Taloushallinto on yrittäjän ja kirjanpitäjän yhteistyötä – yhteiskäyttöiset ohjelmistot helpottavat molempien arkea

Yhteiskäyttöinen taloushallinto-ohjelmisto tarkoittaa sitä, että yrittäjällä ja kirjanpitäjällä, molemmilla on pääsy järjestelmään. He voivat jakaa taloushallinnon tehtävät keskenään ja näkevät koko ajan samat tiedot; mitä laskuja odottaa hyväksyntää, mitkä on hyväksytty ja voi maksaa, mitä myyntilaskuja on erääntynyt, mitä tositteita puuttuu jne.

Mitkä asiat yrityksesi taloushallinnossa vievät eniten aikaasi? Myyntilaskujen luominen ja lähettäminen, ostolaskujen tarkastaminen ja maksaminen, tiedon etsiminen vai ehkä kuittien kokoaminen kuun lopussa kirjanpitäjälle toimitettavaksi?

Taloushallinto-ohjelmiston käyttöön ottaminen voi kuulostaa haasteelliselta. Sen käytön opettelu on kuitenkin vaivan arvoista. Sen avulla nimittäin säästät aikaa kaikista edellä mainituista tehtävistä. Lisäksi se tuo varmuutta ja tarkkuutta kaikkeen talouden hoitoon.

Nykyaikaiset taloushallinto-ohjelmistot on suunniteltu yrityksen ja tilitoimiston yhteiskäyttöön. Molemmat hyötyvät yhteiskäytöstä, mutta on erityisesti yrittäjän etu, kun hän saa yrityksensä taloustiedot käyttöönsä ajantasaisesti.

Taloushallinto-ohjelmiston kanssa olet riippumaton kirjanpitäjän aikatauluista. Voit tarkistaa haluamasi tiedot milloin tahansa, eikä sinun tarvitse odottaa kuukausiraportteja viikkoja kuukauden vaihtumisen jälkeen. Näet talouden kehityksen jopa etupainotteisesti, jolloin sinun on helpompi suunnitella tulevaa.

Molemmat hyötyvät yhteiskäytöstä

Yhteiskäyttöisyyden idea on, että yrittäjä ja kirjanpitäjä voivat jakaa taloushallinnon tehtävät keskenään. Yrittäjänä voit esimerkiksi hoitaa laskutuksen itse ja antaa haasteellisemmat tehtävät kirjanpitäjän hoitoon.

Merkittävin hyöty yhteiskäyttöisyydestä on, että yrittäjänä saat paremman kuvan yrityksesi taloudesta. Näet koko ajan reaaliaikaisen taloustilanteen, pystyt tarkistamaan helposti, mistä mikäkin tapahtuma johtuu ja tekemään esimerkiksi kannattavuuslaskelmia.

Kokonaiskäsityksesi yrityksen taloudesta kehittyy

Kokonaiskäsityksesi yrityksen taloudesta kehittyy, kun ohjelmisto tarjoaa erilaisia valmiita raportteja useista eri näkökulmista. Esimerkiksi kassavirtalaskelma kertoo yrityksen todellisesta taloustilanteesta paremmin kuin pankkitilin saldo.

Toinen, erityisesti tilitoimistossa aikaa säästävä hyöty on tuplakirjaamisen poistuminen. Kun laskut luodaan samassa ohjelmistossa kirjanpidon kanssa, ei mitään tarvitse kirjata kahteen kertaan. Lisäksi taloushallinto-ohjelmiston automaatio vapauttaa käsiä tietojen kirjaamisesta ja kirjanpitäjän aikaa jää yrityksesi liiketoiminnan kannalta olennaisempaan palveluun.

Tarkkuutta ja joustavuutta talouden hallintaan

Yhteiskäyttöisen taloushallinto-ohjelmiston kolmas konkreettinen hyöty on, ettei yhtään laskua tai kuittia tarvitse kuljettaa kirjanpitäjälle. Sähköisenä kulkevat laskut tulevat ja lähtevät samasta ohjelmistosta, jossa kirjanpito tehdään, jolloin tiedot laskuilta kirjautuvat automaattisesti kirjanpitoon. Verkkolaskuissa on myös se hyvä puoli, ettei yksikään lasku unohdu pöydänkulmalle tai sähköpostiin.

Useimpiin ohjelmistoihin sisältyy myös mobiilisovellus, jolla ostokuiteista ja paperilaskuista voi ottaa valokuvan ja tallentaa ne ohjelmistoon. Näin paperikuitteja ei tarvitse säilytellä, vaan ne ovat saman tien tallessa kirjanpidossa.

