Ennakoimalla yrityksestä kestävämpi

Ennakointi on yksi tärkeimmistä keinoista huolehtia yrityksen pysyvyydestä ja jatkuvuudesta. Korona-pandemia avasi monien silmät tälle tosi asialle, vaikka se ei olekaan ainoa syy yritysten tämänhetkisille ongelmille.

Suomessa monet tahot ovat tänä vuonna lisänneet panostuksiaan tulevan ennakointiin. Valtionhallinto, yritykset, tutkimuslaitokset ja yliopistot etsivät nyt keinoja nähdä paremmin tulevaan ja sitä kautta auttaa muun muassa yrityksiä varautumaan paremmin erilaisiin häiriötilanteisiin ja myös havaitsemaan tulevia bisnesmahdollisuuksia.

Turun yliopiston Business Disruption Labissa kehitellään parhaillaan yritysten käyttöön soveltuvia käytännönläheisiä työkaluja tulevan ennakointiin. Työssä hyödynnetään Suomen tulevaisuuden tutkimuskeskuksen yli 25-vuotista osaamista. Tavoitteena on yksinkertaistaa heidän käytössään olevia työkaluja ja prosesseja sekä luoda helpompia ja ketterämpiä toimintatapoja yrityskäyttöön.

Tavoitteena on tehdä tulevan ennakoinnista yrityksissä jatkuvaa toimintaa. Tehdä siitä arkipäivää kaiken muun yritysjohtamisen rinnalle, ettei se olisi vain kerran vuodessa tehtävä jumppa strategiatyön yhteydessä. Asennemuutos on tässä tärkeässä osassa.

– Haluamme demystifioida tulevan ennakointia, koska sitä tehdään muutenkin koko ajan, sen suuremmin ajattelematta. Tavoitteemme on saada siitä jatkuva ajattelutapa, jolloin tuleva on joka päivä läsnä, integroitu osaksi yrityksen johtamista, kuvailee Turun Yliopiston Business Disruption Labin johtaja Thomas Westerholm.

Miten aloittaa ennakointi yrityksessä?

Westerholm painottaa, että tulevan ennakoinnista ei kannata tehdä suurta tai mystistä asiaa. Jokainen tekee ennakointia jo jollakin tasolla, mutta yrityksen resilienssin kehittämiseksi kannattaa ennakoinnista tehdä suunnitelmallista.

– Eri tulevaisuuksien ymmärtäminen ei ole nykyään vaikeaa tai vain akateemikkojen yksinoikeus. Tulevan ennakointiin kannattaa rakentaa hyvin henkilökohtainen tyyli, koska meillä jokaisella on jo oma näkemyksemme asioista. Se ei ole erillinen, ihmeellinen temppu, Westerholm muistuttaa.

Tulevaan katsominen kannattaa aloittaa lähipiiiristä. Ensin on hyvä arvioida yritystä sisältäpäin ja kirkastaa ajatusta siitä, mikä on itselle tärkeää. Sen jälkeen arvioida ulkopuolelta tulevia vaikutuksia.

Eri tulevaisuuksien ymmärtäminen ei ole nykyään vaikeaa tai vain akateemikkojen yksinoikeus

Ennakointi kannattaa aloittaa pienin askelin ja ottaa keskusteluun mukaan niitä työntekijöitä ja asiakkaita, joita asia kiinnostaa. Erityisesti asiakkaat ovat tärkeä sidosryhmä tulevaa ennakoitaessa. Heidän kanssaan on tärkeää käydä jatkuvaa keskustelua heidän muuttuvista tarpeistaan.

– Asiat kannattaa pitää yksinkertaisina. Olemassa olevaa tutkimustietoa kannattaa hyödyntää, mutta tärkeintä on yhdistää se tieto omiin kokemuksiin ja näkemyksiin omasta liiketoiminnasta. Tärkeintä on luoda ymmärrystä, miten kaikki vaikuttaa meihin sekä mitkä ovat meidän vahvuutemme ja heikkoutemme, Westerholm muistuttaa.

Westerholmin mukaan suomalaisyritysten olisi hyvä käydä tulevaisuuskeskustelua myös keskenään. Kilpailu on kovenemassa ja yhä useammilla aloilla se yhteinen vihollinen tulee jostain muualta kuin Suomen rajojen sisältä.

