Automaatio, robotti ja tekoäly – mitä hyötyä taloushallinnossa?

Tilannekuva tavallisesta arkiaamusta:

Kahvinkeitin on ajastetusti keittänyt aamukahvit valmiiksi jo, kun kännykän herätyskello kilahtaa herätyksen merkiksi. Sähköhammasharja tunnistaa ja ilmoittaa, jos painat harjalla liikaa. Töihin lähtiessä ohjelmoit vielä pyykinpesukoneen pesemään pyykit valmiiksi juuri ennen kotiin paluuta. Työmatkalla liikennevalot vaihtuvat automaattisesti ja auton tietokone ilmoittaa edessä olevista liikenneruuhkista.

Tässä vain muutamia esimerkkejä automaatiosta, jota käytämme joka päivä. Pieniä asioita, jotka helpottavat arkeamme. Raha-asioissakin olemme luottaneet automaatioon jo pitkään. Nettipankkiin ilmestyvät laskut menevät automaattisesti maksuun, luottokorttiyhtiön automaatti laskee luotolle korkoa automaattisesti ja kaupan kassa nappaa ruokaostoksen summan automaattisesti tililtämme.

Nykyteknologian kannalta nämä ovat hyvin yksinkertaisia tehtäviä. Jokaisen tapahtuman taustalla on ihmisen ohjelmistolle antama käsky, jota se noudattaa. Sama pätee pitkälti myös yritysten käyttämiin taloushallinnon ohjelmistoihin. Jokaisen automaattisesti tapahtuvan toiminnon taustalla on ihmisen kirjaama automaatiosääntö.

– Automaatiosäännöt ovat tällä hetkellä täysin riittäviä hoitamaan useimpia esimerkiksi taloushallinnon tehtäviä ihmisen puolesta, kertoo Visma Solutionsin älykkäästä automaatiosta vastaava tuotepäällikkö Jouni Tiainen.

Yksinkertainenkin ostolaskuautomaatio tuo merkittävästi hyötyjä

Yksinkertaisesta automaatiosta hyvä esimerkki on Netvisorin ostolaskuautomaatio. Se perustuu täysin automaatiosääntöihin, jotka kirjanpitäjä tai yrittäjä kirjaa ohjelmistoon. Automaatio toimii parhaiten, kun kyseessä on samanlaisena toistuva lasku, kuten puhelinlasku. Se tulee aina samalta toimittajalta, laskun eräpäivä on aina sama ja summakin usein sama.

Kun ohjelmistolle on kerrottu, että saapuvan laskun täyttäessä tietyt kriteerit, sen voi automaattisesti tarkastaa ja maksaa, toimii ohjelmisto juuri näin. Jos lasku poikkeaa yhdestäkin määreestä, pyytää ohjelmisto ihmistä tarkistamaan laskun.

Automaation toimivuuden ja siitä saatavien hyötyjen kannalta on erittäin tärkeää, että automatisoitavat kohteet on mietitty tarkkaan. Automatisoitavan prosessin on oltava toiminnan kannalta olennainen ja selkeä. Huonoista ja tarpeettomista prosesseista ei saada yhtään sen hyödyllisempiä automatisoimalla niitä.

– Automaation nopeus tulee esille silloin, kun ihminen luottaa siihen ja luottamusta voidaan kasvattaa läpinäkyvyydellä. Siksi Netvisorissa on tehty kaikki mahdollisimman läpinäkyväksi, jotta automaation suorittamia tapahtumia voi seurata ja omin silmin todentaa automaation toimivuutta, Jouni Tiainen selittää.

Automaation hyödyt ovat kiistattomat ja monipuoliset. Esimerkiksi taloushallinto-ohjelmisto vastaanottaa, tarkistaa, maksaa ja tiliöi sisään tulleen ostolaskun muutamissa sekunneissa, kun ihmiseltä siihen kuluu vähintään minuutteja, tarkastuskierrosta ja -kerroista riippuen jopa päiviä.

Ohjelmisto tekee myös tarvittavat talousraportit muutamassa sekunnissa, kun ihmiseltä vastaavien laskelmien tekeminen käsin voi viedä tunteja tai jopa viikkoja. Automaatio siis säästää aikaa, vähentää virheiden määrää sekä tuottaa nopeammin ja tarkempaa dataa päätöksenteon tueksi.

Askeleita kohti älykästä automaatiota

Automaatiosta seuraava askel on robotiikka. Automaatiosääntöjen käyttöä eri järjestelmissä voidaan yhdistää ohjelmistorobotiikan avulla. Ohjelmistorobotiikalla voi nauhoittaa ja toistaa eri järjestelmien käyttöliittymän kautta tehtyjä ihmisen toimia.

Ohjelmistorobotiikalla pystyy jalostamaan automaatiosääntöpohjaisia ratkaisuja toistamalla ihmisen tekemä osuus esimeriksi tiedon tuonnista automaatiosäännön käsiteltäväksi.

On arvioitu, että tiliöinti nopeutuu jopa 50-70 prosenttia automaattitiliöinnin ansiosta.

Koneoppiva, heikko tekoäly on jälleen askel kohti älykkäämpää teknologiaa. Koneoppivan tekoälyn tavoitteena on saada ohjelmisto toimimaan entistä paremmin historiatiedon ja ihmiskäyttäjän toiminnan perusteella.

Koneoppimisessa ohjelmistolle ei ole määritetty automaatiosääntöjä jokaista tilannetta varten, vaan kone oppii itsenäisesti löytämään haluttuja johtopäätöksiä.

