Myytinmurtajat: Totuus Netvisor Palkoista

Palkanlaskentaohjelmista liikkuu paljon huhuja ja väärää tietoa. Murramme tässä blogissa yleisimmät myytit ja kerromme totuuden Netvisor Palkat-ohjelman todellisista ominaisuuksista.

• Myytti 1: “Netvisor Palkat sopii kaiken kokoisille pk-yrityksille”
• Myytti 2: “Netvisor Palkkojen käyttöönotto on tuhottoman työläs ja vie paljon aikaa”
• Myytti 3: ”Netvisor Palkat ei sovi vaativaan käyttöön – se on vain osa taloushallinto-ohjelmistoa”
• Myytti 4: ”Pienyrittäjän kannattaa suosia ilmaisia palkanmaksuohjelmia”
• Myytti 5: ”Netvisorin palkanlaskentaohjelmisto on älyttömän kallis”
• Myytti 6: “Työajan kirjaaminen ei ole niin justiinsa – kunhan kirjaa joskus”

Myytti 1: “Netvisor Palkat sopii kaiken kokoisille pk-yrityksille”

TOTTA! Netvisor Palkat on saavuttanut 22,1% markkinaosuuden 5-249 palkansaajan yrityksistä juuri siksi, että se skaalautuu joustavasti erilaisiin tarpeisiin.

Miksi Netvisor toimii sekä pienille ja keskisuurille yrityksille?

Pienille yrityksille (5-20 palkansaajaa):

Netvisor sopii pienen yrityksen palkanlaskentaan erinomaisesti, koska pienessä yrityksessä sen käyttöönotto on suhteellisen helppo tehdä. Palkansaajatietojen siirtoon ja asetuksien määrittämiseen menee aikaa muutama tunti. 

Netvisor Palkat sisältää myös tuntikirjaukset, joten pienessä yrityksessä ei tarvitse erikseen investoida tuntikirjausjärjestelmään. 

Toinen merkittävästi pienen yrityksen palkanlaskentaan helpotusta tuova asia ovat Netvisorin valmiit palkkamallit. Niitä löytyy useita eri toimialoille, mutta peruspalkkamalli toimii hyvin sellaisenaan pienen yrityksen tarpeisiin ilman monimutkaisia säätöjä. 

Netvisor Palkat pitää sisällään kaiken tarpeellisen, jos niin haluat: tuntikirjaukset, palkanlaskenta, palkan maksu ja automaattiset tulorekisteri-ilmoitukset löytyvät valmiina. Jos vielä käytät Netvisorin taloushallintoakin, saat palkkatiedot automaattisesti kirjanpitoon.

Keskisuurille yrityksille (20-249 palkansaajaa):

Yrityksen kasvaessa Netvisor Palkat skaalautuu mainiosti vaativampiinkin tarpeisiin. Netvisor Palkkojen palkkamallit ovat täysin räätälöitävissä kunkin yrityksen erityistarpeisiin. 

Eli, jos valmiista palkkamalleista ei löydy täysin sopivaa, voi niitä käyttää pohjana ja muokata niistä itselle sopivat. Tämä helpottaa käyttöönottoa paljon, kun palkkamalleja ei tarvitse rakentaa kokonaan alusta alkaen.

Netvisor Palkkojen hinnoittelu joustaa myös yrityskoon mukaan. Kun yritys kasvaa ja palkansaajia tulee lisää, laskee ohjelmiston palkansaajakohtainen hinta. Toinen merkittävä etu Netvisor Palkoissa on, että työajankirjaus sisältyy perushintaan. 

Ohjelmistosta löytyy myös paljon näppäriä toimintoja ja automaatiota, jotka säästävät sekä työntekijän, esihenkilön että palkanlaskijan työaikaa. Esimerkkinä mm. massatoiminnot, automaattiset tulorekisteri-ilmoitukset, monipuolinen automaatio lomalaskennassa, mobiilisovellus tuntikirjauksiin ja matkalaskujen tekoon sekä titetoturvallinen NetBoxi-viestintäsovellus palkkatietojen välittämiseen.

Yrityksen kasvaessa kasvavat myös kannattavuuden seuraamisen haasteet. Kun Netvisorissa palkat ja taloushallinto ovat samassa ohjelmistossa, on toimipisteiden tai projektien kannattavuuden seuraaminen tarkempaa myös henkilöstökulujen osalta.

