Budjetoinnista ennustamiseen – tunnista tulevaisuuden riskit
Pelkkä perinteinen budjetti ei enää riitä modernille yritykselle. Syynä tähän on budjetin tavoitekeskeisyys ja sen ulkopuolelle jäävät tulevaisuuden pimennot. Jos suunnitelmissa on investoida esimerkiksi yritysostoon, ei budjetti ota huomioon onnistumiselle kuin yhden mahdollisen tuleman: halutun tavoitteen. Samalla vaihtoehdot jäävät arvailujen varaan. Toteutuessaan ne kuitenkin vaativat yritystä sekä talousjohtajaa reagoimaan tilanteisiin, joita vuosisuunnitelma tai budjetti ei ennakoi.
Ennusta rullaavasti
Rullaavalla ennustamisella hahmotat yrityksen tulevaisuuden näkymät, ennakoit mahdolliset riskit ja teet perusteltuja taloudellisia päätöksiä. Kun tavoitteet on määritelty valmiiksi budjetissa, ne pysyvät erillään ennusteista eivätkä vaikuta niihin.
Tällöin on pelivaraa luoda realistisia näkymiä, joihin esimerkiksi omistajat tai muut sidosryhmät eivät kohdista ulkoisia paineita.
Rullaava ennustaminen tarkoittaa käytännössä ennalta sovittua ennustamisen ajanjaksoa. Tämän jälkeen jakso liukuu saumattomasti eteenpäin. Kuukausia tulee lisää ennusteen loppupäähän sitä mukaa, kun yrityksen toteumaa syntyy ajan kuluessa.
Vaihtoehtoiset näkymät esiin
Liiketoiminnan kuvaamiseksi, on hyvä luoda useampia ennusteita, jotta tulevaisuuden eri vaihtoehdot ovat varmasti selvillä. Vaihtoehtoiset ennusteet ovat niin sanottuja vaihtoehtolaskelmia eli skenaarioita.
Ne kuvaavat tulevaisuuden eri näkymät entistä laajemmalla skaalalla, jolloin yrityksen johto voi luoda jokaista vaihtoehtoa vastaavan toimintasuunnitelman.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että neutraalin ennusteen lisäksi myös positiivisin sekä yritykselle epäedullisin tilanne ovat kuvattuina eri skenaarioina. Mikäli esimerkiksi epäedullisin tilanne toteutuu, on riskit arvioitu etukäteen ja toimintasuunnitelma on valmiina.
Ennusteet kehittyvät ajan kuluessa
Yrityksen taloudesta vastaavana sinun kannattaa seurata toteumalla tarkennettua ennustetta tasaisin väliajoin ja myös välittää tietoa eteenpäin. Näin yrityksen avainhenkilöt pysyvät ajan tasalla liiketoiminnasta ja osaavat tehdä tarvittavat päätökset ja suunnan korjaukset.
Jatkuvan seurannan myötä ennusteet kehittyvät jatkuvasti ja mahdolliset muutostarpeet esimerkiksi päivitystiheyteen, vastuualeisiin tai henkilöstön sitouttamiseen nousevat esiin.
Muista verrata ennustetta myös vahvistettuun budjettiin. Vertailu nostaa esiin, kuinka hyvin budjetointi on alunperin onnistunut ja millä menestyksellä yritys on arvioinut tulevan vuoden tapahtumia edellisellä budjetointikierroksella. Samalla hahmottuu ovatko asetetut taloudelliset tavoitteet olleet realistisia.
Miten pääsen alkuun?
Ennustaminen kuuluu koko yritykselle. Jaa vastuu ennustamisesta yrityksen avainhenkilöille ja osallista heidät ennusteiden kokoamiseen tarkoitukseen sopivalla ohjelmistolla. Perinteiset Excel-taulukot eivät sovi usean käyttäjän luotettavaan ennustamiseen.
Oikealla ohjelmistolla kaikki ennusteet ja raportit löytyvät yhdestä paikasta ilman virheitä. Tietoja ei tarvitse yhdistää tai korjata jälkikäteen vaan ajan voi käyttää menestyksen arviointiin.
Kun ohjelmisto on valittu, aloitat ennusteiden kokoamisen yksinkertaisilla askeleilla. Ensimmäiseksi on hyvä kartoittaa nykytilanne ja määritellä ennustamisen tavoitteet. Selkiytä itsellesi, mitkä ovat tärkeimmät avaintekijät ja menestyksen mittarit tulokseen pääsemiseksi. Tärkeää on myös määritellä ennusteiden laajuus; mille aikavälille ennusteet tehdään ja miten usein niitä päivitetään.
Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.
