Yrityksen kulut kuriin

Ikävä tosiasia on, että jopa kolmannes suomalaisista yrityksistä tekee koko ajan tappiota. Syynä tähän on useimmiten se, että yrittäjä on oman alansa vahva asiantuntija, mutta liiketoiminnan johtamisessa hänellä olisi paljon opittavaa. Jopa perusasiat voivat olla hukassa, eli ei tiedetä, mistä yrityksen kulut muodostuvat ja mistä rahaa oikeastaan tulee.

Kun ympäröivä maailma laittaa kapuloita rattaisiin enemmän kuin normaalisti, on entistäkin tärkeämpää ottaa oman yrityksensä talousasiat haltuun. Tulopuoleen voi olla vaikea näinä aikoina vaikuttaa, mutta kannattavuuteen voi vaikuttaa myös kulurakennetta muuttamalla.

Kustannusten jaottelu auttaa löytämään kustannussyöpöt

Suurin syy kassavajeeseen on useissa yrityksissä se, että ei ole selkeää käsitystä, mikä tuottaa parhaiten ja mikä puolestaan syö tuottoja eniten. Jotta kuluja karsimalla saa todellisia säästöjä, eikä säästä väärästä paikasta, on hyvä ensin selvittää mihin kaikkialle rahaa kuluu.

Kustannuslaskennassa kustannukset jaotellaan eri ryhmiin niiden erilaisesta luonteesta johtuen. Muuttuvat kustannukset kasvavat tai vähenevät tuotantomäärän tai toiminta-asteen muuttuessa. Kiinteät kustannukset pysyvät suhteellisen vakiona tuotantomääristä riippumatta. Niitä ovat mm. toimitilojen kustannukset.

Kun puhutaan tuote- tai projektikohtaisista kustannuksista, voidaan ne jakaa välittömiin ja välillisiin kustannuksiin. Välittömiä kustannuksia ovat esimerkiksi suoraan tuotteen valmistuksesta syntyvät, kuten raaka-ainekustannukset. Välillisiä kustannuksia ovat esimerkiksi yrityksen hallinnolliset- ja tilakustannukset, jotka jaetaan sovitun kaavan mukaisesti kaikille tuotteille tai projekteille.

Edellisten lisäksi ja vieläkin tarkempaa seurantaa varten yrityksen kulut kannattaa paloitella myös kululajeittain; palkat, palkkojen sivukulut, myynti ja markkinointi, hankinnat, logistiikka ja niin edelleen. Toinen vaihtoehto on jaotella kulut toiminnoittain; hallinto, taloushallinto, lakiasiat, myynti ja markkinointi jne.

Näiden lisäksi yrityksissä on erilaisia sivu- ja piilokustannuksia, joita voi olla vaikea havaita. Piilokuluja syntyy esimerkiksi silloin, kun hankitaan jokin ohjelmisto, jonka kokonaispotentiaalia ei kuitenkaan hyödynnetä.

Kustannuspaikkakohtainen seuranta avaa silmiä

Kustannuspaikkakohtainen kannattavuuslaskelma ja sen seuranta paljastavat usein ongelmakohdat hyvissä ajoin ennen kuin yritys ehtii joutua ongelmiin. Kustannuspaikkakohtaisen seurannan vaihtoehtoja ovat esimerkiksi tuote-, asiakas- tai projektikohtainen seuranta.

Kaikki lähtee liiketoimintasuunnitelmasta. Sen pohjalta luodaan budjetit liiketoiminta-alueittain. Budjetoinnin jälkeen jokaiselle kustannuspaikalle tehdään myös toiminnallinen suunnitelma, jossa määritellään tehtävät, joilla budjetin luvut saavutetaan. Sen jälkeen lukuja täytyy seurata säännöllisesti.

Sähköiset järjestelmät tekevät kustannuslaskelmat automaattisesti

Jos tavoitteessa ei pysytä, täytyy tehdä korjaavia toimenpiteitä viikkotasolla, eikä vasta vuositasolla. Reaaliaikaisen seurannan ansiosta tarvittavat muutokset voivat olla pieniä. Vuoden päästä millään muutoksilla ei välttämättä enää korjata tapahtunutta vahinkoa.

Reaaliaikainen kustannusseuranta pienentää myös väärien tulkintojen riskiä. Jos ei ole ihan tarkkaa tietoa, säästetään helposti väärästä paikasta. Tarkkailemalla lukuja säännöllisesti, pysyy niihin koko ajan parempi näppituntuma. Kun ollaan tietoisia mihin raha menee ja toisaalta mistä sitä tulee, nähdään minne oikeasti kannattaa investoida.

