Pienin askelin alkuun

Olen usein saanut kysymyksiä siitä, mistä tilitoimiston kehittäminen kannattaisi aloittaa. Kun ajattelen omaa matkaani yrittäjänä, suurin opetus on se, että kaikkea ei pidä yrittää tehdä kerralla. Aika on rajallinen, ja arjessa on paljon työjuttuja, jotka pitää saada tehtyä. Jos yrittää muuttaa kaiken yhdellä kertaa, mitään ei ehdi toteuttaa kunnolla.

Parasta on lähteä tekemään suunnitelmaa ja ottaa yksi askel kerrallaan jokaisessa asiassa. Jo pieni juttu voi saada sen nykäyksen kasvussa käyntiin.

Nettisivut ja markkinointi – ensimmäinen projekti

Itse lähdin liikkeelle markkinointinäkökulmasta. Kun tulee lisää asiakkaita, se tarkoittaa lisää rahaa, jolloin pystyy helpommin varaamaan aikaa hallinnolliseen työhön. Se tavallaan alkaa ”elättää johtajaa”.

Nettisivujen päivittäminen tai uusiminen on usein hyvä ensimmäinen projekti. Nykyaikana jos yritys ei löydy netistä, se ei periaatteessa ole olemassa. Ihmiset hakevat kaikkea internetistä, varsinkin bisnespalveluita.

Jos yritys ei löydy netistä, se ei periaatteessa ole olemassa

Kun päätin panostaa nettisivuihin kunnolla, käytin mainostoimistoa omien viritysten sijaan. Vaikka sivut oli vieraan tekemät, ne olivat silti oman näköiset – hyvä mainostoimisto osaa lukea sinua ja toimintaanne.

Tärkeää on myös oppia, millä hakusanoilla ihmiset löytävät sivuillesi. Jos käytät esimerkiksi Netvisoria, niin ”Netvisor tilitoimisto” -haulla pitää löytyä myös sinun tilitoimistosi.

Some-markkinointi on nykyaikaa

Somemarkkinointi on tänä päivänä tärkeämpää kuin koskaan aiemmin. B2B-puolella on havahduttu siihen, että yrityspäättäjät pyörivät somessa ihan samalla tavalla kuin kuluttajatkin.

Mieti: onko sinulla itselläsi tai jollakin työntekijällä mahdollisuus ylläpitää somemarkkinointia? Tämä kannattaa ottaa yhdeksi erilliseksi projektiksi.

Palveluiden tuotteistaminen

Yksi tärkeä kehittämiskohde on omien palveluiden tuotteistaminen. Voitteko tehdä sellaisia paketteja, joilla on myyviä nimiä? Asiakkaan on helpompi ostaa valmis paketti kuin epämääräisesti määritelty palvelua.

Asiakkaan on helpompi ostaa valmis paketti kuin epämääräisesti määritelty palvelua

Me teimme tuotteistamisen koko henkilökunnan voimin. Pidimme tiimipäivän, jossa kävimme ensin lukuja ja tavoitteita läpi, sitten ideoitiin tuotteita ja tuotepaketteja yhdessä. Mietimme, mitä kuuluu mihinkin pakettiin ja millaisilla nimillä niitä voisi markkinoida.

Tuotteistaminen koski meillä lähinnä uusia asiakkaita. Vanhoille asiakkailla jatkettiin suurin piirtein samoja käytäntöjä kuin ennenkin, mutta uusille pystyttiin tarjoamaan selkeämpiä paketteja.

Automaation lisääminen

Kun perusasiat ovat kunnossa, voi miettiä automaation lisäämistä. Meillä oli käytössä Netvisor Flow (nykyään vastaavia työkaluja ovat esim. FabricAI).

Tällainen työkalu vaatii rahallista satsausta, mutta kun sen saa toimimaan, asiakkaan rutiinitöihin kuluu entistä vähemmän aikaa. Asiakkaat välttyvät hinnankorotuksilta ja kannattavuus paranee enemmän kuin työkalun hinta maksaa.

Automaatiokaan ei ole yhdessä yössä toteutettava asia – se on oma projektinsa, joka kannattaa toteuttaa vasta, kun muut perusasiat ovat kunnossa.

Käyttöönotot – tärkeä palvelu asiakkaalle

Yksi tärkeä kehittämiskohde oli asiakkaiden käyttöönottojen systematisointi. Hoidin meillä itse kaikki käyttöönotot, mikä antoi mahdollisuuden nähdä, mitä asiakkaan luona oli aikaisemmin tehty ja tarvitseeko toimintatavoissa muutoksia.

