Mitä on palkanlaskenta ja mitä siihen kuuluu?
Palkanlaskenta on yksi yrityksen tärkeimmistä taloushallinnon prosesseista, joka vaikuttaa suoraan työntekijöiden tyytyväisyyteen ja yrityksen lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen.
Vaikka se saattaa kuulostaa yksinkertaiselta – työntekijöille maksetaan palkka sovittuna aikana – todellisuudessa palkanlaskenta on monivaiheinen ja tarkkuutta vaativa prosessi.
Mitä palkanlaskenta tarkoittaa?
Palkanlaskenta on prosessi, jossa lasketaan ja maksetaan työntekijöiden palkat sekä hoidetaan kaikki siihen liittyvät lakisääteiset velvoitteet ja ilmoitukset. Se on keskeinen osa yrityksen henkilöstöhallintoa ja taloushallintoa, joka varmistaa, että työntekijät saavat oikean määrän palkkaa ajallaan lakien ja työehtosopimusten mukaisesti.
Tärkeä osa palkanlaskentaa on myös tietovirtojen hallinta. Palkanlaskija hallinnoi työsuhteeseen ja palkkaukseen liittyviä tietoja. Lisäksi hän huolehtii muiden palkanlaskennan esitietojen kuten henkilöstöetujen, palkitsemisen sekä poissaolotietojen oikeellisuudesta.
Palkanlaskennan oikeellisuus on kriittistä monesta syystä. Virheet voivat johtaa sanktioihin viranomaisilta, heikentää työntekijöiden luottamusta työnantajaan ja aiheuttaa merkittäviä taloudellisia seurauksia. Siksi prosessi vaatii erityistä huolellisuutta ja ammattitaitoa.
Palkanlaskennan keskeiset vaiheet
1. Tietojen kerääminen ja ylläpito
Palkanlaskennan perustana ovat ajantasaiset ja tarkat tiedot:
- Työntekijän perustiedot: nimi, henkilötunnus, osoite ja pankkitilin numero
- Palkkatiedot: peruspalkka, lisät, mahdolliset provisiot, bonukset ja luontois- ja henkilöstöedut kuten autoetu
- Verokorttitiedot: työntekijän veroprosentti ja muut verotukseen vaikuttavat tiedot, jotka voidaan hakea palkanlaskentaohjelmistoon suoraan Verohallinnon rajapinnasta
- Työajan seuranta: tehdyt työtunnit, ylityöt, lisät, lomat, sairauspoissaolot ja muut poissaolot
- Muut vähennykset: ay-jäsenmaksut, mahdolliset ulosmittaukset, sopimusruokailuvähennykset
2. Palkkojen laskenta
Palkkojen laskentavaihe sisältää useita tärkeitä osatekijöitä:
Rahapalkan laskeminen perustuu tehtyihin työtunteihin, sopimuksiin ja mahdollisiin lisiin, kuten ilta-, viikonloppu- ja yölisiin. Tähän kuuluvat myös vuosilomapalkka ja lomaraha sekä ylityökorvaukset ja bonukset.
Bruttopalkka on laajempi käsite. Se koostuu rahapalkan ja mahdollisten luontoisetujen yhteenlasketusta summasta. Luontoisedut ovat työnantajan tarjoamia etuja, joilla on rahallinen arvo, kuten esimerkiksi puhelinetu, autoetu tai ateriaetu. Nämä luontoisedut lisätään rahapalkkaan, jolloin saadaan bruttopalkka. Bruttopalkka on se kokonaissumma, josta kaikki verot ja lakisääteiset maksut lasketaan ja vähennetään.
Vähennysten laskeminen on kriittinen osa prosessia. Palkasta tehdään lakisääteiset vähennykset:
- Ennakonpidätys veroprosentin mukaan
- Työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksut
Nettopalkka on lopputulos, joka saadaan, kun bruttopalkasta vähennetään kaikki lakisääteiset vähennykset. Mahdolliset muut vähennykset kuten ammattiliiton jäsenmaksut tai ulosotot lasketaan rahapalkkasummasta. Vähennysten jälkeen saadaan se summa, joka maksetaan palkansaajan tilille.
3. Työnantajamaksut
Työnantajalla on myös omat sivukulunsa, jotka on huomioitava. Työnantajan sivukulut koostuvat lakisääteisistä vakuutus- ja sosiaalimaksuista, jotka maksetaan palkan päälle.
Niiden kokonaissumma on tyypillisesti noin 20–25 % bruttopalkasta, mutta se voi vaihdella toimialan ja vakuutusten mukaan.
Nämä maksut eivät näy työntekijän palkkalaskelmassa, mutta ne ovat olennainen osa palkanlaskennan kokonaisuutta.
