Paras kirjanpito-ohjelma yritykselle – 8 tärkeää valintakriteeriä

Kirjanpito-ohjelman valinta on yksi tärkeimmistä päätöksistä, jonka yrityksen perustaja tai yrittäjä tekee. Oikea kirjanpito-ohjelma ei ainoastaan helpota arkea, vaan säästää aikaa, vähentää virheitä ja auttaa seuraamaan yrityksen taloutta reaaliajassa. Mutta miten valita paras kirjanpito-ohjelma, kun vaihtoehtoja on paljon ja ominaisuudet vaihtelevat?

Tässä artikkelissa käymme läpi 8 tärkeää asiaa, jotka sinun kannattaa huomioida kirjanpito-ohjelman valinnassa. Olitpa aloittava yrittäjä tai jo pidempään toiminut yritys, nämä käytännön vinkit auttavat sinua löytämään ratkaisun, joka tukee liiketoimintaasi nyt ja tulevaisuudessa.

Lue Taloushallintoliiton sivuilta: Mitä on kirjanpito ja miksi sitä pidetään?

8 tärkeää tekijää kirjanpito-ohjelman valinnassa

1) Tietoturva kirjanpidossa

Nykyaikaiset kirjanpito-ohjelmat sijaitsevat pilvessä. Siksi on tärkeää tarkistaa palveluntarjoajan tietoturva.

Selvitä miten ja mihin maahan palveluntarjoaja tallentaa sovelluksen tiedot. Useimmissa tapauksissa tieto palveluntarjoajasta löytyy heidän www-sivuiltaan. Luotettavien palveluntarjoajien palveluissa tietoturva on kunnossa ja varmuuskopioinnista huolehdittu. Ellei tietoa löydy nettisivuilta, voit pyytää heiltä selvityksen turvatoimista tietojen suojaamiseksi.

Lue lisää Netvisorin tietoturvasta

2) Kirjanpito-ohjelman ominaisuudet

Nykypäivän yritysohjelmistoissa kirjanpito on yksi osa kokonaisuutta. Kirjanpito syntyy liiketoiminnan tapahtumista ja parhaimmillaan suurelta osin automaation kautta.

Tee siis lista muista keskeisistä asioista, joita ehdottomasti tarvitset. Tässä muutamia toimintoja, jotka tulisi löytyä yritykselle aidosti hyödyllisestä kirjanpito-ohjelmasta.

• Myyntilaskujen luonti ja lähetys
• Ostolaskujen sähköinen vastaanotto ja käsittely
• Automaattiset yhteydet pankkiin, verottajaan ja tulorekisteriin
• Kirjanpidon automaatio liiketapahtumista
• Tuotteiden sekä asiakas- ja toimittajatietojen hallinta
• Reaaliaikainen taloustietojen seuranta
• Sähköinen arkisto

Ohjelmassa olisi hyvä olla myös nämä ominaisuudet:

• Tukee useita valuuttoja
• Henkilöstö- ja palkkahallinto samassa ohjelmistossa
• Liiketapahtumat voi kirjata omiin projekteihin tai kustannuspaikoille
• Avoin rajapinta ja yhteydet muihin ohjelmistoihin

3) Rajapinta muihin ohjelmistoihin

Yrityksellä voi olla käytössään useita sähköisiä ohjelmistoja eri tarpeisiin. On tärkeää, että näistä ohjelmistoista tieto kulkee automaattisesti kirjanpitoon, jotta säästyt manuaaliselta tiedonsiirrolta ja virheiltä. Eli varmista kirjanpito-ohjelmaa valitessasi, että ohjelmistojen välille voi rakentaa kattavan integraation.

Tietojen siirtyminen esimerkiksi kassajärjestelmästä kirjanpito-ohjelmaan on hyvin olennaista. Kuin päivittäiset myyntitapahtumat kirjautuvat automaattisesti, pystyt arvioimaan, mihin suuntaan kassavirta ja tulos ovat siltä kuulta menossa.

Tarkista miten palveluntarjoaja on järjestänyt ohjelmistojen integroinnin. Osalla ohjelmistotaloista löytyy paljon valmiita integraatioita, joten kannattaa tarkistaa löytyykö tarvitsemasi integraatio jo valmiina. Uuden integraation rakentaminen maksaa aina selkeästi enemmän kuin valmiin käyttöönotto.