Ennakoinnilla yrityksestä kestävämpi

Ennakointi ei tietenkään yksin riitä, vaan täytyy myös rakentaa kyvykkyyksiä reagoida erilaisiin tulevaisuuden kuviin. Kulunut vuosi on konkreettisesti osoittanut ennakoinnin ja varautumisen merkityksen liiketoiminnalle. Ennakointia harjoittaneilla yrityksillä oli parempi valmius ottaa pandemian tuomat haasteet vastaan.

Kaikesta ennakoinnista ja varautumisesta on hyötyä. Yksi tulevaisuuden tutkijoiden keskeisistä viesteistä on, että täydelliseen tilannekuvaan on mahdoton päästä. Kaikkeen ei voi varautua, mutta on tärkeää olla varautunut useampiin mahdollisiin tulevaisuuksiin.

Kun tunnistaa omia sopeutumismahdollisuuksia ja joustavuuskyvykkyyksiä on helpompi ottaa vastaan myös sellaisia tapahtumia, joita ei edes osannut kuvitella

– Kun tunnistaa omia sopeutumismahdollisuuksia ja joustavuuskyvykkyyksiä on helpompi ottaa vastaan myös sellaisia tapahtumia, joita ei edes osannut kuvitella. Hyvä on myös pohtia, mitä liiketoiminnasta jää jäljelle, jos kaikkein pahin tapahtuu ja rakentaa myös selviytymissuunnitelma sen varalle, Westerholm sanoo.

Skenaariot ja strategia apuna

Ennakoinnin perinteisimmät työkalut ovat strategia ja skenaariot. Ne toimivat edelleen erinomaisesti, mutta työtä ei saisi jättää siihen, kun strategia valmistuu. Strategiaa pitää nykyaikana olla valmis muokkaamaan usein ja nopeasti.

Hyvässä strategiassa on otettu huomioon useita vaihtoehtoisia skenaarioita ja rakennettu kaikille niille varautumissuunnitelmat. Yksi hyvä malli skenaarioiden luomiseen on nelikenttä, johon asetetaan vaaka- ja pystyakselille pari muuttujaa ja arvioidaan, miltä tulevaisuus näyttäisi näiden eri yhdistelmissä. Tällä tavalla saadaan jo ainakin neljä erilaista vaihtoehtoista tulevaisuutta.

Sen jälkeen mietitään, miten yrityksessä tulee toimia kussakin skenaariossa, jotta siitä selvitään. Jos joku skenaarioista on erittäin positiivinen, kannattaa ehdottomasti miettiä, mitä yrityksessä täytyisi tehdä, jotta se voisi toteutua. Skenaariot auttavat siis valmistautumaan erilaisiin tulevaisuuden haasteisiin, mutta voivat avata myös silmiä uusille mahdollisuuksille.

Tietoa tulevasta on kaikkialla

Myös tiedon löytäminen tulevan ennakointia varten on nykyaikana helppoa. Jo netin hakukoneiden avulla löytää paljon tietoa. Kotimaiset ja kansainväliset sanomalehdet ovat myös hyviä tietolähteitä, kunhan silmä on harjaantunut havaitsemaan niitä asioita, jotka mahdollisesti ovat merkityksellisiä.

– Aika paljon joutuu lukemaan, että ymmärtää kokonaisuutta ja pystyy haastamaan omaa näkemystään, Westerholm muistuttaa.

Paljon tietoa löytyy myös esimerkiksi ministeriöiden, yliopistojen sekä erilaisten organisaatioiden ja edunvalvontajärjestöjen sivuilta. Lisäksi on olemassa kaupallisia palveluita, jotka tarjoavat valmiita tulevaisuusarvioita. Yhdeksi hyväksi lähteeksi Westerholm mainitsee Sitran, jonka sivuilla esitellään muun muassa megatrendejä.

Jos tietotulva tuntuu uuvuttavalta, on hyvä muistaa, että kaikkea ei tarvitse omaksua kerralla, vaan kannattaa aloittaa pienestä. Yrityksessä on tärkeää seurata lähipiiriä, henkilökuntaa ja lähiasiakkaita. Teknologian kehittymisen seuraaminen on yksi tärkeä teema kaikilla toimialoilla, koska se tulee vaikuttamaan merkittävästi kaikkeen tekemiseen lähivuosina.

Lisää Thomas Westerholmin ajatuksia Bisnespöytä-podcastissa.