Netvisoriin älykäs ostolaskujen tiliöinti

Netvisorissa otetaan tänä vuonna käyttöön ensimmäinen heikkoa tekoälyä hyödyntävä toiminto, ostolaskujen automaattinen tiliöinti. Tiliöinti on ostolaskujen kierrätystä ja maksatusta huomattavasti haastavampi toiminto.

Laskujen tiliöiminen oikeille kirjanpidon tileille vaatii paljon historiatietoa, jolla koneoppivaa algoritmia koulutetaan entistä tarkempiin ehdotuksiin tiliöinti parametreille.

– Netvisorissa koneoppiva ostolaskujen tiliöinti tulee toimimaan siten, että se tarjoaa kirjanpitäjälle historiadatan pohjalta päättelemänsä vaihtoehtoisen tiliöintitilin. Kirjanpitäjä voi sen hyväksyä tai hylätä. Näin toimiessaan kirjanpitäjä koko ajan samalla myös opettaa robotille uutta tietoa. On arvioitu, että tiliöinti nopeutuu jopa 50-70 prosenttia automaattitiliöinnin ansiosta, Tiainen kertoo.

Aikasäästö kasvaa sitä mukaa, kun automaatioon aletaan luottaa.

Ajansäästöä tulee tietysti suhteessa enemmän silloin, kun on paljon ostolaskuja, joissa on paljon käsiteltäviä rivejä. Aikasäästö myös kasvaa sitä mukaa, kun automaatioon aletaan luottaa, eikä kaikkea tarvitse enää tarkastaa.

Netvisorin lähtökohtaisena tavoitteena on automatisoida mahdollisimman paljon taloushallinnon rutiinitehtäviä. Kun koko prosessi annetaan automaation hoidettavaksi, nousee saatujen hyötyjen määrä huikeaksi.

Eikä vain kirjanpitäjän ajansäästöä ajatellen, vaan koko osto- ja myyntiketju hyötyy; yrittäjä saa laskunsa nopeammin asiakkaille ja talousdatan käyttöönsä jopa ennakoivasti, asiakas saa laskunsa nopeammin ja verottaja saa verorahansa nopeammin. Kaiken kaikkiaan raha kiertää rivakammin.

Tekoäly on tulevaisuuden kilpailuvaltti

Suomessa me olemme edelläkävijöitä taloushallinnon automaation ja tekoälyn käyttöönotossa. Meillä muun muassa viranomaiset ja yritykset ovat jo vuosien ajan systemaattisesti keränneet dataa, jotta tarvittavaa historiatietoa on olemassa sitten, kun ohjelmistot ovat riittävän kehittyneitä pystyäkseen hyödyntämään sitä.

– Pitkän sähköisen taloushallinnon historian ansiosta meillä on hyvät lähtökohdat lähteä hyödyntämään tekoälyä. Toisaalta paljon täytyy tapahtua myös ihmisten luottamuksessa, ennen kuin tekoäly voi todella saada tilaa, Jouni Tiainen arvioi.

Tällä hetkellä ollaan vielä kaukana siitä, että voitaisiin puhua vahvan tekoälyn oikeasti toimivan jokapäiväisessä elämässämme. Siitä, että kone osaisi tulkita ulkoisia tietoja, oppisi datasta ja käyttäisi oppimaansa tiettyjen tavoitteiden ja tehtävien saavuttamiseen. Olemme vasta pikku hiljaa siirtymässä automaatiosäännöistä robotiikan ja koneoppivan tekoälyn käyttöön.

Vahva tekoäly moninkertaistaa automaation hyödyt

Mihin tekoälyä sitten tulevaisuudessa todennäköisesti hyödynnetään? Taloushallinnossa ja muissa yritysohjelmistoissa tekoälyn tuomat hyödyt ovat selkeät ja nopeasti saavutettavissa.

Esimerkiksi tuntikirjaukset voivat tulevaisuudessa hoitua tekoälyn avulla. Älykello tai työtietokone voi tulkita käyttäytymistäsi ja kirjata tehdyt tunnit palkkahallintoon.

Tekoäly voi automatisoida myös matkalaskujen teon. Se voi päätellä esimerkiksi kännykän sijainnin mukaan sinun olleen matkoilla ja kirjata hotelli- ja taksikulut tältä ajalta matkalaskuksi. Sinulle jää vain tarkistaminen.

Tekoälyn avulla ohjelmistoja voidaan personoida roolien mukaan. Kun vaikkapa projektinjohtaja ja toimitusjohtaja kirjautuvat toiminnanohjausjärjestelmään, avautuu molemmille automaattisesti heidän oman roolinsa mukainen näkymä, joka kertoo juuri heille olennaiset tiedot.

Ohjelmisto voi opastaa ihmisiä toimimaan tehokkaammin.

Ohjelmistot voivat myös oppia työntekijöiden työtavoista ja laatia siten selkeämmät standardit koko työyhteisölle. Tekoäly voi esimerkiksi analysoida, ketkä tilitoimiston kirjanpitäjistä työskentelevät tuottavimmin ja laatia heidän toimintatapojensa pohjalta ohjeistuksia myös muille kirjanpitäjille. Ohjelmisto voi siis opastaa ihmisiä toimimaan tehokkaammin.

Tekoälyn voi myös valjastaa ennustamaan yrityksen valmiusastetta historiatiedon pohjalta, jotta osataan etukäteen varautua toistuviin tilanteisiin. Tekoäly ratkaisee myös logistiset haasteet ihmistä nopeammin. Esimerkiksi, jos jokin ulkomailta tilattava komponentti on yrityksen toiminnan kannalta elintärkeä ja sen toimitus estyy, löytää tekoäly vaihtoehtoisen toimittajan tai toimitusreitin nopeasti.

Tekoälyn hyödyntämisen mahdollisuudet ovat rajattomat, jos vain ihminen antaa sille mahdollisuuden.