Budjetoinnin ja ennustamisen hyödyt pk-yritykselle

Budjetointi auttaa katsomaan tulevaa vuotta ja tekemään suunnitelmia. Kaikki yrityksesi päätökset vaativat tulevaisuuden ennakointia. Talouden ennustaminen takaa yrityksesi jatkuvuuden: kassavirtaennuste, tulevien tilausmäärien arviointi ja talouden muutosten ennakointi parantavat reagointivalmiuttasi.

Ilman ennakointia yrityksesi on haavoittuvainen, ja jopa kasvava ja menestyvä yritys voi yllättäen joutua ongelmiin, jos kassa yhtäkkiä tyhjenee.

“Ennakointi auttaa myös toisin päin. Jos esimerkiksi yrityksen myynti yhtäkkiä kasvaa, ehtii tilannetta hyvin seuraava yrittäjä hankkia uutta työvoimaa ajoissa, jotta kasvanut tilauskanta ehditään hoitaa”, kuvailee Lappeenrannan teknillisen yliopiston strategisen rahoituksen professori Mikael Collan.

Kassavirtaennuste on tärkein tapa ennakoida yrityksesi taloutta

Tärkein tapa ennakoida pk-yrityksen talouden tulevaisuutta on kassavirtaennuste. Jopa pelkkä reaaliaikainen tieto kassavirrastasi auttaa paljon: paljonko rahaa on kassassa, paljonko asiakkailta on tulossa maksuja ja milloin, sekä paljonko sinulla on maksamattomia laskuja ja milloin ne erääntyvät.

Kun tiedät tarkkaan tulevien viikkojen ja jopa kuukausien kassavirran, pystyt reagoimaan tilanteisiin jo etunojassa. Jos tilauskantaan on esimerkiksi tulossa kuoppa, pystyt paikkaamaan väliaikaista kassavajetta hakemalla rahoitusta hyvissä ajoin.

“Siinä vaiheessa, kun on niin sanotusti jo löysät housussa, on todella vaikeaa, ellei mahdotonta, saada esimerkiksi pankista rahoitusta. Sen sijaan, jos olet hoitanut itsellesi hätävararahaston hyvinä aikoina, on vaikeuksistakin helpompi päästä yli”, sanoo Visma Solutionsin Finance and Analytics Director Antti Waris.

Jonkinlaisena ohjenuorana hyvästä talouspohjasta voit pitää 3–6 kuukauden kassavaroja. Jos sinulla on rahaa kassassa ja tiedät tarkan kassavirtatilanteesi vähintään kolmen kuukauden päähän, se antaa jo mukavan mahdollisuuden reagoida tuleviin tilanteisiin.

Mitä suuremmasta yrityksestä on kyse ja mitä suurempia investointeja on suunnitelmissa, sitä pidemmälle kannattaa taloutta ennustaa: esimerkiksi Antti Waris tekee Visma Solutionsilla ennusteita jopa viiden vuoden päähän.

Budjetoi ja ennusta useita vaihtoehtoisia tulevaisuuksia

Jokaisella yrityksellä pitäisi olla vähintään Excel-muotoinen budjetti, josta näet suunnilleen yrityksesi tavoitteet ja rajat, joissa voit toimia. Laadit budjetin yleensä edellisvuoden pohjalta ja lisäät siihen kasvutavoitteesi.

Budjetteja voi ja kannattaakin laatia useampia, jolloin varaudut etukäteen useisiin mahdollisiin skenaarioihin. Perinteisesti yritykset laativat kolmenlaisia talousarvioita: pahimman mahdollisen, parhaan mahdollisen ja realistisen lopputuleman.

Vaihtoehtoiset ennusteet ovat niin sanottuja skenaarioita, jotka kuvaavat tulevaisuuden eri näkymät laajemmalla skaalalla, jolloin voit luoda jokaista vaihtoehtoa vastaavan toimintasuunnitelman valmiiksi.

Sekä Waris että Collan suosittelevat pohtimaan kaikkia näitä vaihtoehtoja, ei vain tekemään laskelmia vaan myös suunnittelemaan, mitä kukin vaihtoehto tarkoittaisi käytännössä. Jos pahin mahdollinen skenaario toteutuu, mistä säästät? Miten toimit, jos ylität tavoitteesi ja myyntisi kasvaa huomattavasti?

“Ennustamisen tärkeimpänä tarkoituksena on löytää konkreettisia toimenpiteitä, joilla ratkaiset sekä positiiviset että negatiiviset tilanteet yrityksessäsi.”

Rullaava ennuste täydentää budjettia

Vaikka budjetointi sopiikin hyvin tulevaisuuden ennustamiseen, Waris ja Collan suosittelevat lisäksi rullaavia ennusteita. Niiden avulla sinulla on raami, jossa toimia, mutta muutostilanteissa se ei budjetin tavoin rajoita toimintaasi, vaan muokkautuu tilanteiden mukana.

Rullaava ennuste tarkoittaa käytännössä ennalta sovittua ennustamisen ajanjaksoa, joka liukuu saumattomasti eteenpäin: kuukausia tulee lisää ennusteen loppupäähän sitä mukaa, kun toteumaa syntyy ajan kuluessa. Kun tavoitteet on määritelty valmiiksi budjetissa, ne pysyvät erillään ennusteista eivätkä vaikuta niihin. Näin sinulla on pelivaraa luoda realistisia näkymiä, joihin esimerkiksi omistajat tai muut sidosryhmät eivät kohdista ulkoisia paineita.

Seuraa toteumalla tarkennettua ennustetta tasaisin väliajoin ja välitä tietoa eteenpäin, jotta yrityksesi avainhenkilöt pysyvät ajan tasalla liiketoiminnasta ja osaavat tehdä tarvittavat päätökset ja suunnan korjaukset. Vertaa ennustetta myös vahvistettuun budjettiin: vertailu näyttää, kuinka hyvin budjetointi on alun perin onnistunut ja ovatko asetetut taloudelliset tavoitteet olleet realistisia.

Näin pääset alkuun kassavirtaennusteen ja budjetoinnin kanssa

Ennustaminen kuuluu koko yrityksellesi. Jaa vastuu ennustamisesta avainhenkilöillesi ja osallista heidät ennusteiden kokoamiseen tarkoitukseen sopivalla ohjelmistolla: perinteiset Excel-taulukot eivät sovi usean käyttäjän luotettavaan ennustamiseen.

Oikealla ohjelmistolla kaikki ennusteet ja raportit löytyvät yhdestä paikasta ilman virheitä. Sinun ei tarvitse yhdistää tai korjata tietoja jälkikäteen, vaan voit käyttää ajan menestyksen arviointiin.

Aloita kartoittamalla nykytilanne ja määrittelemällä ennustamisen tavoitteet. Selkiytä itsellesi tärkeimmät avaintekijät ja menestyksen mittarit tulokseen pääsemiseksi. Määrittele myös ennusteiden laajuus: mille aikavälille teet ennusteet ja miten usein päivität niitä.

Netvisorin Controller kokoaa kassavirtaennusteen, budjetoinnin ja rullaavan ennustamisen samaan ohjelmistoon kirjanpitosi kanssa. Saat koostenäkymät, raportoinnin ja tunnusluvut yhdestä paikasta, jolloin yrityksesi talouden ennakointi on entistä helpompaa.