Tuokko: Hyvissä ajoin tehty keskittäminen kantaa pitkälle

Vielä muutama vuosi sitten tilitoimisto Tuokolla tehtiin töitä kahdella eri järjestelmällä: 80% asiakkaista oli Tikonissa ja vain 20% Netvisorissa. Kahden eri ohjelmiston käyttäminen jakoi osaamista ja samoihin aikoihin voimistuivat myös puheet tilitoimistoalan murroksesta ja kirjanpitäjän työn muutoksesta. Tämä, ja sopivasti tullut ehdotus tulla mukaan Netvisoriin uuteen Keskittämisprojektiin, rohkaisivat tekemään strategisen päätöksen.

– Päätimme, että keskitämme palvelumme vain yhteen ohjelmistoon, Netvisoriin. Halusimme, että meillä on jatkossa yksi ohjelmisto. Hallitsemme sen hyvin, emmekä ota sen rinnalle muita, muistelee Meri Väinölä.

Myös Tuokon jo aiemmin tekemä asiakasanalyysi puhui Netvisoriin keskittämisen puolesta. Data osoitti, että Netvisorissa olevat asiakkaat olivat paljon uskollisempia kuin Tikonin pääkirja-asiakkaat – etenkin jos asiakkaille oli avattu Netvisorin reskontrat.

Sorruimme myös itse välillä siihen ajatteluun, että juuri nyt ei ole paras hetki.

Hallittu siirto yhteen järjestelmään

Netvisorin Keskittämisprojekti tarjosi konkreettista tukea keskittämisen toteuttamiseen. Projekti piti sisällään valmiin suunnitelman ja aikataulun asiakkaiden siirtämiseksi Netvisoriin sekä myös ohjelmistokoulutusta ja projektipäällikön, joka huolehti että projekti myös eteni.

Keskittämispäätöksen jälkeen kaikki uudet asiakkaat avattiin suoraan Netvisoriin. Suurin työ liittyi niihin pariin sataan asiakkaaseen, jotka piti nyt siirtää Tikonista Netvisoriin. Helpoimmat siirrot saatiin tehtyä nopeasti, mutta välillä työ eteni hitaammin.

– Sorruimme myös itse välillä siihen ajatteluun, että juuri nyt ei ole paras hetki. Tammi – huhtikuussa oli kiire tilinpäätösten kanssa, toukokuu taas meni siinä että kurottiin töitä kiinni ja laitettiin alvit kuntoon. Sittenkin oltiinkin jo kesäkuussa ja jäämässä kohta kesälomalle. Sitten tuli jo syksy, jolloin selitys oli siinä että kirjanpitoja on jo tehty niin pitkälle niin tehdään nyt vielä tämä tilinpäätös täällä nykyisellä ohjelmalla. Tämän takia joitain siirtoja jäi myös roikkumaan, Meri Väinölä muistelee.

Samalla myös markkinoilta alkoi kuulua huhuja Tikonin loppumista, ja tämä kaikki antoi vahvistusta sille, että olimme oikealla asialla.

Siirtoprojektin edessä työntekijöiltä alkoi kantautua positiivisia huomioita – etenkin heiltä, ketkä käyttivät pääasiallisesti Netvisoria, mutta palasivat vielä satunnaisesti Tikonin pariin.

– Ohjelmistojen välinen ero oli todella merkittävä. Samalla myös markkinoilta alkoi kuulua huhuja Tikonin loppumista, ja tämä kaikki antoi vahvistusta sille, että olimme oikealla asialla. Olemme saaneet kiitosta Netvisoriin siirtymisestä ja siitä, että lähdimme liikkeelle ajoissa. Välillä tuskastutti, kun muutos otti oman aikansa. Silloin oli hyvä katsoa taaksepäin ja muistella lähtötilannetta ja mikä oli tilanne silloin.

Keskittämisprojektin tärkein anti on ollut sen tarjoamassa suunnitelmallisessa projektijohtamisessa ja sparrauksessa. Tärkeäkin projekti hautautuu helposti päivittäisen tekemisen alle, joten ulkopuolinen sparraus, tuki, koulutus ja ylipäänsä projektin vetäminen on arvokas lisä.

Uudenlaista ammattiylpeyttä ja systemaattista tekemistä

Keskittämisestä on seurannut uudenlaista ammattiylpeyttä ja työn iloa. Tekemisestä on tullut samalla systemaattisempaa. Asiakas tietää jo etukäteen, millainen toimintamalli tilitoimistolla on ja millä työkaluilla työt tehdään. Asiakkaiden kanssa tehdään vuosikello, jossa määritellään kuka tekee mitä, millon ja kuinka usein.

Asiakkaan tuominen Netvisoriin on tarjonnyt hyvän tilaisuuden sparrata asiakkaan liiketoimintaa, tavoitteita ja toiveita.

Tuokolla on huomattu myös, että asiakkaan tuominen Netvisoriin on tarjonnyt hyvän tilaisuuden sparrata asiakkaan liiketoimintaa, tavoitteita ja toiveita. Keskusteluissa on noussut esiin uusia, tärkeitä toiveita, minkä seurauksena myös kirjanpitäjät ovat rohkaistuneet esittelemään asiakkaille uudenlaisia lisäpalveluita. Samalla on itsekin opittu uutta siitä, mitä asiakkaat oikeasti kaipaavat:

– Eivät yrittäjät oikeasti halunneetkaan sitä, että joka kuukausi otetaan tiliote ja aletaan kerätä kuitteja kasaan. Nyt yrittäjä operoi itse samassa järjestelmässä ja kuittien keräily on jäänyt historiaan, Meri kiittelee.

Aito kumppani tukee tilitoimiston bisnestä laaja-alaisesti

Netvisorin Keskittämisprojekti ja Kasvuohjelma edustavat uudenlaista ajattelua, jossa ohjelmistotoimittaja on tilitoimiston liiketoimintaa kokonaisvaltaisesti tukeva luottokumppani, joka auttaa myös bisneksen kehittämisessä.

– Olen tyytyväinen, että meillä on hyvä kumppani ja mitä kaikkea olemme saaneet. Netvisorilla on loistavia osaajia, joiden kanssa olemme olleet rohkeasti yhteydessä ja joiden kanssa olemme jakaneet kehitysvinkkejä. Kasvuohjelmassa pääsimme verkostoitumaan muiden tilitoimistojen kanssa ja huomasimme, että tilitoimistot kamppailevat hyvin samanlaisten kysymysten kanssa. Kumppanuus on antanut meille todella paljon.

Olen onnellinen, että meillä siirto on nyt tehty ja olemme junassa jo mukana. Tämä on nykyaikaa ja reaaliaikaisuuden tarve kasvaa koko ajan.

Tikonin lopetusilmoituksen myötä moni tilitoimisto on nyt vaikean valinnan edessä. Meri Väinölä kannustaa tilitoimistoja keskittämään rohkeasti Netvisoriin, joka täyttää nykyiset ja tulevat tarpeet taloushallinnon reaaliaikaisuudelle.

– Olen itse onnellinen, että meillä siirto on nyt tehty ja olemme junassa jo mukana. Tämä on nykyaikaa ja reaaliaikaisuuden tarve kasvaa koko ajan. Verottajalta on tulossa muutoksia, valtiohallinto puskee muutosta eteenpäin ja koko manuaalinen kirjanpito vaan on jäämässä pois jossain vaiheessa. Vielä ehtii hypätä mukaan!