Käyttöönottovaiheessa pystyy tarjoamaan asiakkaalle räätälöityä palvelupakettia ja ehdottamaan järkeviä toimintamalleja. Jos näyttää, että asiakas tekee jotain tyhmästi ja se aiheuttaa lisätyötä, pitää uskaltaa sanoa ja ehdottaa parempia tapoja.

Kommunikaation merkitys

Toiminnan kehittäminen ja toimintatapojen muuttaminen ei ole yksinkertainen asia työpaikalla. Minä huomasin jossain vaiheessa, että minulla oli kommunikaatio-ongelmia henkilökunnan kanssa. 

Sain tukea henkilöstöviestintään yrityskeskukselta ja teimme porukalla myös DISC-analyysin. Se avasi minun silmäni siihen, miten erilaisia persoonia me olimme. 

Konsultti vertasi toimistoamme junaan, jonka veturi minä olin. Hänen mukaansa tilanteemme oli, että veturi meni vauhdilla tuonne ja vaunut eli työntekijät jäivät asemalle ihmettelemään, mistä piti mennä ja mitä tapahtui.

Ymmärsin, että minun täytyi hidastaa, antaa toisille aikaa, kertoa rauhallisemmin ja perustella, miksi asioita tehdään. Ne eivät ole olleetkaan itsestäänselvyyksiä muille. He tarvitsivat aikaa sulatella, ennen kuin pystyivät lähtemään mukaan.

Oman roolin muuttaminen

Tärkeä askel myös oli oman roolin muuttaminen. Kun yksinyrittäjästä muuttuu esihenkilöksi, vaihtuu rooli automaattisesti. Sen lisäksi täytyy pystyä irrottamaan otteensa tietyistä asioista ja antaa työntekijöille mahdollisuus loistaa omilla osaamisalueillaan.

Täytyy pystyä irrottamaan otteensa tietyistä asioista

Oma irtautumiseni tutusta arkiroolista tapahtui, kun asiakasmäärä kasvoi niin paljon, että pelkästään käyttöönotot ja tarjousten tekemiset alkoivat viedä liikaa aikaa. Jouduin jättämään pois osia omista päivittäisistä töistäni.

Siirsin vähitellen kirjanpitotöitä muille ja keskityin itse yhä enemmän johtamiseen ja kehittämiseen. Tämä oli välttämätöntä, jotta aikaa jäi kasvun suunnitteluun.

Mistä aloittaa?

Usein kysytään, mistä kannattaa aloittaa; siitä mikä tuo lisää aikaa, vai siitä mikä tuo lisää myyntiä?

Itse lähdin markkinointinäkökulmasta, koska lisää asiakkaita tarkoittaa lisää rahaa, mikä puolestaan mahdollistaa ajan ottamisen itselle. Mutta tämä on henkilökohtainen valinta ja riippuu yrityksen tilanteesta.

Jos koet, että sinulla on jo hyvät nettisivut ja markkinointi on kunnossa, kannattaa ehkä hankkia ensin lisää aikaa tehostamalla prosesseja.

Muista: yksi askel kerrallaan

Tärkein neuvo on, että näitä ei kannata tehdä kaikkia yhtä aikaa. Ota yksi projekti kerrallaan ja vie se kunnolla loppuun. Matkan varrella tulee lisää ideoita, mutta pysy suunnitelmassa.

Kun teet yhden askeleen, se usein johtaa seuraavaan. Esimerkiksi, kun päädyin nykyaikaiseen selainpohjaiseen ohjelmistoon, se johti siihen, että rupesin panostamaan sähköiseen taloushallintoon. Lopulta meillä oli selkeä linja: teemme vain sähköistä taloushallintoa, emmekä ota paperiasiakkaita ollenkaan.

Muista, että nämä ovat kaikki päättymättömiä juttuja – aina voi kehittää jotakin. Mutta ota aina yksi askel kerrallaan joka asiassa, niin pääset varmasti eteenpäin.

Kirsi Rantakaulio Toimin 18 vuotta tilitoimistoyrittäjänä ja saavutin tavoitteeni. Tein exitin. Huomasin kuitenkin, etten ollut vielä valmis eläkkeelle. Niinpä hakeuduin töihin Netvisorille, auttaakseni edelleen yrittäjiä kehittämään toimintaansa.