Kaiken keskiössä on asiakas- ja tuotekannattavuus

Kannattamatonta asiakasta tai tuotetta ei tietenkään ole järkevää pitää. Siksi on tärkeää tietää tarkalleen, miten paljon rahaa asiakkaaseen tai tuotteen tuottamiseen on käytetty suhteessa saatuun korvaukseen.

Ensin lasketaan palvelulle tai tuotteelle omakustannushinta kaikkine välillisine kuluineen. Sitten vähennetään tämä summa asiakkaalta veloitettavasta hinnasta, jolloin saadaan kokonaiskate. Kokonaiskatteen voi edelleen palastella osiin, esimerkiksi paljonko tuote tuottaa per työtunti.

On olennaista tietää tuotteen tai palvelun kokonaishinta, mutta paljon tärkeämpää on tietää, mistä tekijöistä se muodostuu. Vain silloin osataan kohdistaa mahdolliset säästöt oikeaan kohtaan.

Mistä tietää, mistä voi säästää?

Edellä kerrotun kustannusseurannan perusteella on helpompi nähdä, mistä voi säästää ja tehdä harkittuja päätöksiä esimerkiksi tuotantokustannusten kannattavuudesta. Tuotantokustannuksista säästäminen vaikuttaa luonnollisesti tuotannon määrään ja siten myytävän tavaran tai palvelun määrään. Toki voidaan päättää säästää laadusta, mutta se voi johtaa jyrkkenevään alamäkeen.

Kiinteitä kustannuksia karsimalla saadaan yleensä pidempiaikaisia säästöjä ja parannettua yhtiön kokonaiskannattavuutta. Useissa yrityksissä henkilöstökulut ovat suurin yksittäinen kiinteä menoerä. Niistä säästettäessä kannattaa puntariin kuitenkin ottaa muutakin kuin säästettävä rahasumma. Ulkoistuksissa tai irtisanomisissa menetetty tietopääoma voi olla yhtiölle paljon säästettyä palkkasummaa arvokkaampi.

Kannattamattomia tuotteita tai asiakkaita ei ole järkeä pitää

Kustannuspaikka- ja asiakaskohtainen kannattavuusseuranta voivat paljastaa kipeitäkin asioita yrityksestä. Jos seurannassa ilmenee, että firman suurin asiakas tai tuote, jonka ympärille yritys on alunperin perustettu tuottavat tappiota, on edessä vaikeita, mutta tärkeitä päätöksiä.

Kannattamattomia tuotteita tai asiakkaita ei ole järkeä pitää. Niistä täytyy joko luopua tai muuttaa ne kannattaviksi. Asiakkaan kanssa on käytävä uudet neuvottelut ja tappiolliselle tuotteelle tehtävä uusi tuotteistus, jotta kate saadaan nostettua kannattavaksi.

Yrityksen kulut kuriin ohjelmistojen avulla

Kustannuslaskelmia voi tehdä Excelissä, mutta se vaatii tekijältään paljon aikaa ja paneutumista, eikä laskelmista siltikään saa välttämättä täysin tarkkoja. Excelissä tiedot eivät myöskään ole kovin helposti muiden yrityksen työntekijöiden käytettävissä.

Sähköiset järjestelmät tekevät kustannuslaskelmat automaattisesti esimerkiksi kirjanpidon lukuja hyödyntäen. Erilaisia kustannuslaskelmia saa ainakin taloushallinto-ohjelmistoista, toiminnanohjausjärjestelmistä ja BI-järjestelmistä, mutta kustannuslaskentaan on olemassa aivan omiakin ohjelmistoja.

Ohjelmistojen etuna on myös se, että useimmat niistä laativat raporteista havainnollisia kaavioita, joiden tulkinta on helpompaa. Ohjelmistoista saa myös jokaiselle käyttäjälle juuri sellaisen raportin kuin hän tarvitsee.

Yksi kustannustehokkuuteen vaikuttava tekijä on tietoisuus. Kun yrityksessä jaetaan avoimesti tietoa kuluista ja jokainen työntekijä ymmärtää oman vaikutuksensa kustannuksiin, on heidän helpompi myös itse vaikuttaa niihin omalla toiminnallaan. Järjestelmien avulla tietoa on helppo jakaa ja niiden avulla monimutkainen tieto saadaan sellaiseen muotoon, että maallikkokin sen ymmärtää.