Franchising-ketju karsi hallinnon minimiin Netvisorin avulla
Kotirinki, franchising periaatteella toimiva siivousketju, on käyttänyt Netvisoria taloushallintonsa hoitamiseen jo yli kymmenen vuotta. Aluksi kaikki ketjun yrittäjät hoitivat itse oman laskutuksensa ja kirjanpitonsa Netvisorilla. Muutama vuosi sitten ketju halusi muuttaa strategiaa ja suoraviivaistaa hallintoa. Tavoitteena oli keventää toiminimiyrittäjien hallinnollista taakkaa.
Toiminnan yksinkertaistamisen myötä yrittäjien hallinnollinen työ saatiin karsittua minimiin. Suurin osa ketjun yrittäjistä pystyy hoitamaan kuukausittaisen tilityksensä kätevästi muutamassa minuutissa, eikä heidän tarvitse huolehtia laskujen lähettämisestä tai kirjanpidosta laisinkaan. Kaikki se voidaan Netvisorin ansiosta hoitaa keskitetysti pääkonttorilla.
Suurin osa ketjun yrittäjistä pystyy hoitamaan kuukausittaisen tilityksensä kätevästi muutamassa minuutissa, eikä heidän tarvitse huolehtia laskujen lähettämisestä tai kirjanpidosta laisinkaan.
Kotirinki Oy:n toimitusjohtaja Veli-Pekka Pihlaisen mukaan prosessien yksinkertaistaminen on yksi tärkeimmistä yrityksen toimintaa tehostavista toimista. Ilman Netvisoria olisi Kotiringin nykyisen erittäin suoraviivaisen toimintamallin toteuttaminen ollut mahdotonta.
– Netvisor ja meidän oma toiminnanohjausjärjestelmämme mahdollistavat sen, että yrittäjä voi keskittyä tekemään asiakkaansa tyytyväisiksi.
Pilvipalvelu franchising-ketjussa välttämätön
Kotiringissä on alusta alkaen haluttu panostaa pilvipalveluihin. 2000-luvun alussa niitä ei vielä ollut paljoa tarjolla, joten he päätyivät rakentamaan toiminnanohjaukseen oman järjestelmänsä. Muutaman vuoden toiminnan jälkeen he löysivät Netvisorin, joka pilvipohjaisista taloushallinto-ohjelmistoista tarjosi ensimmäisenä kunnollisen mahdollisuuden integroida toiminnanohjauksen taloushallintoon.
– Me olimme muistaakseni toinen ketjuyritys, joka otti Netvisorin silloin käyttöön ja olemme olleet tyytyväisiä päätökseemme. Tilitoimisto on vuosien varrella vaihtunut muutaman kerran, mutta Netvisor on säilynyt, Pihlainen kertoo.
Tilitoimisto on vuosien varrella vaihtunut muutaman kerran, mutta Netvisor on säilynyt.
Jokainen ketjuyritys on omanlaisensa, mutta lähtökohtaisesti useilla paikkakunnilla toimiva ketju hyötyy aina taloushallinto-ohjelmiston pilvipohjaisuudesta. Välimatkoilla ei ole väliä, kun kaikki pääsevät reaaliaikaisesti käsiksi samoihin taloustietoihin sijainnista riippumatta.
Kotiringissä pienet yrittäjät hyötyvät Netvisorin käytöstä erityisen paljon, kun heidän ei välttämättä tarvitse puuttua talouden hallintaan millään tavalla. Netvisor on auttanut karsimaan pois kaiken ei-tuottavan työn. Siitä huolimatta he saavat joka kuukausi selkeän raportin, josta he näkevät muun muassa toimintansa kannattavuusluvut.
– Meillä yrittäjät kirjaavat tekemänsä työt toiminnanohjausjärjestelmään ja sieltä tiedot siirtyvät Netvisoriin. Laskutus hoidetaan keskitetysti keskuskonttorilta. Se säästää merkittävästi yrittäjien työaikaa, kun heidän ei tarvitse tehdä paperitöitä juuri laisinkaan, Pihlainen kuvailee.
Prosessien yksinkertaistaminen paransi tuottoja
Kotiringissä on pyritty automatisoimaan kaikki mahdollinen hallinnollinen työ. Netvisorilla voi automatisoida muun muassa ostolaskujen hyväksynnnän ja maksamisen sekä laskujen tiliöinnin ja kirjaamisen kirjanpitoon. Pihlaisen mukaan yksi Netvisorin parhaita puolia on sen helppokäyttöisyys. Siitä hän nostaa esimerkiksi Netvisorin mobiilipalvelut, jotka helpottavat työn hoitamista myös tien päällä ollessa.
– Kyllä näissä järjestelmissä pitää lähtökohtana olla helppokäyttöisyys. En voisi ajatellakaan mitään muuta vaihtoehtoa. Se säästää niin paljon aikaa, kun talouden raportteja voi tarkastella, matkalaskut voi tehdä ja kaikki laskut hyväksyä kännykällä.
Kyllä näissä järjestelmissä pitää lähtökohtana olla helppokäyttöisyys.
Kotiringin väki on koko ajan liikkeellä, joten heille on erityisen tärkeää, että kaikki olennainen tieto kulkee kätevästi mukana kännykässä. Veli-Pekka Pihlaisen mukaan heidän asiakastyytyväisyytensä, yrittäjätyytyväisyytensä ja talouslukunsa ovat nousseet sen jälkeen, kun he suoraviivaistivat toimintaansa.
– Kymmenen vuotta sitten kasvoimme voimakkaasti, mutta prosessimme olivat monimutkaiset. Kaikkea mitattiin ja analysoitiin. Tietoa oli paljon, mutta sitä ei osattu käyttää. Nyt on yksinkertaistettu kaikkea ja talouden mittarit ovat muuttuneet parempaan suuntaan. Netvisor on ollut yksi keskeinen tekijä, että on voitu näin paljon yksinkertaistaa, Pihlainen kiittelee.
Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.
