5 syytä hoitaa yrityksen talousasiat ammattimaisesti alusta alkaen

Hyvä tilitoimisto ja taloushallinto-ohjelmisto ovat ensimmäisiä tärkeitä investointejasi uutena yrittäjänä. Alkuvaiheessa sinun on tärkeää keskittyä ideasi markkinointiin ja myyntiin. Kirjanpito vaatii erityisosaamista ja jatkuvaa ajan tasalla pysymistä, joten se on järkevää antaa sen alan ammattilaisten hoidettavaksi.

Vaikka aivan pienimuotoisessa yritystoiminnassa kahdenkertainen kirjanpito ei ole lakisääteistä, on se yritystoimintasi näkökulmasta välttämätöntä. Yrityksesi toiminta on riippuvainen siitä, miten saat tietoa taloustilanteestasi. Varsinkin alkuvaiheessa useilla yrityksillä on vaikeuksia pitää tulot ja menot tasapainossa.

Taloushallinto-ohjelmistossa kirjanpito muodostuu automaattisesti kahdenkertaisena kaikista tapahtumista ja silloin saat tarkemmat raportit taloudesta ajantasaisesti. Ohjelmistosta näet helposti yrityksen todellisen taloustilanteen, jota esimerkiksi pankin tiliote ei pysty kertomaan, kun se ei ota huomioon maksamattomia laskuja.

Helpota omaa arkeasi

Helppous painaa usein vaakakupissa, kun yrittäjä valitsee työkaluja. Yrittäjä pääsee itse helpommalla, kun investoi laadukkaaseen taloushallinto-ohjelmistoon heti yrityksen alkutaipaleella. Hän voi luottaa ohjelmiston toimivuuteen ja saa asiakaspalvelusta apua, kun sitä tarvitsee.

Monipuolinen taloushallinto-ohjelmisto auttaa hoitamaan juoksevat asiat, kuten laskut jouhevasti. Myyntilaskujen laatiminen ohjelmistolla on kätevää, koska tuotetiedot, asiakkaiden yhteystiedot, sovitut maksuehdot, alv-kannat ja muutkin laskulle tarvittavat tiedot löytyvät järjestelmästä valmiina. Laskun luonti vie vain muutaman minuutin.

Ohjelmistojen automaatio helpottaa yrittäjää monessa kohtaa ja vapauttaa aikaa muuhun tärkeään, kuten asiakaspalveluun. Taloushallinto–ohjelmistossa esimerkiksi ostolaskutuksen voi automatisoida lähes sataprosenttisesti tarkastuksesta kirjanpitoon kirjaamiseen asti.

Tuoreelle yrittäjälle on elintärkeää, että raha liikkuu mahdollisimman nopeasti. Laskut kannattaa siis lähettää heti, kun mahdollista. Se nopeuttaa rahan kiertoa ja parantaa yrityksen kannattavuutta. Jos hoidat laskutuksen kerran kuussa, voit pahimmassa tapauksessa saada maksun tehdystä työstä vasta 2-3 kuukautta jälkikäteen.

Ammattimaisen taloudenhoidon muut hyödyt

Yritykselle voi tulla jo alkutaipaleella rahoitustarpeita, jolloin huolella hoidetusta taloushallinnosta pelkästään hyötyä. Pankit, rahoitusyhtiöt ja sijoittajat vaativat hyvin tarkat raportit yrityksen taloudesta, voidakseen edes harkita rahoituksen antamista.

Vastaavasti viranomaisten suuntaan kaikki tärkeä yhteydenpito ja raportointi onnistuu tilitoimiston ja taloushallinto-ohjelmiston kautta kaikkein varmimmin. Useimmissa ohjelmistoissa on valmiit integraatiot esimerkiksi verohallintoon ja tulorekisteriin.

Taustaprosessi pyörii lähes itsestään ja sinä voit keskittyä omaan ydinosaamiseesi

Monipuolinen ohjelmisto kasvaa myös yrityksen mukana. Jos alkuvaiheessa riittää laskutus ja kirjanpito, saattaa hetken päästä syntyäkin tarpeita matkalaskutukselle, tuntikirjauksille, palkanlaskennalle jne. Kun olet alunalkaen valinnut skaalautuvan ohjelmiston, sinun ei tarvitse vaihtaa ohjelmistoa, vaan voit vain laajentaa sen käyttöä.

