FabricAI – markkinoiden ainoa rajat rikkova ostolaskuprosessi

Ostolaskujen käsittely on yksi aikaavievimmistä tehtävistä tilitoimistossa. FabricAI automatisoi ostolaskuprosessin ilman automaatiosääntöjä ja vähentää ohjelmistojen välillä liikkumista. Se nostaa automaation uudelle tasolle poistamalla automaatiosääntöjen tekoon käytetyn työajan.

Perinteinen ostolaskuautomaatio on vaatinut ihmisen tekemään automaatiosääntöjä ja tarkistamaan automaation “kädenjäljen”. FabricAI on ns. uuden sukupolven automaatio-ohjelmisto; se oppii käsittelemään laskut taloushallinto-ohjelmistossa olevan historiatiedon pohjalta ja ilmoittaa vain poikkeuksista. Se käsittelee suuren osan laskuista itsenäisesti ja jättää kirjanpitäjän tehtäväksi ainoastaan huomiota vaativat laskut.

FabricAI on ainoa suomalainen ohjelmisto, joka hyödyntää tekoälyä ja oppii aikaisempien, ihmisen tekemien kirjausten pohjalta. Sen käyttö ja ylläpito ei vaadi työpanosta tilitoimiston henkilökunnalta. Tavoitteena on, että kirjanpitäjän silmien eteen tulee yhä vähemmän laskuja käsiteltäväksi.

FabricAI on THE ostolaskuautomaatio. Se on tällä hetkellä ainoa ohjelmisto markkinoilla, joka pystyy siihen, mihin se pystyy

FabricAI:n kaupallisen johtajan Jarkko Tolvasen mukaan se on myös näppärä työkalu niiden ostolaskujen käsittelyyn, joihin tavanomainen, sääntöihin pohjautuva automaatio ei löydä ratkaisua.

– FabricAI tekee ns. bulkkityön puolestasi. Sinulle jää ainoastaan poikkeusten tarkistaminen ja käsittely. Tällä hetkellä FabricAI:n automaatio käsittelee noin 30-50% sen kautta kulkeneista ostolaskuista. Joillain asiakkailla jopa 80-90%, Tolvanen kehuu.

Koskaan ei kuitenkaan tulla pääsemään 100% automaatioon. Aina tulee uusia toimittajia tai muutoksia laskutuksiin, jolloin historiadataa ei ole ja tarvitaan ihminen hoitamaan homma. Tai laskun loppusumma tai sisältö on niin merkittävä, että ihmisen kannattaa käyttää aikaa sen käsittelyyn.

Ohjelmisto- ja asiakasrajapinnat rikkova automaatio

Useilla taloushallinto-ohjelmistoilla on omia ostolaskuautomaatioita käytössä, ja jokaisella omat säännöstönsä. Näiden automaatiosääntöjen luominen ja ylläpito vaativat opettelua ja vievät paljon työaikaa, varsinkin jos tilitoimistolla on useampia ohjelmistoja käytössä.

FabricAI ratkaisee usean ohjelmiston ongelman. Siinä on markkinoiden ainoa, rajat rikkova ostolaskuprosessi. Sen voi ohjelmoida toimimaan kaikkien tilitoimistolla käytössä olevien ohjelmistojen pääkäyttöjärjestelmänä, kertoo FabricAI:n tuotejohtaja Tuukka Seeslahti.

– Saat koottua kaikkien asiakkaiden ostolaskut yhteen järjestelmään, joka ensin käsittelee ison osan laskuista automaattisesti ja sen jälkeen ihminen voi hoitaa loput yhdellä kertaa.

Ostolaskujen käsittely nopeutuu huomattavasti, kun kaikkien asiakkaiden eri ohjelmistoissa olevat ostolaskut voi käsitellä yhdellä ohjelmistolla. Ostolaskujen käsittelijän ei tarvitse opetella käyttämään kuin yhtä järjestelmää ja hänen tarvitsee kirjautua useiden ohjelmistojen sijasta vain yhteen.

Ihminen määrää edelleen

FabricAI:n tekoäly ei tee yhtään ostolaskun tiliöintiä itsestään. Kun se otetaan käyttöön, on alussa automaattinen oppimisvaihe, jonka aikana se tutkii taloushallinto-ohjelmistossa olevaa historiadataa. Se oppii siitä, miten kirjanpitäjä on aikaisemmin tehnyt ja kaikesta, mitä kirjanpitäjä edelleen tekee ohjelmistossa.

Ohjelmistossa on paljon turvarajoja, jotka määrittävät, miten ohjelmisto laskuja tulkitsee ja mitä se ohjaa ihmiselle käsittelyyn. Yksi turvaraja voi olla esimerkiksi kriittinen loppusumma, jonka ylittävät laskut ohjautuvat aina ihmisen tarkistettavaksi.

Kun käsittelet ostolaskut FabricAI:lla, tuo se sinulle yhden viikon lisätyöaikaa kuukauteen

Jos asiakkaalle tulee esimerkiksi säännöllisesti samansuuruinen puhelinlasku, johon ei tarvitse tehdä muutoksia tilien, päivämäärän tai muiden tietojen osalta, käsittelee automaatio sen. Jos taas sisään tulee lasku, jossa on jokin normaalista poikkeava tieto, ohjaa ohjelmisto sen ihmiselle tarkistettavaksi.

FabricAI kehittyy pikkuhiljaa käyttöönottoprosessin aikana. Seeslahti kertoo, että suositeltu käyttöönottoaika on noin 2-3 kuukautta. Sinä aikana ohjelmisto ehtii oppia riittävästi ja myös tilitoimiston väki oppii käyttämään sitä.

– Yleensä siinä ajassa päästään tilanteeseen, jossa joka kolmas ostolasku kulkee läpi ilman ihmistä, Seeslahti kuvailee.

Kysyntä kasvaa koko ajan

Ostolaskuautomaation kysyntä on kasvanut viime vuosina. Yrityksissä on huomattu, miten paljon se säästää aikaa. Tehokas automaatio ja sisäisten prosessien kehittäminen ovat mainio keino löytää lisätunteja kelloon, kun yrityksessä halutaan kehittyä ja kasvaa.

Uusin teknologia houkuttelee myös parhaita osaajia taloon. Nuoret tekijät haluavat tehdä töitä uusilla järjestelmillä ja he ovat tottuneet käyttämään moderneja käyttöliittymiä, joissa työtä voi tehdä tehokkaasti.

Pysyäkseen kilpailussa mukana, pitää nyt toimia. Kun asiakkaat ovat heränneet automaation hyötyihin, täytyy tilitoimiston pysyä kehityksessä mukana. Kasvavat tilitoimistot käyttävät jo FabricAI:ta. Käyttöönotto on siis lähes riskitöntä, koska tuote on jo testattu ja hyväksi todettu.

– FabricAI on the ostolaskuautomaatio. Se on validoitu käyttäjien ja ohjelmistotoimittajien taholta. Se on tällä hetkellä ainoa ohjelmisto markkinoilla, joka pystyy siihen, mihin se pystyy. Se on uniikki, Jarkko Tolvanen julistaa ja jatkaa,

– Meidän arvolupaus on; kun käsittelet ostolaskut FabricAI:lla, tuo se sinulle yhden viikon lisätyöaikaa kuukauteen.