Neljäs hyöty on läpinäkyvyys. Näet ohjelmistosta kaiken, mitä kirjanpitäjä on tehnyt ja päin vastoin. Molemmilla on ajantasainen tieto siitä, mitä asioita on hoidettava tänään ja mitä huomenna. Ohjelmisto muistuttaa erääntyvistä laskuista, lähettämättömistä myyntilaskuista, kohdentumattomista viitesuorituksista jne.

Ostolaskut automaatille?

Ostolaskujen tarkastaminen ja maksaminen on nykyaikaisissa taloushallinto-ohjelmistoissa helppoa, mutta sen voi myös automatisoida. Esimerkiksi säännöllisesti, samansuuruisena saapuvat puhelin- ja vuokralaskut voi automatisoida kokonaan. Osa laskuista vaatii tietysti tarkastamisen ja hyväksynnän, mutta voit itse määritellä, mitkä laskut ohjelmisto tarkistaa ja maksaa ja mitkä haluat hallinnoida itse.

Automaatio perustuu joko sinun tai kirjanpitäjän laatimiin sääntöihin. Ohjelmisto ei siis tee itsekseen mitään, ellet ole määrittänyt automaatiolle sääntöjä. Ohjelmistoissa on yleensä valmiita sääntöjä, joita yhdistelemällä voit rakentaa juuri sellaiset tarkastus- ja hyväksyntäsäännöt kuin itse koet turvalliseksi.

Ohjelmisto tarkastaa laskut ihmissilmää tarkemmin, eikä yksikään huijauslasku pääse seulan läpi

Automaatiosäännöillä voit esimerkiksi asettaa rajaksi tietyn summan, jota pienemmät laskut ohjelmisto hoitaa automaattisesti. Voit myös määrittää ohjelmiston tarkistamaan mm. laskun lähettäjän tilinumeron, viitenumeron ja monia muita tunnisteita, jotta voit olla varma, että lähettäjä on se kuka väittää olevansa.

Voit esimerkiksi määrittää, että kun laskun summa on alle 100 euroa, automaatio voi hyväksyä ja laittaa laskun maksuun. Jos summa ylittää sata euroa, pyytää ohjelmisto sinua tarkastamaan ja hyväksymään sen. Sääntöjen avulla ohjelmisto tarkastaa saapuvat laskut ihmissilmää tarkemmin, eikä esimerkiksi yksikään huijauslasku pääse seulan läpi.

Muita näppäriä toimintoja

Myyntilaskujen laatimista ei vielä pysty automatisoimaan, mutta joidenkin, kuten kuukausittain toistuvien laskujen, lähettämisen voi jo automatisoida. Myyntilaskujen laatiminen on ohjelmistoissa kuitenkin tehty niin helpoksi, että niitä on todella vaikea tehdä väärin. Kun asiakas- ja tuotetiedot on ladattu ohjelmistoon valmiiksi, tapahtuu laskun laatiminen muutamalla klikkauksella.

Myös saatavien kotiuttaminen nopeutuu, kun laskujen teko on helppoa ja saatavien hallinnan voi automatisoida. Verkkolaskuina lähetetyt laskut ovat perillä ostajan taloushallinto-ohjelmassa lähes saman tien ja ne maksetaan virheittä eli oikealla viitenumerolla, summalla ja oikea-aikaisemmin kuin paperilaskut.

Kun kirjanpitoa on tehty läpi vuoden tilinpäätöstasoisesti, on tilinpäätös ja tilintarkastus huomattavasti helpommin hoidettu

Yrityksen liiketalouden kannalta on paljon parempi, että kaikki laskut löytyvät yhdestä paikasta. Rahaliikenne on kaiken kaikkiaan varmemmalla pohjalla, ja jos jotain tarvitsee myöhemmin tarkistaa, ovat kaikki tositteet helposti löydettävissä ohjelmiston arkistosta. Lippujen ja lappujen etsiminen jää historiaan ja mappihyllyistä voi luopua, kun tositemappeja ei enää tarvitse säilyttää vuosikausia.

Kirjanpitäjän näkökulmasta yhteiskäyttöisyys tuo varmuutta ja nopeutta kirjanpitoon. Yrittäjänä voit nukkua yösi levollisesti myös vuoden vaihteessa. Kun kirjanpitoa on tehty läpi vuoden ajantasaisesti ja tilinpäätöstasoisesti, on tilinpäätös ja tilintarkastus huomattavasti helpommin hoidettu. Lähes kaikki tarvittava tieto on ohjelmistossa valmiina.