarvitsee tehdä mahdollisimman vähän ja ohjelmiston automaatio hoitaa suurimman osan talouden rutiineista itsestään.

“Odotan, että Netvisorin ansiosta minulle itselleni tulee lisää vapaa-aikaa. Ja ehkä voin sitten auttaa myös muita seuroja tämän ohjelmiston kanssa”, hän toteaa.

Ajan säästön lisäksi Hulkko toivoo, että Puijo Wolley ja Kuopion Reippaan Voimistelijat ja seurojen toimijat pystyvät modernin ohjelmiston avulla hoitamaan seurahallintoa entistä paremmin ja myös kehittämään toimintaa eteenpäin.

Muutos vaatii työtä, mutta takana on seurojen tuki. Onhan talous kuitenkin seuratoiminnan selkäranka. Siksi työ uuden ohjelmiston opettelun kanssa kannattaa tehdä.