4) Käytettävyys

Useimmilla yritysten omistajilla ei ole kirjanpitotaustaa. Vaikka sinulla on oma kirjanpitäjä, tulisi sinun omistajana pystyä tarkastelemaan omia taloustietoja. Lisäksi ohjelmiston tulisi olla niin helppo, että työntekijätkin oppivat käyttämään sitä ilman pitkiä ja kalliita käyttöönottokoulutuksia.

Selkeän käyttöliittymän kanssa on helppo keskittyä olennaisimpiin tehtäviin ja minimoida opiskelun määrä.

5) Skaalautuvuus

Monet yritykset tekevät virheen ostaessaan ohjelmiston, joka sopii heidän tarpeisiinsa juuri ostohetkellä. Myöhemmin, kun heidän liiketoimintansa kasvaa, ohjelmisto ei pysykään enää kehityksessä mukana ja lopulta yrityksen omistajat joutuvat hankkimaan uuden. Tietojen siirtäminen olemassa olevasta järjestelmästä kokonaan uuteen ohjelmistoon voi olla tuskallista.

Jotkut ohjelmistot tarjoavat vain yhden version tuotteesta. Toisissa ominaisuudet on vapaasti valittavissa ja ne skaalautuvat laajasti yrityksen tyypin, koon tai tarpeen mukaan. Parasta olisi, jos pystyt itse hallitsemaan käytössä olevia ominaisuuksia.

Valitse siis ohjelmisto, joka tarjoaa perusominaisuudet sekä mahdollisuuden laajempiin toimintoihin. Et ehkä tarvitse kaikkia toimintoja yrityksesi alkuvaiheessa, mutta ehdottomasti tulevaisuudessa, kun yrityksesi kasvaa.

6) Irtisanomisehdot sekä tietojen siirto ja omistus

Tarkista aina sitoutumisaika ja irtisanomisehdot. Vuosi on nykyajan SaaS-palveluissa (kuukausilaskutteinen ohjelmisto) kohtuuttoman pitkä aika.

Jos tulee syystä tai toisesta tarve päästä irti olemassa olevasta ohjelmistosta, on sinulla hyvä olla mahdollisuus irtisanoutumiseen kohtuullisella irtisanomisajalla. Tällaisissa tilanteissa on tärkeää, että ohjelmisto tarjoaa mahdollisuuden myös tietojen lataamisen johonkin ulkopuoliseen tiedostoon.

Omiin tietoihin liittyvä kysymys voi tulla eteen myös, jos haluat vaihtaa tilitoimistoa. Silloin on ratkaisevaa, kuinka helposti vaihto onnistuu ja miten käyttöoikeuksien tai tietojen siirto tapahtuu.

Lähtökohtana tulee aina olla, että omistat itse yrityksesi tiedot.

7) Piilokustannukset

Tarkista, sisältyykö valitsemaasi kirjanpito-ohjelmaan piilokustannuksia. Jotkut ohjelmistotoimittajat saattavat veloittaa ohjelmistotuesta tai- päivityksistä. Tällaiset toimittajat tarjoavat perusohjelmiston edullisesti, mutta joudut ostamaan käytön yhteydessä teknistä tukea tai maksamaan korvausta ylläpidosta.

Paras tapa selvittää mahdolliset piilokustannukset, on tarkistaa hinnoittelu ohjelmiston tarjoajan verkkosivuilta. Jos verkkosivuilta ei löydy tietoa, pyydä tieto sähköpostitse myyjältä. Silloin sinulle jää kirjallinen viesti siitä miten tuesta, ylläpidosta ja ohjelmistopäivityksistä laskutetaan.

8) Asiakaspalvelun laatu tärkeä asia kirjanpito-ohjelmaa valitessa

Varmista aina kanavat, joiden kautta sinun on mahdollisuus saada apua ongelmatilanteissa. Selvitä onko asiakaspalveluun soittaminen hinnoiteltu korkeaksi vai onko se normaali yritysnumero. Tutustu käyttöohjeisiin ja varmista, että ne löytyvät verkosta.

Pyydä tietoa, miten palveluntarjoaja tiedottaa asiakkaita mahdollisista katkoista. Moderneihin kanaviin kuuluvat myös käyttäjäyhteisö, chat-palvelu ja tekoäly-avustajat.

Netvisor kirjanpito-ohjelma muodostaa ajantasaisen kirjanpidon automaation avulla.