Sähköinen taloushallinto – mitä se on ja miten se toimii? 

Sähköinen taloushallinto tarkoittaa yksinkertaisimmillaan sitä, että yrityksen rahaliikenteeseen ja talouteen liittyvät tehtävät hoidetaan internetin kautta pilvipalvelussa toimivassa ohjelmistossa. Tällaisia tehtäviä ovat esimerkiksi myynti- ja ostolaskujen käsittely, matkalaskut, palkanlaskenta ja kirjanpito.

Keskeistä sähköisessä taloushallinnossa on se, että kaikki materiaalit ja liiketoiminnan tapahtumat tulevat ohjelmistoon sähköisessä ja koneluettavassa muodossa.

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että perinteinen paperien pyörittely ja tietojen manuaalinen näppäily jäävät pois. Ostolaskut saapuvat suoraan järjestelmään verkkolaskuina, paperikuitit voidaan kuvata ja tallentaa järjestelmään, ja yrityksen oma laskutus hoidetaan verkkolaskuina.

Myös esimerkiksi luottokorttiostot tai kassajärjestelmän myyntitiedot siirtyvät suoraan ohjelmistoon ja kirjanpitoon.

Miten sähköinen taloushallinto näkyy yrittäjän arjessa?

Perinteisessä mallissa yrittäjän taloushallinto koostuu usein useista erillisistä vaiheista. Laskut maksetaan verkkopankissa yksi kerrallaan, kuitit kerätään talteen ja kuukauden lopussa ne toimitetaan tilitoimistoon – joskus kirjekuoressa, joskus skannattuina sähköpostilla. Tilitoimisto syöttää tiedot kirjanpitoon käsin, ja yrityksen taloudesta saadaan kokonaiskuva usein vasta viiveellä.

Sähköisessä taloushallinnossa tämä muuttuu merkittävästi.

Kun kaikki tapahtumat kulkevat saman järjestelmän kautta, monet työvaiheet automatisoituvat. Esimerkiksi ostolaskut saapuvat ohjelmistoon verkkolaskuina, joissa voit tarkistaa ja hyväksyä ne muutamalla klikkauksella. Laskun voi maksaa suoraan samasta järjestelmästä ilman erillistä siirtymistä verkkopankkiin, ja maksutieto siirtyy automaattisesti kirjanpitoon.

Kun kaikki tapahtumat kulkevat saman järjestelmän kautta, monet työvaiheet automatisoituvat

Myös kuittien käsittely helpottuu. Sen sijaan että säilyttäisit kuitteja mapissa, voit kuvata kuitin puhelimella heti ostotilanteessa ja tallentaa sen suoraan taloushallinnon järjestelmään. Kuitti yhdistyy automaattisesti oikeaan tapahtumaan, eikä sitä tarvitse myöhemmin etsiä tai toimittaa erikseen tilitoimistolle.

Sama periaate toimii myyntilaskutuksessa. Kun asiakas- ja tuotetiedot ovat valmiina ohjelmistossa, laskun luominen käy nopeasti. Lasku lähtee asiakkaalle verkkolaskuna tai sähköpostilla, ja maksu kohdistuu automaattisesti oikeaan laskuun viitenumeron perusteella. Tämä vähentää manuaalista työtä ja nopeuttaa myös rahojen kotiutumista.

Säästät aikaa ja näet yrityksesi taloustilanteen selkeämmin

Yksi suurimmista muutoksista yrittäjän arjessa on se, että taloushallinto ei enää kasaannu yhdeksi suureksi työrupeamaksi kuukauden lopussa. Sen sijaan asiat hoituvat pieninä, nopeasti hoidettavina tehtävinä pitkin kuukautta.

Samalla säästät merkittävästi aikaa. Kun laskujen maksaminen, kuittien toimittaminen ja tietojen kirjaaminen automatisoituvat, taloushallintoon käytetty työaika voi vähentyä tuntikausista vain muutamiin minuutteihin viikossa.