Yhdistettävyys laajentaa käyttäjäjoukkoa isompiin yrityksiin

Netvisor Palkkoihin voi integroida lähes minkä tahansa HR-, työajankirjaus-, BI- jne. ohjelmiston. Netvisorissa on markkinoiden monipuolisin rajapinta, joka mahdollistaa monipuolisen tiedon siirron sisään ja ulos järjestelmästä ja sitä kautta myös monipuoliset automaatio-ominaisuudet, kuten Työaikatulkkien automatisoinnin.

Lopputulos: Netvisor kasvaa yrityksen mukana –  järjestelmä palvelee yhtä hyvin 5 hengen startupia ja yli 200 hengen yritystä. Asiakkainamme on toki myös paljon suurempia, jopa tuhansia palkansaajia työllistäviä yrityksiä. 

Myytti 2: “Netvisor Palkkojen käyttöönotto on tuhottoman työläs ja vie paljon aikaa”

TARUA! Konkreettiset käyttöönottotunnit paljastavat todellisuuden. Kokosimme muutamia esimerkkejä toteutuneista käyttöönotoista. 

Toteutuneita käyttöönottoaikoja:

Huomioithan, että nämä ovat yksittäisiä esimerkkejä. Jokainen käyttöönotto on erilainen ja esimerkiksi integraatioiden määrä vaikuttaa käyttöönottoaikaan.

Pieni yritys (10 palkansaajaa):

• 2 tuntia, Kuljetusalan yritys

Keskikokoinen yritys (100 palkansaajaa):

• 5 tuntia, kaksi yhtiötä, joissa molemmissa n. 50 työntekijää + työaikajärjestelmä-integraatio 

Keskikokoinen yritys (100 palkansaajaa):

• 5 tuntia, josta 2h asetusten määrittämiseen, 3h palkansaaja- ja historiatietojen keräämiseen ja siirtämiseen

Keskikokoinen yritys (yli 200 palkansaajaa):

• 40 tuntia
• Palkanlaskentaprosessi mietittiin kokonaan uusiksi ja samalla suunniteltiin integraatiot yrityksen tarpeiden mukaisesti. 
• Ajankäyttö kannatti: palkanlaskenta-aika nopeutui viidestä työpäivästä yhteen päivään.

Suuri yritys (yli 400 palkansaajaa):

• 40 tuntia
• Neljän yrityksen kokonaisuus ja kaksi integraatiota; HR- ja työaikajärjestelmät
• Samalla tehostettiin asiakkaan palkanlaskentaprosessia

Miten käyttöönotto on näin tehokasta?

Netvisor Palkoissa on ohjattu käyttöönottoprosessi, joka varmistaa, että asiat tehdään oikeassa järjestyksessä. Seuraavia askelia ei tarvitse arvailla, kun järjestelmä opastaa tarvittavien toimenpiteiden läpi. Netvisorin asiantuntijat auttavat myös aina tarvittaessa käyttöönotossa.

Netvisor Palkkojen käyttöönotossa tietojen siirto tapahtuu massasiirtoina. Palkansaajien henkilö- ja historiatiedot saadaan tuotua Excel-tuonnilla massana. Jos tiedot löytyvät integroitavasta hr-järjestelmästä saadaan ne siirrettyä integraation kautta. Verokorttien haku tapahtuu suoraan verottajalta reaaliaikaisen API-rajapinnan kautta.

Valmiit palkkamallit helpottavat käyttöönottoa merkittävästi. Netvisorista löytyy useille toimialoille valmiit palkkamallit laskentasääntöineen. Useimmista löytyy myös valmiit KTA (keskituntiansio)-laskennat. Palkkamalleja voi myös räätälöidä tarpeen mukaan.

Netvisor Palkoista löytyy lisäksi useita lomalaskentatapoja valmiina. Lomalaskennassa voi myös hyödyntää massatoimintoja. Voit asettaa mm. lomalaskentatavan ja kertyvien lomapäivien määrän kerralla esim. palkkamalleittain.

Lopputulos: Käyttöönotto skaalautuu yrityksen koon mukaan – pienessä yrityksessä riittää pari tuntia, isommassa aikaa kuluu enemmän, mutta investointi maksaa itsensä takaisin prosessin tehostumisena.

Myytti 3: ”Netvisor Palkat ei sovi vaativaan käyttöön – se on vain osa taloushallinto-ohjelmistoa”

TARUA! Netvisor Palkkojen vahvuus on nimenomaan se, että se on osa taloushallinto-ohjelmistoa. Tämä mahdollistaa monipuolisen automaation palkanlaskennan ja kirjanpidon välillä. Netvisor Palkat toimii kuitenkin myös täysin itsenäisenä ohjelmistona, koska se on rakennettu yhdessä palkanlaskennan ammattilaisten kanssa ammattilaisten käyttöön. 

