Edistynyt seurahallinto – Vaasan Sport Juniorit ry

Vaasan Sport Junioreissa kausimaksuja ei ole nostettu kolmeen vuoteen, vaikka trendi on päinvastainen. Miten se on ollut mahdollista? Toiminnanjohtaja Ari-Pekka Pajuluoma valottaa seuraavassa seuran taloushallintoa ja parhaita käytäntöjä.

Netvisor on mukana tukemassa urheiluseurojen toimintaa. Tavoitteenamme on tarjota urheiluseuroillekin mahdollisuus ottaa käyttöönsä ammattimainen taloushallinto-ohjelmisto, joka sekä helpottaa seuran talouden hallintaa että tekee siitä tarkempaa ja yksinkertaisempaa seurata.

Suunnitelmallisuus ja seuranta

Vaasassa lähtökohtana on aina erittäin suunnitelmallinen budjetointi ja seuranta sekä jatkuvasti kehittyvä toiminta. Nyrkkisääntönä on, että seuran varsinaista toimintaa kattavat jäsenmaksut saavat olla maksimissaan 65 % varainhankinnasta. Loput 35 % katetaan muiden tulovirtojen avulla. Näitä ovat kioskituotot, leirituotot sekä yhteistyösopimukset, tuet ja avustukset.

– Olemme jatkuvasti ajan tasalla taloustilanteestamme. Seura pyrkii aina kassatilanteeseen, jossa vähintään 6 kuukauden käyttökate on olemassa. Näin voimme myös puskuroida ja ennakoida tulevia tilanteita, Ari-Pekka kertoo.

Toimimalla laadukkaasti jokaisessa ikäluokassa, Sportissa on kyetty kasvattamaan harrastajamääriä vuosittain. Seurassa pyritään jatkuvasti löytämään uusia tulovirtoja niin seuran varsinaiseen toimintaan kuin joukkuetoimintaan. Esimerkiksi joukkueiden tekemistä talkootöistä tai mainos- ja sponsorimyynneistä seura ei ota välistä euroakaan. Viime kaudella seuran osoittamista talkookohteista saatiin ohjattua joukkuetoimintaan yli 150 000 euroa.

Moderni taloushallinto

Seurassa taloushallinto hoidetaan yritysmäisesti. Seuratasolla yksi osapäiväinen henkilö vastaa seuran taloushallinnosta yhdessä tilitoimiston kanssa ja raportoi toiminnanjohtajalle. Vuonna 2014 siirryttiin moderniin taloushallinto-ohjelmaan, jossa hoidetaan laskutuksen lisäksi jatkuva seuranta. Budjetointia on tehty Excelissä, jonka avulla ollaan päästy kohtuullisen tarkkaan suunnitelmallisuuteen. Seuraava kehitysaskel on viedä myös budjetointi taloushallinto-ohjelmaan.

– Käytämme kohtuullisen paljon resursseja taloushallintoon ja sen seurauksena esimerkiksi maksurästien tilanne on parantunut parissa vuodessa todella paljon luottotappioiden ollessa nykytilanteessa lähes olematon, Ari-Pekka kuvaa.

Joukkuetasolla rahastonhoitajan rooli on erittäin tärkeä. Joukkueiden rahankäyttöä seurataan jatkuvasti. Rahastonhoitajille on tarjolla koulutuksia sekä nimetty tukihenkilö. Avuksi on laadittu myös rahuriopas sekä kuukausittain seuralle toimitettavat raportointipohjat. Lisäksi rahureiden avuksi on seuran toimesta kehitetty työkalu NetIlmo, jonka avulla rahureiden on mahdollista ylläpitää pelaajakohtaista saldoa.

– Pelaajakohtainen saldo on käytännössä sitä, että jokainen seuramme pelaaja maksaa vain siitä, mitä kuluttaa eli kenenkään ei tarvitse maksaa toisen aiheuttamia kustannuksia, Ari-Pekka tiivistää.

Resursointi kuntoon

Urheiluseurojen perusongelma on resurssien epätasainen jakautuminen. Tämä tarkoittaa, että 80 % resursseista kohdistuu enintään 20 %:n tarpeisiin. Se ilmenee varsinkin joukkueurheilussa kilpaurheiluun panostamisena liian varhaisessa vaiheessa. Jos urheiluseura kykenee kohdentamaan omat rajalliset resurssinsa tasaisemmin, se näkyy harrastajamäärien kasvuna. Kun useampi jäsen saa ammattitaitoista ohjausta ja valmennusta, on luonnollista, että jäsenetkin ovat tyytyväisempiä.

– Raha on hyvä, joskin kova konsultti. Kun jokainen pelaaja maksaa vain oman osuutensa esimerkiksi pelireissusta, ei rahasta ja epäreilusta varojen jakautumisesta tarvitse riidellä. Ainakin Vaasassa pelaajakohtaisen saldon käyttöönotto vähensi ratkaisevasti rahasta aiheutuvaa käytäväkeskustelua, Ari-Pekka Pajuluoma kertoo.

Seuran, ison tai pienen, on tärkeää määritellä oma strategiansa ja noudattaa sitä. Yhdessä laadittu strategia antaa selkänojan seuratoimijoille ja tulipalojen sammuttamiseen käytetty aika voidaan minimoida

Vapaaehtoiset ovat suomalaisen urheilun selkäranka

Urheiluseuran pyörittäminen ei olisi mahdollista ilman vapaaehtoistyötä. Vapaaehtoistyön merkitystä suomalaisella urheilukartalla ei koskaan voi liikaa korostaa.

– Vapaaehtoistyön merkitys Vaasan Sportin Junioreissa on valtava. Olemme laskeneet, että kannamme vapaaehtoistyön kautta yhteiskunnallista vastuuta lasten liikuttajana noin miljoonan euron edestä vuosittain, Ari-Pekka kiittää.

Huolimatta siitä, että toiminta perustuu pitkälti vapaaehtoisiin tekijöihin, on toimijoita kyettävä mittaamaan. Mittareina ei voi olla yksittäinen voitto tai sarjasijoitus ennen varsinaista kilpaurheiluvaihetta. Tärkeintä on kohdistaa resurssit siten, että mahdollisimman moni lapsi ja nuori kokee saavansa onnistumisia ja elämyksiä harrastuksestaan.

– Innostaminen on yksi tärkeimmistä strategiamme kulmakivistä ja innostamisen mittareina käytämme puhtaasti pelaajamäärää. Pyrimme mahdollisimman monen lapsen ja nuoren osalta harrastamisen jatkuvuuteen. Menestys seuraa sitten myöhemmin ison massan kautta, kunhan arjen tekeminen on ammattimaista ja laadultaan parasta mahdollista, Ari-Pekka tiivistää.

Jos haluat tukea urheiluseurasi talouden hallintaan, lue Urheiluseuran taloushallinnon järjestäminen ja valvonta -opas tai tutustu Olympiakomitean ja Netvisor taloushallinto-ohjelmiston yhteistyötarjoukseen.