Yhteiskäyttöisyys tilitoimiston kanssa tarkoittaa, että voitte jakaa taloushallinnon tehtävät kirjanpitäjäsi kanssa juuri kuten itse haluat. Selaimessa toimivassa ohjelmistossa teillä on molemmilla sama näkymä ja samat tiedot käytettävissänne. Voit itse hoitaa esimerkiksi laskutuksen ja jättää kaiken muun kirjanpitäjälle.

Blogi: Näin valitset itsellesi juuri sopivan tilitoimiston >>

Automaation hyödyt

Taloushallinto-ohjelmisto säästää aikaa ja vähentää turhaa käsityötä. Automaation ansiosta inhimillisten virheiden määrä laskee ja päätöksenteossa tarvittavien raporttien valmistuminen nopeutuu.

Modernissa taloushallinto-ohjelmistossa automaatio hoitaa monet laskupäätä ja rutiinia vaativat tehtävät puolestasi. Se laskee esimerkiksi arvonlisäverot, luo kustannuspaikkalaskelmat ja muodostaa kirjanpidon automaattisesti liiketapahtumien pohjalta.

Yksi merkittävästi aikaa ja vaivaa säästävä toiminto on matkalaskun teko mobiilisovelluksella. Kun olet maksanut matkan, voit ottaa kuiteista kuvat ja luoda matkalaskun heti kännykälläsi. Sinun ei tarvitse säilyttää kuitteja ja toimittaa niitä kerran kuussa kirjanpitäjälle. Jälleen raha liikkuu nopeammin ja tiedot pysyvät tarkempina.

Ymmärrä yrityksesi tunnuslukuja

Yrittäjän on hyvin tärkeää ymmärtää yritystaloutta sekä oman toimialansa ja yrityksensä olennaisia tunnuslukuja. Nopeatahtisessa liike-elämässä myös tiedon ajantasaisuus on tärkeää. Jos viet kuitit kirjanpitäjälle kerran kuussa, saat talousraportit yleensä vähintään kuukauden jälkijunassa.

Taloushallinto-ohjelmistot auttavat yrityksen johtamisessa monella tapaa. Ne tarjoavat reaaliaikaista tietoa yrityksen taloudellisesta tilanteesta ja useimmissa on valmiina useita erilaisia raportteja, joiden avulla voit seurata yrityksen taloutta eri näkökulmista.

Sijoitus laadukkaisiin ohjelmistoihin kannattaa, sillä ne maksavat itsensä takaisin henkisessä hyvinvoinnissa

Pilvipalveluna toimivassa taloushallinto-ohjelmistossa raportit päivittyvät saman tien, kun tietoja kirjautuu ohjelmistoon. Työaikaa säästyy siis lukujen etsimisestä ja laskelmien tekemisestä. Raportit saa usein myös selkeinä graafeina, jolloin kokonaisuuden hahmottaminen on helpompaa.

Ajantasainen talousdata helpottaa monenlaisessa päätöksenteossa. Sen avulla tiedät, milloin tarvitset lisää rahoitusta, milloin voit säästää, milloin on aika palkata lisää henkilöstöä ja milloin investoida muuten yritykseen.

Esimerkiksi Netvisor kertoo yrittäjälle koko ajan, mikä yrityksen taloudessa on tärkeää juuri nyt ja mihin pitää reagoida. Se näyttää jo etusivulla paljon informaatiota, johon varsinkaan aloitteleva yrittäjä ei muuten ehkä osaisi kiinnittää huomiota.

Kassavirtaennuste on pienyrittäjän tärkein raportti

Netvisor taloushallinto-ohjelmistossa on valmiina myös kassavirtaennuste, joka auttaa seuraamaan rahavirtoja päivittäin. Kassavirtaennuste on parempi raportti kuin perinteinen tuloslaskelma, joka voi antaa epätarkan kuvan käytettävissä olevista rahavaroista.

Nimensä mukaisesti se myös ennustaa tulevaa. Kun ohjelmistoon kertyy tietoa kaikista yrityksesi rahavirroista, pystyy se näyttämään myös arvioitua tulevaa kassavirtaa. Ennuste näyttää, minkä suuruisia laskuja on tuloutumassa ja erääntymässä lähiaikoina.

Ikävät notkahdukset tulovirrassa tai piikit menoissa eivät pääse yllättämään, kun seuraat kassavirtaennustetta säännöllisesti. Kassavirtaennuste kertoo rahavirtojen määrät havainnollisena grafiikkana, jolloin näet jo nopealla silmäyksellä, miten raha yrityksessäsi liikkuu.