Vaativa palkanlaskenta ei ole sitä, että järjestelmä on monimutkainen käyttää. Ammattipalkanlaskija tarvitsee työkaluja, jotka säästävät aikaa rutiinitehtävistä ja antavat enemmän tilaa asiantuntijuutta vaativille tehtäville. 

OmaNetvisor on hyvä esimerkki tästä ajattelusta – palkanlaskija näkee OmaNetvisor-näkymästään kaikkien asiakkaidensa tilanteen yhdellä silmäyksellä. Hänen ei tarvitse hyppiä järjestelmästä toiseen tai miettiä, missä kukin asiakas menee palkanlaskentaprosessissaan.

Kun palkansaajamäärät kasvavat, tulevat massatoiminnot arvokkaimmiksi työkaluiksi. Netvisor palkoissa esimerkiksi  lomalaskentatavat, lomapäivät ja -prosentit voidaan asettaa kerralla koko henkilöstölle. Palkkamalliin tehdyt muutokset vaikuttavat automaattisesti kaikkiin, joita ne koskevat. Tämä ei ole pelkkää mukavuutta – se on tehokkuutta, joka mahdollistaa suurempien asiakaskuntien palvelemisen.

Erityisen näppärää on palkkamallien kopiointi asiakkaalta toiselle. Kun palkanlaskijalla on jo yksi asiakas tietyn TES:n piirissä ja kaikki KTA- ja pekkaslaskennat toimivat moitteettomasti, uuden samanlaisen asiakkaan käyttöönotto tapahtuu mallin kopioinnilla. Tämä säästää kymmeniä tunteja per uusi asiakas.

Netvisor on löytänyt tasapainon yksinkertaisuuden ja tehon välillä – se on yksinkertaisempi käyttää kuin syvimmät ERP-järjestelmät, mutta tehokkaampi kuin peruspalkkasoftat

Netvisorin palkanlaskennalla käsittelet myös kaikkein haastavimmat tilanteet. Ohjelmisto laskee esimerkiksi keskituntiansiot automaattisesti kaikista palkkaeristä, pekkaslaskennat löytyvät valmiina useista palkkamalleista, ja lomapalkkavarausten ylläpito tapahtuu automaattisesti. Useiden lomavuosien hallinta samaan aikaan onnistuu myös näppärästi.

Netvisor Palkkojen integraatiot avaavat mahdollisuuksia, joita kaikki palkkasoftat eivät tarjoa. Esimerkiksi palkka-analyysidata siirtyy suoraan BI-järjestelmään, HR-järjestelmistä henkilötiedot päivittyvät automaattisesti Netvisoriin, ja työaikajärjestelmät syöttävät tunnit, vuorolisät ja poissaolot suoraan Netvisorin palkanlaskentaan. 

Kun tulorekisteri-ilmoitukset lähtevät maksun yhteydessä ja verokorttien tiedot päivittyvät suoraan verottajalta, ammattipalkanlaskijalle jää aikaa siihen, mikä todella vaatii ammattitaitoa.

Lopputulos: Netvisor on löytänyt tasapainon yksinkertaisuuden ja tehon välillä – se on yksinkertaisempi käyttää kuin syvimmät ERP-järjestelmät, mutta tehokkaampi kuin peruspalkkasoftat.

Myytti 4: ”Pienyrittäjän kannattaa suosia ilmaisia palkanmaksuohjelmia”

TARUA! Ilmainen kuulostaa houkuttelevalta, mutta todellinen hinta selviää vasta käytössä.

Pienyrittäjän palkanmaksu vaikuttaa yksinkertaiselta – kuinka vaikeaa voi olla maksaa itselleen palkkaa? Todellisuus on kuitenkin toinen. Tulorekisterin myötä pelisäännöt ovat muuttuneet merkittävästi, ja ”ilmainen” voi tulla lopulta kalliimmaksi kuin maksullinen ratkaisu.

Ilmaiset ohjelmat näyttävät houkuttelevilta, mutta ne siirtävät työtaakan muualle. Joissakin ilmaisohjelmistoissa palkkatietoilmoitukset on täytettävä käsin, ja sen jälkeen tositteet pitää kirjata erikseen kirjanpitoon. Myös palkkojen maksaminen työllistää, koska se pitää tehdä manuaalisesti. Myöskään raportit eivät ole yhtä kattavia, ja kokonaistyömäärä kasvaa merkittävästi.

