Sisäinen laskenta kustannuspaikkalaskennan avulla
- Sisäinen laskenta rakennetaan aina yrityksen omista tarpeista, ei lakisääteisistä normeista, ja se tuottaa kannattavuuslaskelmia, budjetteja ja ennusteita
- Kustannuspaikat jakavat yrityksen osastoihin, projekteihin tai toimipisteisiin, jolloin näkee suoraan mikä toiminta kannattaa ja mikä syö katetta
- Onnistunut sisäinen laskenta vaatii huolellisen suunnittelun etukäteen ja yhteistyötä kirjanpitäjän kanssa, minkä jälkeen seuranta toimii automaattisesti kirjanpidon ohessa
Kun yrityksesi tekee lakisääteistä kirjanpitoa joka tapauksessa, kannattaa siitä ottaa kaikki hyöty irti. Sisäinen laskenta auttaa sinua näkemään yrityksesi talouden syvemmin kuin pelkkä tuloslaskelma, eikä se nykyaikaisilla taloushallinnon ohjelmistoilla vaadi pitkiä laskentakaavoja vaan tapahtuu lähes automaattisesti.
Sisäinen laskenta jää yrityksissä usein muun kiireen jalkoihin, vaikka syvällisempi näkyvyys kannattavuuteen voisi juuri helpottaa sitä kiirettä.
Sisäinen laskenta lähtee aina yrityksesi omista tarpeista
Sisäinen laskenta lähtee aina yrityksen omista tarpeista. Kun ulkoinen laskentatoimi pohjautuu normeihin ja lakisääteiseen kirjanpitoon, sisäisen laskennan rakennat täysin oman yrityksesi tavoitteiden mukaan. Sen avulla ohjaat liiketoimintaasi oikeaan suuntaan.
Sisäisellä laskennalla tuotetaan erilaisia kannattavuuslaskelmia ja suunnitelmia, kuten budjetti ja erilaiset ennusteet.
Jako pienempiin osiin selkeyttää kokonaiskuvaa
Käytännössä sisäisen laskennan tavat riippuvat yrityksestäsi ja siitä, millaista tietoa tarvitset päätöksenteon tueksi. Kustannuspaikat (käytetään myös termiä laskentakohteet) ovat yksi yleisesti käytetty tapa toteuttaa sisäistä laskentaa.
Lakisääteinen kirjanpito tehdään koko yrityksen näkökulmasta, mutta usein yrityksessä on tarve eritellä toimintaa pienempiin osiin, tehdä niille omia suunnitelmia ja budjetteja sekä selvittää niiden kannattavuutta. Kustannuspaikkojen avulla jaat yrityksesi pienempiin, seurattaviin kokonaisuuksiin: osastoihin, projekteihin, toimipisteisiin ja niin edelleen.
Kustannuspaikat helpottavat yrityksesi eri osien tulojen ja menojen seurantaa, erittelyä ja vertailua. Huomaat hyvät toimintatavat helpommin ja voit kopioida ne käyttöön muuallekin yritykseen. Vastaavasti menosyöpöt nousevat selkeämmin esiin.
Suunnittelu on sisäisen laskennan tärkein vaihe
Kustannuspaikkojen käyttöönotossa on tärkeää, että suunnittelet seurannan tarkasti etukäteen. Pohdi, mitä asioita haluat seurata ja minkä kohteiden seurannasta on eniten hyötyä.
Pohdinta kannattaa aloittaa siitä, mikä on yrityksen raportointitarve. Mistä yrityksen liiketoiminta koostuu? Voidaanko sitä jaotella jotenkin? Minkä osastojen tai funktioiden kannattavuutta halutaan seurata?
Kun suunnittelet seurannan hyvin, käytännön työ sujuu luonnostaan peruskirjanpidon ohessa. Monissa taloushallinnon ohjelmistoissa kustannuspaikkaseuranta on pitkälle automatisoitu: tiedot nousevat kirjanpidossa automaattisesti tositteille, ja seuranta pysyy reaaliaikaisena.
Esimerkiksi myynti- tai ostolaskulle saat kustannuspaikkatiedon helposti, kun tallennat sen taloushallinnon ohjelmistoon oletustiedoksi asiakas- tai toimittajakortille. Tämän jälkeen kustannuspaikkatieto nousee kirjanpitoon automaattisesti päivittäisen kirjanpitotyön ohessa.
Aloita sisäisen laskennan suunnittelu jo tänään
Sisäisen laskennan suunnittelu kannattaa aloittaa olemalla yhteydessä kirjanpitäjääsi. Kirjanpitäjällä on usein asiantuntemusta järkevistä toimintatavoista, ja kustannuspaikkojen käyttöönotto muuttaa hieman myös päivittäistä kirjanpitotyötä, joten hänen kannattaa olla mukana alusta alkaen.
Alkuun kustannuspaikoista on helppo innostua liikaakin, kun huomaat, miten paljon tietoa niiden avulla saa.
Valinnassa kannattaa pitää järki päässä ja olla kriittinen. Tee vain sellaiset kustannuspaikat, joiden kannattavuutta oikeasti haluat seurata. Jos teet satoja kustannuspaikkoja, kuormittaa se kirjanpitoa turhaan, etkä kuitenkaan pysty hyödyntämään valtavaa tietomäärää järkevästi.
Yleensä, kun yritys ottaa kustannuspaikat käyttöön, niistä ei enää haluta luopua. Ne jakavat toimintasi selkeämmin hallittaviin, pienempiin osiin, jolloin toiminnan seuraaminen ja kehittäminen helpottuu. Sisäisen laskennan parhaita puolia on se, että saat luoda juuri sellaisen seurantamallin kuin haluat ja tarkastella lukuja juuri niin kuin koet tarpeelliseksi.
Kun sisäinen laskenta ja kustannuspaikat toimivat samassa ohjelmistossa kuin peruskirjanpito, seuranta pysyy automaattisena eikä vaadi ylimääräistä käsityötä.
Ani Rumpu on sisällöntuottaja Netvisorin markkinoinnissa. Entinen pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.
