Operatiivinen kassavirta on yrityksen päätöksenteon selkäranka

Kassavirta on pk-yrittäjän tärkein raportti ja päätöksenteon tuki. Yrityksessä on monenlasita kassavirtaa, mutta päivittäisen päätöksenteon tärkein apuväline on operatiivinen kassavirta.

Pienissä ja keskisuurissa yrityksissä jokainen päätös vaatii taustalleen tiedon yrityksen taloustilanteesta. Onko varaa ostaa uusia laitteita, voidaanko palkata lisää henkilökuntaa, milloin on varaa maksaa laskut vai pitääkö neuvotella maksuaikaa?

Netvisorin tuotekehityksessä on panostettu paljon kassavirtalaskelman kehittämiseen. Siitä on haluttu rakentaa selkeä apu yrittäjän päätöksenteon tueksi.

– Meidän ajatuksemme on, että pk-yhtiöitä pitää johtaa kassavirran kautta. Eikä vain tarkastella raportteja, vaan myös tehdä toimenpiteitä, sanoo Visma Solutionsin tuotejohtaja Janne Lyytikäinen.

Seuraa operatiivista kassavirtaa tiiviisti

Kassavirta tarkoittaa konkreettista rahaa, joka liikkuu tilille tai tililtä. Tilille tulee rahaa, kun asiakkaat maksavat sinulle ja tililtä lähtee rahaa, kun sinä maksat laskuja tai ostat jotain.

Kassavirtalaskelmasta näkee koko ajan konkreettisesti paljonko rahaa on oikeasti käytettävissä. Tietyn kokoisissa yrityksissä kassavirta-/rahoituslaskelma on lain mukaan liitettävä tilinpäätökseen, jotta sen avulla voidaan todentaa, mistä rahaa on oikeasti tullut ja mihin sitä on käytetty.

Operatiivinen kassavirta tulisi olla jokaisessa yrityksessä positiivinen.

Kassavirran voi jakaa kahteen osaan. Operatiivinen kassavirta on jokapäiväistä rahaliikennettä, laskuja, ostoja ja asiakkailta saatavaa tuloa. Nimensä mukaisesti yrityksen toiminnasta syntyvää rahaliikennettä.

Rahoituskassavirta taas sisältää yrityksen muut tulonlähteet, kuten rahoittajat, omistajat, pankkilainat ja niin edelleen. Rahoituskassavirrasta näkee esimerkiksi, milloin on nostettu pankkilainaa sekä milloin ja miten paljon sitä on maksettu takaisin.

– Operatiivinen kassavirta on kuitenkin se kaikkein tärkein seurattava. Sieltä näkee, mihin suuntaan yritys on menossa. Operatiivisen kassavirran tulisi olla jokaisessa yrityksessä positiivinen. Jos se on jatkuvasti miinuksella, täytyy yrityksessä ryhtyä pikimmiten toimenpiteisiin, Janne Lyytikäinen sanoo.

Kassavirran ennustaminen

Lyytikäisen mukaan, kassavirran ennustaminen on yrityksen toiminnan kannalta kaikkein tärkeintä. Ei riitä, että tiedät kassavarantosi tänään, vaan voidaksesi tehdä tietoon pohjautuvia päätöksiä, täytyy sinun tietää kassatilanne mielellään kuukausien päähän. Kassavirtaennuste kertoo, paljonko sinulla on tuloja ja menoja lähiviikkoina ja -kuukausina.

Yrittäjän on hyvä tietää kassan tilanne vähintään kahdeksan viikon päähän.

– Yrittäjän on hyvä tietää kassan tilanne vähintään kahdeksan viikon päähän. Siinä ajassa ehtii jo tehdä toimenpiteitä, jos tilanne niitä vaatii, Lyytikäinen arvioi.

Melko tarkan ennusteen saa, kun kirjaa kassavirtaennusteeseen jo tehdyt kaupat, paljonko niistä on odotettavissa tuloja ja milloin. Ennusteeseen kirjataan myös tiedossa olevat menot, kuten sovittujen toimitusten vaatimat hankinnat, palkat ja muut kuukausittaiset menot.

Vielä pidemmälle yltävään, mutta ei enää niin tarkkaan ennusteeseen kirjataan myös tehdyt tarjoukset ja niistä odotettavissa olevat tulot ja menot.

Kassavirran seuraamisen edut

Valtaosa suomalaisista yrityksistä elää nopeasti muuttuvien markkinoiden ja suhdannevaihteluiden keskellä. Yrityksen on erittäin tärkeää tietää kassan todellinen tilanne, jotta muuttuviin tilanteisiin osataan varautua. Kun yritys myy esimerkiksi projekteja, joiden valmistumisaika on kuukausia, joutuu se kuluttamaan paljon rahaa ennen kuin se saa tuloutettua maksun asiakkaalta.

Tuloslaskelma voi tällöin näyttää erittäin hyvältä, mutta kassan tilanne voi olla täysin toinen. Ellei sitä tiedetä, voi yritys nopeasti olla todellisissa vaikeuksissa.

Kassavirtaa on hyvä seurata päivittäin, mutta vähintään viikottain. Kassavirrasta näet heti, jos joku asiakkaistasi ei olekaan maksanut laskuaan ajallaan. Näin pystyt muistuttamaan laskun maksamisesta heti ja varojen tulouttamisesta tulee varmempaa ja nopeampaa.

Myös omien laskujesi maksaminen pysyy paremmin ajantasalla kassavirtaa seuraamalla.

Mitä tehdä, jos kassavirta on miinuksella?

Yrityksensä kassavirtaan voi itse vaikuttaa monilla toimilla. Osa niistä auttaa heti, osa pidemmällä aikavälillä. Lähtökohtaisesti yritystoiminnan päätehtävä on myydä tuotteita maksaville asiakkaille. Asiakasvalinnassa kannattaa olla tarkka.

Jos joku asiakas säännönmukaisesti venyttää maksuehtoja ja viivyttelee maksamisen kanssa, kannattaa asiakassuhde hänen kanssaan lopettaa. Uusiksi asiakkaiksi on hyvä valita sellaisia, joiden luottoluokituksen tietää olevan kunnossa.

Tehokas saatavien hallinta helpottaa tilannetta hieman asiakasvalintaa nopeammin. Eli huolehdi, että omat maksuehtosi eivät ole heikommat kuin, mitä vaadit omilta asiakkailtasi. Jos toimittajasi vaativat maksua 7-14 päivän sisällä, ei sinunkaan kannata antaa omille asiakkaillesi 60-90 päivän maksuaikoja.

Huolehdi myös, että asiakkaasi maksavat maksunsa ajallaan. Siihen löydät hyviä vinkkejä tästä Bisnespöytä-podcastin jaksosta.

Kun johdat yritystäsi kassavirran kautta, teet koko ajan päätöksiä yrityksesi todellisen taloustilanteen pohjalta.

Pieniä ja lyhytaikaisia kassakriisejä varten kannattaa pankin kanssa neuvotella valmiiksi puskurilainaa. Nykyaikana on olemassa hyvin monenlaisia vaihtoehtoja lyhytaikaiselle pankkirahoitukselle. Esimerkiksi Netvisorista voi suoraan anoa OP Laskulainaa, joka myönnetään validia saamista, eli olemassa olevia asiakaslaskuja vastaan.

Kun johdat yritystäsi kassavirran kautta, teet koko ajan päätöksiä yrityksesi todellisen taloustilanteen pohjalta. Sähköisessä taloushallinto-ohjelmistossa näet päivätasolla ajantasaisen tilanteen ja mihin suuntaan se on kehittymässä.