Ilmaisten ohjelmistojen käyttäjälle voi myös tulla yllättäviä kustannuksia viivästyskoroista ja sakkomaksuista, jos esimerkiksi tulorekisteri-ilmoitukset jäävät tekemättä tai tehdään myöhässä, tai jos työnantajasuoritusten tilitys verohallinnolle myöhästyy.

Netvisorin Yrittäjäpalkka on suunniteltu pienyrittäjän oman palkan maksamista varten. Siinä missä perinteiset palkanlaskentaohjelmat vaativat syvällistä osaamista erilaisista palkkaerista, sivukuluista ja lakisääteisistä velvoitteista, Yrittäjäpalkka toimii yksinkertaisella logiikalla: kerrot summan, valitset netto vai brutto, ja ohjelmisto tekee laskutoimitukset puolestasi. Klikkaa OK, ja palkka on pian tililläsi.

Yrittäjäpalkan avulla yrittäjä voi itse muodostaa itselleen virallisen palkkalaskelman, lähettää palkkatietoilmoituksen ja palkan maksuun, eikä hänen tarvitse opetella käyttämään palkanlaskentaohjelmistoa. Yrittäjäpalkka on siis paljon helpompi ja nopeampi kuin ilmainen palkanlaskentaohjelma.

Netvisorin Yrittäjäpalkka kätkee alleen merkittävän määrän automaatiota. Palkkatietoilmoitus muodostuu automaattisesti ja lähtee ajallaan. Tämä ei ole pieni asia, sillä Tulorekisterin aikana palkkatietoilmoituksia ei saa enää tehdä kuun lopussa kirjanpitäjän toimesta tiliotteita tutkimalla. Velvoitteet on hoidettava Tulorekisterin määräaikojen puitteissa, ja se tarkoittaa reaaliaikaista toimintaa.

Yrittäjäpalkan todellinen arvo tulee esiin, kun ymmärtää, että se on osa suurempaa kokonaisuutta, yrityksen taloushallintoa. Kaikki tapahtuu samassa järjestelmässä, jossa on myös kirjanpito. Tosite muodostuu automaattisesti kirjanpitoon, ja kaikki kirjanpitolain vaatimat lakisääteiset raportit syntyvät samalla. Ne voi tallentaa aineistokopiolla, eikä manuaalista työtä tarvita.

Lopputulos: Kun lasket todellisen kustannuksen – oman työajan, virheiden riskin ja stressin määräaikojen kanssa – Yrittäjäpalkka on usein edullisempi ratkaisu kuin ”ilmainen” vaihtoehto. Netvisor Palkat on erityisen järkevä valinta yrittäjälle, joka haluaa keskittyä liiketoimintaan sen sijaan, että opettelisi palkanlaskennan hienouksia. Ja, kun yritykseen palkataan lisää työntekijöitä, on palkanlaskentaohjelmisto jo valmiina.

Myytti 5: ”Netvisorin palkanlaskentaohjelmisto on älyttömän kallis”

TARUA! Hintamielikuva syntyy väärästä vertailupohjasta.

Netvisorin hinnoittelusta syntyy helposti väärä kuva, koska vertailussa otetaan huomioon eri asioita. Todellinen vertailu kannattaa tehdä kokonaiskustannuksen perusteella. 

Netvisorista saat yhteen hintaan sen, mitä muualta joutuisit ostamaan useasta eri paikasta: palkanlaskennan, tuntikirjaukset, mobiilisovelluksen, pankkiliittymät, tulorekisteri-integraatiot ja kirjanpidon. Kun lasket kaikki nämä yhteen, Netvisorin kokonaisratkaisu voi olla jopa edullisempi kuin hajautettu järjestelmäkokonaisuus.

Kyse ei ole siitä, paljonko ohjelmisto maksaa, vaan siitä, paljonko se säästää aikaa ja vaivaa

Kilpailijan lasku voi näyttää edullisemmalta, mutta se ei välttämättä sisällä yhtä laajaa kokonaisuutta. Useilla toimijoilla esimerkiksi pankkiliikennemaksut ja transaktiomaksut tulevat erillisinä laskuina, jolloin pelkkä ohjelmistomaksu voi tuntua edulliselta. 

Erityisen merkittävä etu Netvisor Palkoissa on, että hinta skaalautuu yrityksen kasvun mukana. Kappalehinta palkansaajaa kohti pienenee sitä mukaa, kun työntekijämäärä kasvaa. Tämä tarkoittaa, että kasvava yritys saa entistä paremman vastineen rahalleen sen sijaan, että kustannukset räjähtäisivät käsiin.

