Pieni sijoitus urheiluseuran hallintoon voi tuoda suuriakin säästöjä
Urheiluseurassa taloudesta huolehtii usein toiminnanjohtaja tai joku vapaaehtoinen. Ammattitaitoa kirjanpitoon tai budjettien tekemiseen ja seurantaan ei välttämättä ole. Raha-asiat on kuitenkin hoidettava, vaikka rahaa ei välttämättä ole edes kirjanpitäjään.
Vai olisiko sittenkin. Jos taloutta hoidettaisiin hieman tarkemmin; saataisiin kaikki jäsenmaksut ajoissa kassaan, hoidettaisiin omat laskut maksuun ajallaan, ja voitaisiin tarkkailla taloutta ajan tasaisesti pitkin vuotta, eikä vasta tilinpäätöksen jälkeen? Kirjanpitäjän ja sähköisen taloushallinto-ohjelmiston avulla seura voi todellakin säästää rahaa, mutta niiden avulla taklattaisiin monia muitakin haasteita.
Hallituksen vastuunkanto helpottuu
Seuran hallituksen on huolehdittava siitä, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty. Jos seuran talouden hoito on vain yhden ihmisen käsissä ja kirjanpidon tositteet kenkälaatikossa, ei kenelläkään muulla seurassa ole tarkkaa tietoa talouden tilasta eikä myöskään siitä, miten hyvin sitä hoidetaan.
Sähköinen järjestelmä mahdollistaa täydellisen läpinäkyvyyden. Kun kaikki, joille on annettu oikeudet (esimerkiksi koko hallitus) pääsevät tarkastelemaan talouslukuja milloin vain, on hallituksen oikeasti mahdollista hoitaa velvollisuutensa sisäisestä valvonnasta säännöllisesti ja täsmällisesti.
Vapaaehtoisten työtaakka vähenee
Sähköisessä järjestelmässä kaikki tieto on ajantasaista. Sähköisinä saapuvat laskut kirjautuvat kirjanpitoon automaattisesti, jolloin seura välttyy virheiltä sekä korkokuluilta ja perintämaksuilta. Samoin tulopuolen seuranta on helpompaa, sillä järjestelmä ilmoittaa, jos jokin saatava on erääntynyt.
Sähköisessä järjestelmässä budjetin laatiminen edellisten vuosien budjettia pohjana käyttäen on vaivatonta. Myös budjetin toteutumisen seuranta on yksinkertaista, kun kaikki tieto on yhdessä paikassa tallessa.
Tutustu Olympiakomitean ja Netvisorin yhteistyötarjoukseen.
Käytettävissä olevien varojen, eli kassan todellista tilannetta voi järjestelmässä tarkastella jopa kuukausia eteenpäin, ainakin toistuvien tulojen ja menojen osalta. Tämä helpottaa muun muassa seuran hankintojen ja kisakalenterin suunnittelua.
Sähköinen järjestelmä siis automatisoi monia taloushallintoon liittyviä tehtäviä, jotka usein ovat vapaaehtoisten käsissä. Järjestelmä vapauttaa vapaaehtoisten aikaa jopa tunteja kuukaudessa siihen tärkeämpään eli joukkueen urheilulliseen johtamiseen.
Säästettävän ajan määrä tietysti kertautuu seuran joukkueiden määrällä, sillä sähköinen taloushallinto yhdistettynä sähköiseen jäsenrekisteriin ja jäsenmaksujen perintään karsivat hallinnollisen työn lähes kokonaan joukkueiden johtajilta tai rahastonhoitajilta.
Kuuntele Bisnespöytä-podcastista, miten Netvisor taloushallinto-ohjelmisto on vaikuttanut HIFK Soccerin talouteen. Miten se on nopeuttanut talouden hallintaa ja tuonut säästöjä.
Bisnespöydän ääressä Suomen Palloliiton talouspäällikkö ja HIFK Soccerissa vapaaehtoisena toimiva Jonna Vaarnanen sekä Netvisorin avainasiakasvastaava Sirpa Turunen.
Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.