Silloin aikaa vapautuu siihen, mikä oikeasti kasvattaa yritystä: asiakkaisiin, myyntiin ja liiketoiminnan kehittämiseen.

Kun hoidat yrityksesi talousasiat sähköisesti ja tiedot ovat digitaalisessa muodossa, saat samalla useita konkreettisia hyötyjä:

• Ajasta ja paikasta riippumattomuus
  Koska ohjelmisto toimii pilvipalveluna, voit käyttää sitä missä ja milloin tahansa. Et tarvitse erillisiä ohjelmistoasennuksia, ja yrityksen taloustiedot kulkevat mukanasi.
• Reaaliaikainen näkymä talouteen
  Yrityksen taloustilanne on jatkuvasti ajan tasalla. Tämä tekee talouden seuraamisesta selkeämpää ja helpottaa päätöksentekoa.
• Sujuvampi yhteistyö tilitoimiston kanssa
  Kun yrittäjä ja tilitoimisto työskentelevät samassa järjestelmässä, tieto liikkuu automaattisesti ja yhteistyö on nopeampaa ja sujuvampaa.
• Turvallinen arkistointi
  Ohjelmisto huolehtii kirjanpidon materiaalin säilytyksestä automaattisesti lakisääteisen ajan. Sinun ei tarvitse säilyttää kuitteja mapeissa.

Miksi pelkkä sähköisyys ei vielä riitä?

Sähköinen taloushallinto on tärkeä askel, mutta pelkkä paperista luopuminen ei vielä tuo kaikkia mahdollisia hyötyjä.

Monissa yrityksissä pilvipalveluita käytetään edelleen vain manuaalisen kirjanpidon työkaluna. Tällöin ohjelmisto toimii lähinnä paikkana, johon tietoja tuodaan ja syötetään käsin. Tämä vie turhaan aikaa ja rahaa.

Suurin hyöty syntyy silloin, kun ohjelmiston automaatiota hyödynnetään täysimääräisesti. Vasta silloin siirrytään aidosti automatisoituun taloushallintoon.

Kun automaatio otetaan käyttöön, tapahtuu merkittävä muutos:

• Manuaalinen työ vähenee
  Tieto liikkuu eri järjestelmien välillä automaattisesti ja reaaliajassa. Esimerkiksi kirjanpito muodostuu suoraan myynti- ja ostolaskuista sekä palkanlaskennasta ilman erillistä tietojen syöttämistä.
• Ajansäästö kasvaa merkittävästi
  Ohjelmisto voi sääntöjen perusteella vastaanottaa, tarkistaa ja maksaa esimerkiksi toistuvia ostolaskuja automaattisesti. Kun ostolaskuprosessi on automatisoitu, laskujen käsittelyyn kuluva aika voi vähentyä jopa muutamaan minuuttiin kuukaudessa.
• Virheet vähenevät ja tiedon laatu paranee
  Ohjelmisto tarkistaa rutiinit ihmistä tarkemmin. Se huomaa poikkeamat esimerkiksi tilinumeroissa tai viitenumeroissa nopeasti ja auttaa ehkäisemään virheitä sekä mahdollisia huijausyrityksiä. Samalla yrityksesi taloustieto pysyy tarkempana ja luotettavampana päätöksenteon tueksi.

Sähköinen taloushallinto luo siis perustan modernille taloudenhallinnalle: kaikki tieto on digitaalisessa ja koneluettavassa muodossa. Suurin hyöty syntyy kuitenkin automaatiosta. Kun rutiinityöt hoituvat järjestelmässä automaattisesti, yrittäjän aikaa vapautuu pois manuaalisesta työstä – ja siihen, mikä vie yritystä oikeasti eteenpäin.

Tutustu Netvisor taloushallinto-ohjelmistoon

Ani Rumpu on sisällöntuottaja Netvisorin markkinoinnissa. Entinen pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.