Lopputulos: Kun miettii todellista arvoa – aikasäästöä, virheiden vähenemistä, automatisoinnin tuomaa tehokkuutta ja yhtenäisen järjestelmäkokonaisuuden helppoutta – Netvisorin hinnoittelu on usein järkevin investointi yrityksen kasvulle. Kyse ei ole siitä, paljonko ohjelmisto maksaa, vaan siitä, paljonko se säästää aikaa ja vaivaa.

Katso Netvisor Palkkojen hinta hinnoittelu sivulta >>

Myytti 6: “Työajan kirjaaminen ei ole niin justiinsa – kunhan kirjaa joskus”

TARUA: Työajan kirjaaminen on lakisääteinen velvollisuus – mutta mobiilisovelluksilla se hoituu helposti.

Lakisääteiset faktat pöytään

Työaikalain 32 § velvoittaa jokaisen työnantajan kirjaamaan tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijäkohtaisesti. Tämä on lakisääteinen velvollisuus, ei valinnainen tehtävä.

Laki ei erottele tunti- ja kuukausipalkkalaisia tai kiinteää työaikaa tekeviä työntekijöitä toisistaan, joten kaikkien työsopimuksen tai virkasuhteen perusteella töitä tekevien on oltava työtuntien seurannan piirissä. 

Sähköinen vai manuaalinen – kumpi on tehokkaampaa?

Taloustutkimuksen kesällä 2024 suorittamassa tutkimuksessa, jossa haastateltiin 800 suomalaista yrityspäättäjää selvisi, että vain noin 31 % yrityksistä hoitaa työajanseurannan täysin sähköisenä. 

Loput luottavat sähköposteihin, tekstiviesteihin, WhatsAppiin tai jopa paperilappuihin. Laki ei edellytä, että seuranta tulee tehdä sähköisesti, mutta ilman sähköistä järjestelmää työajanseuranta on heikkoa tai jää kokonaan tekemättä. 

Moni ajattelee, että eihän näissä minun tunneissani ja lomissani mitään ihmeellistä ole’. Kun yrityksen työntekijöiden määrä kasvaa, alkavat selviteltävät merkinnät kuitenkin kertautua ja teettää palkanlaskijalla yllättävän suuria määriä lisätöitä.

Mobiilin voima – työntekijälle helppo, palkanlaskijalle tehokas

Moderni työajankirjaus toimii sujuvasti mobiilisovelluksilla. Työntekijä voi kirjata työaikansa helposti puhelimellaan missä tahansa – toimistossa, työmaalla tai kotona. Ei tarvitse odottaa pääsyä tietokoneelle.

Mobiilisovellukset on suunniteltu intuitiivisiksi. Jos osaat käyttää pankkisovellusta, osaat kirjata työaikasi. Nykyiset ratkaisut tarjoavat selkeät käyttöliittymät, joissa työajan kirjaaminen vie vain muutaman sekunnin.

Vaikka laki ei määrittele tarkkaa tapaa, työnantajalla on vastuu järjestää seuranta järkevästi ja luotettavasti. Hajanainen tiedonkeruu eri kanavista aiheuttaa virheitä ja lisätöitä. Siksi työntekijöille kannattaa tarjota helppo ja moderni tapa työajankirjaamiseen.

Mobiili on palkkaprosessin ensimmäinen askel

Palkkaprosessin ensimmäinen askel on työajan ja poissaolojen kirjaaminen ja tarkastaminen. Kun työntekijä kirjaa tuntinsa suoraan mobiilisovelluksella:

• Reaaliaikainen tieto kulkee suoraan palkanlaskentajärjestelmään
• Virheet vähenevät merkittävästi verrattuna manuaaliseen tiedonkeruuseen
• Palkanlaskijan työ helpottuu, kun kaikki data on valmiiksi järjestelmässä
• Työntekijä voi kirjata tunnit silloin, kun hänelle sopii – ei tarvitse odottaa toimistolle tuloa

Lopputulos: Työajan kirjaaminen ei ole vapaaehtoista – se on lakisääteinen velvollisuus. Mutta se ei tarkoita, että sen pitäisi olla hankalaa tai aikaa vievää. Moderni mobiiliteknologia tekee prosessista sujuvan sekä työntekijälle että työnantajalle. Netvisor Palkat -mobiilisovelluksella työntekijät voivat kirjata työaikansa helposti ja luotettavasti – missä tahansa, milloin tahansa.

Lue lisää ja katso sopisiko Netvisor Palkat sinun yrityksellesi >>

Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.