4. Palkan maksaminen ja dokumentointi
Palkka maksetaan työntekijän ilmoittamalle pankkitilille palkanmaksupäivänä. Samalla toimitetaan palkkalaskelma, josta käyvät selkeästi ilmi:
- Raha- ja bruttopalkan suuruus ja määräytymisen perusteet
- Tehdyt vähennykset
- Maksettu palkka
5. Viranomaisilmoitukset ja tilitykset
Palkanlaskentaan kuuluu olennaisena osana viranomaisvelvoitteiden hoitaminen:
Tulorekisteriin on tehtävä palkkatietoilmoitus 5 päivän kuluessa maksupäivästä ja työnantajan erillisilmoitus on tehtävä pääsääntöisesti palkanmaksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden 5. päivä. Tulorekisteristä tiedot menevät automaattisesti mm. Verohallinnolle, Kelalle ja vakuutusyhtiöihin.
Tulorekisteri-ilmoitukset lähtevät Netvisorista automaattisesti >>
Työnantajavelvoitteiden tilitykset tarkoittavat, että työnantajan on tilitettävä palkansaajilta pidätetytennakonpidätykset sekä työnantajan sairausvakuutusmaksu Verohallinnolle. Mahdolliset ulosotot tilitetään Ulosottolaitokselle viimeistään palkanmaksupäivänä ja ay-jäsenmaksut tilitetään eri Ammattiliitoille.
6. Lomalaskenta
Lomalaskenta on yksi monimutkaisimpia prosesseja palkanlaskennassa. Lomalaskentaa tehdään läpi vuoden, vaikka lomat pidetäänkin meillä Suomessa pääosin kesällä.
Palkansaaja ansaitsee lomaa joka kuukausi, joten sitä vastaava lomapalkkakulu kirjataan myös valmiiksi kirjanpitoon joka kuukausi. Kun lomapalkka kesällä maksetaan, puretaan se kuluvarauksista.
7. Tositteet ja palkkakulujen jaksotukset
Olennainen osa palkanlaskentaprosessissa on tietojen kirjaaminen kirjanpitoon. Kaikista maksetuista palkoista tehdään kirjanpidon tosite ja sosiaalivakuutusmaksuista jaksotustosite eli tulevia kuluja kirjataan kirjanpitoon kuluksi jo siinä kohtaa, kun palkat maksetaan. Myös lomapalkkajaksotuksista tehdään oma tositteensa kirjanpitoon.
Palkanlaskijan osaaminen ja vastuut
Palkanlaskijan työ on erittäin vastuullista ja vaatii laajaa osaamista useilla eri osa-alueilla:
Lainsäädännön ja työehtosopimusten tuntemus on perusta kaikelle. Palkanlaskijan on pysyttävä ajan tasalla palkanlaskentaa koskettavasta lainsäädännöstä sekä verolainsäädännöstä ja työehtosopimuksista.
Tarkkuus ja huolellisuus ovat välttämättömiä, sillä virheillä voi olla merkittäviä seurauksia sekä työntekijälle että työnantajalle.
Järjestelmäosaaminen on nykyaikana tärkeää. Palkanlaskentaohjelmistojen ja HR-järjestelmien tehokas käyttö nopeuttaa työtä ja vähentää virheiden riskiä.
Asiakaspalvelutaidot ovat olennaisia, sillä palkanlaskija vastaa usein työntekijöiden kysymyksiin ja selvittää palkkaan liittyviä asioita.
Salassapitovelvollisuus on ensiarvoisen tärkeää, koska palkanlaskijalla on pääsy erittäin luottamuksellisiin tietoihin.
Sisäinen vai ulkoistettu palkanlaskenta?
Yritykset voivat hoitaa palkanlaskennan joko sisäisesti omalla henkilökunnalla tai ulkoistaa sen ammattimaiselle tilitoimistolle tai palkkahallinnon palveluntarjoajalle. Molemmilla vaihtoehdoilla on omat etunsa:
Sisäinen palkanlaskenta antaa yritykselle täyden kontrollin prosessista ja mahdollistaa nopean reagoinnin muutoksiin. Ulkoistettu palkanlaskenta puolestaan tarjoaa ammattiosaamista ja vapauttaa yrityksen resursseja muihin tehtäviin.
Palkanlaskenta on paljon muutakin kuin pelkkää palkan laskemista ja maksamista. Se on kokonaisvaltainen prosessi, joka vaatii syvällistä osaamista lainsäädännöstä, tarkkuutta yksityiskohdissa ja jatkuvaa kehittymistä muuttuvien säännösten mukana.
Onnistunut palkanlaskenta luo pohjan hyvälle työnantaja-työntekijä-suhteelle ja varmistaa, että yritys täyttää kaikki lakisääteiset velvoitteensa. Se on investointi, joka maksaa itsensä takaisin työntekijätyytyväisyyden ja oikeudellisen turvallisuuden muodossa.
Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.
